Tu primera factura en España: qué debe llevar para ser legal

Los datos obligatorios de una factura completa

El contenido de una factura no es cuestión de estilo: lo fija el art. 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012). Una factura completa debe incluir:

• Número y, en su caso, serie: la numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición, y fecha de la operación si es distinta.
• Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
• Los datos de tu cliente: nombre o razón social, domicilio y NIF. Cuando facturas a otra empresa o autónomo en España, el NIF del cliente es obligatorio.
• Concepto: descripción de la operación, con el precio unitario sin IVA y los descuentos aplicados.
• Base imponible: el importe sobre el que se calcula el IVA.
• Tipo de IVA aplicado (21, 10 o 4 por ciento) y cuota consignada por separado, nunca un "IVA incluido".
• Menciones especiales cuando tocan: "inversión del sujeto pasivo", referencia a la exención aplicable y similares.

Si en una misma factura conviven varios tipos de IVA, u operaciones exentas y no exentas, hay que desglosar la base de cada bloque por separado. Y el detalle que lo cambia todo: solo el documento que reúne todos estos requisitos sirve a tu cliente como factura para deducir el IVA. Una factura coja no es un problema estético, es un problema para quien te paga.

La retención de IRPF: el dato que más se olvida

La retención de IRPF es la parte de tu factura que tu cliente no te paga a ti: la ingresa en Hacienda a tu nombre, como anticipo de tu impuesto sobre la renta. Va en la factura cuando se cumplen dos condiciones a la vez:

• Eres profesional persona física: un autónomo que ejerce una actividad profesional, no una sociedad.
• Tu cliente es una empresa o un autónomo español. A particulares y a clientes extranjeros sin establecimiento en España no se les aplica retención.

El tipo general es el 15 % sobre la base imponible. Si acabas de empezar, puedes aplicar el 7 % durante el año de alta y los dos siguientes, siempre que no ejercieras actividad profesional el año anterior; para aplicarlo debes comunicárselo al cliente por escrito, y él está obligado a conservar esa comunicación firmada.

El Reglamento de facturación regula el IVA y no exige esta línea, pero en la práctica debe constar: es la única forma de que tu cliente sepa cuánto retener e ingresar con el modelo 111. Cómo funciona ese ingreso desde el lado del cliente lo contamos en la guía de los modelos 111 y 115. Un matiz más: el alquiler de oficinas y locales lleva su propia retención, del 19 %.

¿Factura completa o simplificada?

La factura simplificada es la heredera legal del ticket. Solo puede emitirse en supuestos concretos:

• Operaciones de hasta 400 € IVA incluido, sea cual sea la actividad.
• Operaciones de hasta 3.000 € IVA incluido en una lista cerrada de actividades: venta al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías y similares.
• Facturas rectificativas.

Su gracia es que exige menos datos: no hace falta identificar al cliente. Y ahí está también su trampa: una simplificada sin el NIF y el domicilio del destinatario y sin la cuota de IVA separada no le sirve a tu cliente para deducir ese IVA. El propio reglamento lo prevé: si el cliente es empresario y lo pide, tienes que añadir esos datos. Llegados a ese punto, lo práctico es emitir una factura completa desde el principio.

Si tu negocio consiste en facturar servicios a otras empresas, olvídate de la simplificada: en B2B lo normal es que tu cliente necesite deducir, y en operaciones intracomunitarias y demás operaciones transfronterizas B2B el formato simplificado está directamente prohibido. Factura completa siempre, y nadie tendrá nada que discutir.

Numeración y series: correlativa y sin huecos

El reglamento exige una numeración correlativa dentro de cada serie. En la práctica, eso se traduce en tres reglas simples:

• Sin huecos: la norma no dice literalmente "sin saltos", pero así se interpreta la correlatividad; en una comprobación, un número que falta es una invitación a preguntar qué pasó con esa factura.
• Sin reutilizar números ni cambiar la serie de una factura ya emitida.
• Sin borrar: una factura emitida con error no se elimina; se corrige con una factura rectificativa.

Las series son opcionales y existen para separar flujos cuando hay razones que lo justifiquen: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza. La práctica más común es una serie por año: 2026-0001, 2026-0002 y así sucesivamente. Lo que no es opcional: las rectificativas van en una serie específica, separada de la ordinaria (por ejemplo R-2026-0001).

Y una razón más para cuidarlo desde el primer día: con Verifactu, cada factura generará un registro encadenado con el anterior, así que los huecos y las anulaciones silenciosas quedarán a la vista de la AEAT por diseño.

Un ejemplo con todos los números

Imagina que eres diseñador autónomo y facturas 1.000 € a una SL española. Tu factura dice:

• Base imponible: 1.000 €
• IVA al 21 %: más 210 €
• Retención de IRPF al 15 %: menos 150 € (se calcula sobre la base, no sobre el total)
• Total a pagar por el cliente: 1.060 €

Y ahora la parte honesta, la que ninguna plantilla te cuenta. De esos 1.060 € que entran en tu cuenta, los 210 € de IVA no son tuyos: los cobras por cuenta de Hacienda y los declararás en el modelo 303 del trimestre. Los 150 € retenidos tampoco se pierden: tu cliente los ingresa a tu nombre y se descuentan de tu IRPF más adelante. Tu ingreso real, antes de gastos y de impuestos finales, son los 1.000 € de la base.

Con la retención del 7 % de nuevo profesional la cuenta cambia: 1.000 € más 210 € de IVA menos 70 € de retención dejan 1.140 € a cobrar. Cobras más hoy, pero ojo: la retención es un anticipo, no el impuesto. Un tipo más bajo solo significa que adelantas menos ahora y liquidarás más en la declaración anual. Reservar una parte de cada cobro sigue siendo cosa tuya.

Clientes en la UE y fuera de la UE

Con un cliente empresa de otro país de la UE, la regla general en servicios B2B es facturar sin IVA español: el impuesto lo declara tu cliente en su país por inversión del sujeto pasivo. Para hacerlo bien necesitas tres cosas:

• Estar de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) mediante el modelo 036, que te da el NIF-IVA con prefijo ES.
• Comprobar el número de IVA de tu cliente en VIES antes de facturar y guardar la evidencia. Si no figura, la regla general es facturar con IVA español.
• Incluir en la factura el NIF-IVA del cliente y la mención literal "inversión del sujeto pasivo".

Estas facturas no llevan retención y generan una obligación extra: declararlas en el modelo 349. Lo contamos en detalle en la guía del 349.

Fuera de la UE, la regla general en servicios a empresas también es facturar sin IVA español: la operación no se localiza en España. La factura sigue siendo obligatoria y se emite con las normas españolas, sin cuota; conviene indicar la causa, por ejemplo "operación no sujeta por reglas de localización". Los matices existen: las ventas a particulares, los bienes y ciertos servicios tienen reglas propias, así que verifica tu caso concreto antes de dar por hecho el "sin IVA".

Word y Excel hoy, Verifactu mañana

Hoy la ley regula el contenido de la factura, no la herramienta. Una factura hecha en Word, en Excel o con una plantilla es perfectamente válida si reúne todos los datos del art. 6. Los problemas que vemos no vienen de la herramienta, sino de tres errores de siempre:

• Numeración rota: huecos, números repetidos o series que se reinician a mitad de año.
• Olvidar la retención al facturar a empresas: el cliente paga de más y luego toca rectificar.
• IVA cuando no toca (cliente de la UE validado en VIES) o sin IVA cuando sí toca (cliente que no figura en VIES).

Lo que cambia es el calendario. Con Verifactu, el sistema con el que emites facturas deberá generar registros encadenados e inalterables y añadir un código QR a cada factura: para sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para autónomos desde el 1 de julio de 2027. Una plantilla suelta no genera registros ni QR, así que el "me apaño con Excel" tiene fecha de caducidad; los detalles están en la guía de qué es Verifactu. kontora emite facturas completas válidas, con numeración correlativa por series, y ya está preparada para Verifactu, de modo que este cambio no te pille rehaciendo tu facturación desde cero.

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