Obligaciones fiscales y contables de una SL en España

Qué obligaciones asume una SL desde el día uno

Tu SL nace con la escritura ante notario y su inscripción en el Registro Mercantil, y desde ese momento es una persona jurídica con NIF propio, patrimonio propio y obligaciones propias. No hereda las tuyas ni te las traspasa: la sociedad limitada declara, paga y responde por su cuenta.

El punto de partida administrativo es la declaración censal, el modelo 036, con el que la sociedad obtiene el NIF definitivo, comunica en qué epígrafes del IAE va a operar, declara la fecha de inicio de actividad y se da de alta en las obligaciones periódicas que le corresponden: IVA, retenciones, pagos fraccionados. Si vas a facturar a empresas de otros países de la UE, es también donde se solicita el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios.

A partir de ahí, el bloque de obligaciones de una SL pequeña es siempre el mismo: contabilidad mercantil por partida doble, IVA trimestral, retenciones si pagas nóminas, profesionales o un alquiler, Impuesto sobre Sociedades anual, cuentas anuales aprobadas y depositadas, y las declaraciones informativas que toquen.

Dos avisos para quien viene de fuera. El primero: nada de esto depende de tu nacionalidad ni de dónde vivas tú. Si la sociedad está constituida en España, es residente fiscal aquí y cumple aquí, aunque el socio único esté en Berlín o en Buenos Aires. El segundo: las obligaciones no esperan a la primera factura. Una SL sin actividad presenta igualmente sus declaraciones, en blanco si hace falta. Si todavía estás decidiendo la forma jurídica, la comparativa completa con el trabajo por cuenta propia está en la guía autónomo o SL.

Si la sociedad aún no ha empezado a facturar, o ha parado, la lista de obligaciones cambia poco: lo detalla la guía de la SL sin actividad.

Si la sociedad todavía no existe, el orden importa: certificación del nombre, cuenta bancaria, escritura ante notario, NIF provisional e inscripción antes del 036. El recorrido completo, con los plazos y el coste real de cada paso, está en la guía sobre cómo crear una SL.

Contabilidad: los libros obligatorios y por qué la partida doble no es opcional

Aquí está el salto real respecto a un autónomo. Una SL lleva contabilidad por partida doble conforme al Plan General de Contabilidad, y no como ejercicio académico: de esa contabilidad salen el resultado del ejercicio, la base del Impuesto sobre Sociedades y las cuentas que acabarás depositando.

Los libros obligatorios son:

• Libro diario: todas las operaciones del ejercicio anotadas por orden cronológico.
• Libro de inventarios y cuentas anuales: el balance inicial, los balances de comprobación y las cuentas anuales del ejercicio.
• Libros registro de IVA: facturas expedidas y facturas recibidas, que son los que sostienen cada casilla de tu modelo 303.
• Libro registro de socios y libro de actas: son mercantiles y no contables, pero forman parte del mismo cajón.

La partida doble no es un adorno de contable. Cada operación se anota dos veces, en el debe y en el haber, y la suma de las dos columnas tiene que coincidir siempre. Esa igualdad es lo que convierte la contabilidad en una prueba: si descuadra, hay un error localizable, no una opinión. Una hoja de cálculo de una sola columna no avisa de nada, y ante una comprobación no sostiene nada.

Los libros se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril si tu ejercicio es el año natural. Y se conservan, junto con los justificantes, durante seis años, según el artículo 30 del Código de Comercio. El hábito mensual que hace que todo esto no duela lo tienes en la guía de cómo llevar la contabilidad.

IVA: el 303 trimestral y el resumen anual

El IVA no es dinero tuyo: lo cobras a tus clientes por cuenta de Hacienda y lo liquidas cada trimestre en el modelo 303, restando del IVA repercutido en tus ventas el IVA soportado deducible de tus compras y gastos.

Los tipos son tres: el general del 21 %, el reducido del 10 % y el superreducido del 4 %. La inmensa mayoría de las SL de servicios factura al 21 %.

El calendario es fijo:

• Primer trimestre, de enero a marzo: del 1 al 20 de abril.
• Segundo trimestre, de abril a junio: del 1 al 20 de julio.
• Tercer trimestre, de julio a septiembre: del 1 al 20 de octubre.
• Cuarto trimestre, de octubre a diciembre: del 1 al 30 de enero del año siguiente.

Si domicilias el pago, el plazo real se acorta unos días: hasta el 15 en los tres primeros trimestres y hasta el 25 de enero en el cuarto. Las grandes empresas y quienes están en el registro de devolución mensual presentan cada mes.

El resultado solo puede ser uno de tres: a ingresar, a compensar en trimestres siguientes, con cuatro años de plazo para aplicarlo, o a devolver, opción que con carácter general se ejerce en la declaración del cuarto trimestre.

Dos cosas se olvidan con frecuencia. Un trimestre sin actividad se presenta igual, marcando la casilla correspondiente: el silencio no es una opción válida mientras estés dado de alta en la obligación. Y cada enero, del 1 al 30, la mayoría de contribuyentes trimestrales presenta además el modelo 390, el resumen anual informativo del IVA, que no paga nada pero tiene que cuadrar con los cuatro 303 del año.

El resumen anual, con quién está exonerado y cómo cuadra con los cuatro trimestres, está en la guía del modelo 390.

Retenciones: los modelos 111 y 115, la obligación que más se olvida

Es la obligación que más SL pequeñas descubren tarde, porque no grava a la sociedad: grava a terceros, y la sociedad solo actúa de intermediaria. Cuando tu SL paga una nómina, la factura de un profesional persona física o el alquiler de una oficina, descuenta una parte del importe y la ingresa en Hacienda a nombre de quien cobra.

El modelo 111 recoge dos casos principales. El IRPF de las nóminas de tus empleados, que no tiene un porcentaje único porque depende del sueldo y de la situación personal y familiar de cada trabajador. Y la retención de las facturas de profesionales, que con carácter general es del 15 % y baja al 7 % si el profesional está en su año de alta o en los dos siguientes y te lo comunica por escrito. Ojo con un matiz que despista: las facturas emitidas por una sociedad no llevan esta retención, que es propia de personas físicas.

El modelo 115 declara la retención sobre el alquiler de inmuebles urbanos usados en la actividad: el 19 % de la renta, sin incluir el IVA. No se practica, entre otros casos, cuando lo pagado al mismo arrendador no supera los 900 euros anuales o cuando el arrendador acredita con un certificado de la Agencia Tributaria que tributa en el epígrafe de alquiler de inmuebles del IAE.

Ambos modelos se presentan del 1 al 20 de enero, abril, julio y octubre, y cada uno tiene su resumen anual en enero: el modelo 190 para el 111 y el modelo 180 para el 115. Los resúmenes no vuelven a pagar nada, pero son obligatorios y la AEAT los cruza con las declaraciones de quienes cobraron. El detalle está en la guía de los modelos 111 y 115.

La retención concreta del administrador, y las tres vías para cobrar de tu propia SL, están en la guía de la retribución del administrador.

Impuesto de Sociedades: tipos, pagos fraccionados y el modelo 200

El Impuesto sobre Sociedades grava el beneficio de la sociedad. El punto de partida es el resultado contable; sobre él se aplican los ajustes fiscales que correspondan y se compensan, si las hay, las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores.

Los tipos que interesan a una SL pequeña son tres:

• Tipo general: 25 %. Es la regla base del impuesto.
• Entidades de nueva creación: 15 %, en el primer periodo impositivo con base imponible positiva y en el siguiente, siempre que la sociedad desarrolle una actividad económica real, no forme parte de un grupo, no continúe una actividad ejercida antes por una persona o entidad vinculada y no sea una entidad patrimonial.
• Micropymes con cifra de negocios inferior a un millón de euros: escala reducida. En 2026, el 19 % hasta 50.000 euros de base imponible y el 21 % al resto. Desde 2027 esa escala baja al 17 % y al 20 %.

La declaración anual es el modelo 200 y se presenta en los veinticinco días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre: del 1 al 25 de julio si tu ejercicio coincide con el año natural. Se presenta siempre, también con pérdidas o con base cero, y esas pérdidas no se tiran: se compensan con beneficios futuros.

Durante el año el impuesto se anticipa con el modelo 202, en tres plazos: del 1 al 20 de abril, del 1 al 20 de octubre y del 1 al 20 de diciembre. En la modalidad que usa casi cualquier SL pequeña, cada pago es el 18 % de la cuota del último modelo 200 que ya venció, y solo hay obligación de presentarlo si esa cuota es positiva. En el primer ejercicio no existe un 200 anterior, así que no hay 202. Todo el recorrido del primer año está en la guía del Impuesto de Sociedades el primer año.

El modelo 200 casilla a casilla, con el 202 y los plazos, está en la guía del modelo 200.

Cuentas anuales y Registro Mercantil: aprobar, depositar y qué pasa si no

Este bloque no es fiscal, es mercantil, y es el que más sorprende a quien llega de otro país: en España las cuentas de una SL acaban siendo públicas.

El circuito tiene tres pasos con sus tres plazos, contados desde el cierre del ejercicio:

1. Formulación. Los administradores formulan las cuentas anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre. Para una PYME son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria; no hacen falta el estado de cambios en el patrimonio neto ni el de flujos de efectivo.
2. Aprobación. La junta general de socios las aprueba dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente y decide qué se hace con el resultado. En una sociedad unipersonal, esa junta es el socio único, pero la decisión se documenta igual, por escrito y en el libro de actas.
3. Depósito. Las cuentas aprobadas se depositan en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.

No depositar tiene consecuencias tangibles. Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin haber depositado las cuentas, el Registro deja de inscribir documentos de la sociedad salvo excepciones tasadas: es el cierre registral, y bloquea desde un cambio de administrador hasta una ampliación de capital. Además, la falta de depósito puede sancionarse. El marco está en la Ley de Sociedades de Capital.

Si tu SL es unipersonal hay un detalle extra que conviene no pasar por alto: la unipersonalidad se hace constar en el Registro Mercantil y debe indicarse en la documentación de la sociedad, y los contratos entre el socio único y la sociedad se documentan por escrito y se transcriben en un libro registro.

Los plazos exactos de formulación, aprobación y depósito, y qué pasa con el cierre registral, están en la guía de las cuentas anuales.

Esa decisión sobre el resultado es también el momento de repartir beneficio: hace falta reserva legal cubierta, patrimonio suficiente y un acuerdo escrito, y la sociedad retiene al pagar. Cómo se hace paso a paso lo detalla la guía sobre repartir dividendos en una SL.

Declaraciones informativas: el 347, el 349 y cuándo te tocan

Las informativas no pagan nada: informan. Y precisamente por eso se olvidan, hasta que llega un requerimiento por un descuadre.

El modelo 347 es la declaración anual de operaciones con terceras personas. En ella declaras a cada cliente o proveedor con el que, sumando todas las operaciones del año natural con el IVA incluido, hayas superado los 3.005,06 euros. El umbral se mira tercero a tercero, no sobre el total del negocio: muchas facturas pequeñas al mismo proveedor suman. Hay además un supuesto aparte, los cobros en metálico de una misma persona por encima de 6.000 euros en el año. Se presenta en febrero del año siguiente y los importes se reparten por trimestres. Quedan fuera las operaciones que ya viajan por otra vía: los honorarios de profesionales y los alquileres con retención, que van en el 190 y el 180, y las operaciones intracomunitarias, que van en el 349. Los detalles y los descuadres típicos, en la guía del modelo 347.

El modelo 349 es la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: ventas y compras de bienes y servicios con empresas de otros Estados miembros de la UE. Aquí no hay umbral que valga, una sola factura intracomunitaria en el periodo ya obliga a presentarlo. Antes de emitir esa factura sin IVA español necesitas el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, que te da el NIF-IVA con prefijo ES, y comprobar a tu cliente en el censo VIES. La periodicidad general es mensual, pero se presenta por trimestres mientras las entregas de bienes y prestaciones de servicios intracomunitarias no superen los 50.000 euros, que es el caso de casi cualquier SL pequeña. Lo tienes desarrollado en la guía del modelo 349.

Cómo facturar sin IVA a un cliente de la UE o de fuera, y cuándo el 349 se vuelve obligatorio, está en la guía de facturar a clientes extranjeros.

Facturación y Verifactu: lo que cambia para tu SL

El contenido de una factura no lo eliges tú: lo fija el Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. Número y serie correlativos, fecha de expedición y de la operación, tus datos y los de tu cliente con su NIF, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, y la retención cuando proceda. Una factura emitida por tu SL nunca lleva retención de profesionales, porque esa retención es propia de personas físicas. Si estás a punto de emitir la primera, la lista completa está en la guía de tu primera factura.

Lo que cambia el panorama es Verifactu, el sistema del Real Decreto 1007/2023 desarrollado por la Orden HAC/1177/2024. No regula qué facturas emites ni cuánto IVA pagas: regula el programa con el que facturas. Cada factura genera un registro verificable, encadenado con la huella del registro anterior, y lleva impreso un código QR que permite cotejarla con la AEAT.

Las fechas las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, y a una SL le llegan antes que a nadie: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener sistemas adaptados desde el 1 de enero de 2027, con lo que el 31 de diciembre de 2026 es el último día útil para tenerlo resuelto. Los autónomos tienen hasta el 1 de julio de 2027.

La sanción por facturar con un sistema no conforme es fija y no depende del tamaño del negocio: 50.000 euros por cada ejercicio, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Y un aviso que ahorra disgustos: no existe homologación previa ni «certificado de la AEAT» para el software de facturación. El cumplimiento se acredita con la declaración responsable del productor del programa, que debe estar visible dentro del propio producto. Si un proveedor te ofrece un certificado oficial, desconfía.

Verifactu no es la factura electrónica obligatoria entre empresas de la Ley Crea y Crece, que tiene su propio calendario: lo explica la guía de la factura electrónica B2B.

El calendario del año: qué se presenta y cuándo

Puesto todo junto, así queda el año de una SL con ejercicio natural y presentación trimestral:

Dos matices prácticos. Si domicilias el pago, la orden se cierra unos días antes del fin del plazo: en general el día 15 para los plazos que acaban el 20, y el 25 de enero para el 303 del cuarto trimestre. Y si el último día cae en sábado, domingo o festivo, el plazo se traslada al primer día hábil siguiente, algo que en enero y febrero pasa a menudo.

¿Y si se te escapa uno? Si presentas tarde por iniciativa propia, antes de que Hacienda te reclame, no hay sanción sino recargo: un 1 % fijo más un 1 % por cada mes completo de retraso, y a partir de los doce meses un 15 % más intereses de demora, según el artículo 27 de la Ley General Tributaria. Si es la AEAT quien te requiere primero, ya es régimen sancionador. Las fechas exactas de este ejercicio y del siguiente, con los traslados por fin de semana, están en el calendario fiscal 2026-2027; y si el plazo ya pasó, la salida ordenada la explica la guía sobre qué hacer cuando se te pasa un plazo.

kontora existe para que este calendario deje de ser un problema de memoria: la contabilidad por partida doble se genera sola a partir de tus facturas y gastos, de ahí salen los libros y los borradores de tus modelos casilla a casilla, y la aplicación te avisa antes de cada plazo. Presentar en la sede de la AEAT lo sigues haciendo tú.

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