SL sin actividad: lo que sigue siendo obligatorio aunque no factures

«Inactiva» no es una categoría fiscal: qué significa de verdad

No existe un estado oficial de «SL inactiva» que rebaje obligaciones. Una sociedad limitada constituida conforme a las leyes españolas es residente fiscal en España y contribuyente del Impuesto sobre Sociedades desde su inscripción hasta su extinción (artículo 8.1 de la Ley 27/2014). Y el artículo 124.1 de esa misma ley obliga a «los contribuyentes» a presentar declaración, sin excepción por falta de actividad: las únicas entidades que no declaran son las totalmente exentas del artículo 9.1 (el Estado o el Banco de España, no tu SL).

Con el IVA pasa lo mismo. El artículo 71.1 del Reglamento del IVA exige las autoliquidaciones periódicas y el resumen anual «incluso en los casos en que no existan cuotas devengadas ni se practique deducción de cuotas soportadas». Mientras la sociedad conste de alta en la obligación, el silencio no es una opción.

La palabra «inactiva» aparece, eso sí, en tres sitios: en la declaración censal con la que comunicas el cese a la Agencia Tributaria, en el modelo 200 que se presenta con base cero y en la Ley de Sociedades de Capital, donde más de un año de inactividad es causa legal de disolución. Ninguno de los tres es un botón de pausa; son el mapa de esta guía. El recorrido completo de una SL que sí factura está en la guía fiscal de la SL.

La lista completa: qué sigue obligando y qué no

Así queda el año de una SL que no factura, con ejercicio natural:

Fuera de la tabla, tres cosas siguen existiendo aunque nadie las mire: el domicilio fiscal, el NIF y el buzón de notificaciones electrónicas, obligatorio para toda sociedad y punto ciego típico de la SL parada: nadie entra, llega un requerimiento, a los diez días naturales se da por notificado y el plazo corre igual. Y la cuota del RETA del administrador tampoco se apaga sola.

Las fechas exactas de este ejercicio y del siguiente, con los traslados por fin de semana, están en el calendario fiscal 2026-2027.

El modelo 200 a cero: por qué se presenta y qué pasa si no

El 200 se presenta «en el plazo de los 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores a la conclusión del período impositivo» (artículo 124.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades): del 1 al 25 de julio si tu ejercicio es el año natural. Sin actividad, el resultado suele ser una pequeña pérdida (banco, gestoría, tasas) y la cuota, cero. Se presenta igual.

Hay además una razón práctica para presentarlo con cuidado: esas pérdidas son bases imponibles negativas que el artículo 26 permite compensar con beneficios futuros, y una base negativa que no se declaró no existe. Cómo funciona el impuesto en un ejercicio sin beneficios lo cuenta la guía del Impuesto de Sociedades el primer año.

¿Y si no lo presentas? Tres escalones, de menos a más:

• Sanción fija. No presentar en plazo una declaración sin perjuicio económico es infracción leve con multa de 200 euros (artículo 198.1 de la Ley General Tributaria), la mitad si la presentas tú antes de que Hacienda te requiera (artículo 198.2). Si saliera cuota a ingresar habría recargo en vez de sanción: lo explica la guía se me pasó un plazo y lo estima la calculadora de recargos.
• Baja provisional en el Índice de Entidades. Tres períodos impositivos consecutivos sin presentar el 200 y la Agencia Tributaria acuerda la baja provisional (artículo 119.1.b de la Ley del Impuesto), que se comunica al Registro Mercantil: nota marginal y nada se inscribe sin certificación de alta (artículo 119.2). La baja «no exime a la entidad afectada de ninguna de las obligaciones tributarias» (artículo 119.3).
• Revocación del NIF. La vemos más abajo, porque llega por más de un camino.

Cuentas anuales y libros: la obligación mercantil que no entiende de facturación

Este bloque no lo lleva Hacienda sino el Registro Mercantil, y es el que más SL paradas incumplen porque «no hay nada que contar». Sí lo hay: un balance con el capital, el banco y las pérdidas del año es una cuenta anual como cualquier otra.

El circuito, con sus tres plazos desde el cierre del ejercicio:

1. Formulación por el administrador en los tres meses siguientes al cierre (artículo 253.1): hasta el 31 de marzo con ejercicio natural.
2. Aprobación por la junta general dentro de los seis primeros meses del ejercicio (artículo 164.1): hasta el 30 de junio. En una sociedad unipersonal, el socio único ejerce las competencias de la junta y consigna sus decisiones en acta bajo su firma (artículo 15).
3. Depósito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación (artículo 279.1): hasta el 30 de julio si aprobaste el 30 de junio.

Antes, los libros contables, el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, se legalizan telemáticamente en el Registro en los cuatro meses siguientes al cierre, hasta el 30 de abril, y se conservan seis años (artículo 30 del Código de Comercio). Esa contabilidad mínima sin dolor la explica la guía de cómo llevar la contabilidad.

No depositar tiene tres consecuencias concretas:

• Cierre registral (artículo 282): mientras persista el incumplimiento no se inscribe ningún documento de la sociedad, salvo el cese de administradores, la revocación de poderes, la disolución con nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por un juez. Queda abierta solo la puerta de salida.
• Multa de 1.200 a 60.000 euros impuesta por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previo expediente (artículo 283.1).
• Revocación del NIF si se constata el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos (artículo 147.1.f del Reglamento General de aplicación de los tributos, Real Decreto 1065/2007).

El 036 de cese: qué apaga, qué no y cuándo presentarlo

Es la única palanca real que tienes. Con el modelo 036, la declaración censal, comunicas a la Agencia Tributaria que la sociedad ha cesado en sus actividades. El Reglamento General de aplicación de los tributos lo regula en el artículo 10 (declaración de modificación) y en el 11 (baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores para «quienes cesen en el desarrollo de todo tipo de actividades empresariales o profesionales»). En ambos casos el plazo es de un mes desde el hecho (artículos 10.4 y 11.2).

Lo que apaga: el 303 y el 390 de los períodos posteriores al cese, las retenciones de los modelos 111 y 115 si ya no pagas nada sujeto a retención, los pagos fraccionados del 202, los epígrafes del IAE y la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios, cuya baja debe pedirse expresamente al cesar en las actividades sujetas a IVA (artículo 10.2.e).

Lo que no apaga: la sociedad sigue existiendo, sigue en el Censo de Obligados Tributarios con su NIF y su domicilio fiscal, sigue presentando el 200 cada año, sigue llevando contabilidad y sigue depositando cuentas. Lo dice el artículo 11.2: la baja se presenta «sin perjuicio de que la persona o entidad afectada deba presentar las declaraciones y cumplir las obligaciones tributarias que le incumban». La baja de la sociedad como tal solo llega con la disolución, con un mes desde la cancelación de los asientos en el Registro Mercantil (artículo 11.3).

Dos avisos prácticos. El año del cese no está limpio: hasta el trimestre en que ceses hay 303, y en enero siguiente hay 390 de ese año. Y una vez de baja en el IVA, el IVA soportado de los gastos que sigan (gestoría, banco) ya no se recupera; si vas a reactivar en unos meses, a veces compensa mantener el alta y presentar 303 a cero.

Un año parada: la presunción de cese, el Índice de Entidades y el NIF

La Ley de Sociedades de Capital pone un reloj a la inactividad. El artículo 363.1.a) obliga a disolver la sociedad «por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social», y añade: «se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año». No es automático: es una causa de disolución, y te obliga a ti como administrador.

Cuando concurre una causa legal, el artículo 365.1 te da dos meses para convocar la junta, que puede acordar la disolución o remover la causa, por ejemplo reactivando la actividad. Si no se convoca o no acuerda nada, procede la disolución judicial (artículo 366). Y la sanción de verdad está en el artículo 367.1: el administrador que incumpla ese deber responde solidariamente de las deudas sociales posteriores a la causa, que además se presumen posteriores salvo prueba en contrario. En una SL unipersonal sin deudas el riesgo es bajo; el día que firme un alquiler o pida un préstamo con la causa sin resolver, la responsabilidad limitada deja de serlo para su administrador.

La Agencia Tributaria tiene sus propios relojes. Además de la baja en el Índice de Entidades por tres 200 sin presentar, está la revocación del NIF del artículo 147 del Reglamento General de aplicación de los tributos, y dos de sus supuestos retratan a la SL que no arrancó y a la que se dejó morir: la que no inicia la actividad ni sus actos preparatorios en los tres meses siguientes a la solicitud del NIF, salvo imposibilidad acreditada (letra c), y la que no deposita cuentas cuatro ejercicios consecutivos (letra f). La revocación se publica en el BOE, impide el certificado de estar al corriente (apartado 5) y solo se rehabilita acreditando que la causa desapareció (apartado 8). En la práctica bloquea la cuenta bancaria y cualquier trámite.

Disolución por pérdidas: cuando los gastos fijos se comen el capital

Es la causa de disolución que casi nadie ve venir, porque se activa sin que pase nada visible. El artículo 363.1.e) obliga a disolver «por pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, a no ser que éste se aumente o se reduzca en la medida suficiente».

Haz la cuenta con la SL parada típica: capital de 3.000 euros, ningún ingreso y unos cientos de euros al año de banco, Registro y gestoría o software. Si pierde 1.000 euros al año, al cerrar el segundo ejercicio el patrimonio neto es de 1.000 euros, por debajo de la mitad del capital, y la causa ya ha nacido. Con el mínimo actual de un euro (artículo 4.1 de la Ley de Sociedades de Capital) el umbral se cruza con la primera comisión bancaria. Y corren el mismo plazo de dos meses y la misma responsabilidad del administrador que acabamos de ver.

Las salidas son las que enumera el propio artículo, y una tercera que conviene conocer:

• Reducir el capital para absorber las pérdidas, si el capital lo permite, o aumentarlo.
• Aportar dinero como socio sin ampliar capital, para reponer el patrimonio neto: son operaciones societarias sujetas pero exentas del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales (artículos 19.1.2.º y 45.I.B.11 de su texto refundido). Un préstamo del socio no sirve: es pasivo, no patrimonio neto, y la causa sigue viva.
• Disolver, que es lo que vemos en la sección siguiente.

Lo que no sirve es no mirar: el patrimonio neto sale del balance que formulas cada año, así que la causa consta en tus propias cuentas depositadas, a la vista de cualquier acreedor.

Mantenerla dormida o liquidarla: cómo decidir

La decisión se reduce a comparar dos columnas.

Mantenerla dormida cuesta cada año: contabilidad mínima pero real, legalización de libros, modelo 200, cuentas anuales, el 303 y el 390 si no comunicaste el cese, banco y gestoría o software. Más los riesgos de esta guía si algo se salta.

Liquidarla cuesta una sola vez: acuerdo de disolución, nombramiento de liquidador, balance final, escritura de disolución y liquidación, inscripción en el Registro Mercantil con cancelación de la hoja, y tres trámites fiscales de cierre. Operaciones societarias: la disolución está sujeta (artículo 19.1.1.º del texto refundido del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales), la base es «el valor de los bienes y derechos entregados a los socios, sin deducción de gastos y deudas» (artículo 25.4) y el tipo, el 1 % (artículo 26): si te devuelves los 3.000 euros del capital, 30 euros. El último modelo 200: el período impositivo concluye al extinguirse la entidad (artículo 27.2.a de la Ley del Impuesto) y se declara en los 25 días siguientes a los seis meses desde esa fecha. Y el 036 de baja definitiva, en el mes siguiente a la cancelación registral (artículo 11.3 del Reglamento General de aplicación de los tributos). Los honorarios de notario y registrador varían: pide presupuesto.

La regla de decisión que sale de esas dos columnas:

• Liquida si no hay un plan concreto de reactivar en doce meses ni nada que justifique conservar el NIF: licencia, marca, contrato o historial bancario que valgan lo que cuesta mantenerla.
• Mantenla dormida, pero limpia, si existe esa razón: cese en el 036 dentro del mes, 200 a cero cada julio, cuentas formuladas y depositadas, patrimonio neto vigilado y ninguna deuda nueva. Reactivarla después es una declaración censal comunicando el inicio de la actividad (artículo 10.2.c), no una nueva constitución.

Y si la sociedad está parada porque tú te has ido a vivir fuera de España, hay una capa más: la del administrador no residente, que cambia cómo tributa tu retribución y cómo firmas desde fuera, pero no cambia nada de lo que acabas de leer.

Llevar una SL parada sin que cueste más que la propia SL

Una SL sin actividad necesita poco, pero a tiempo: cuatro fechas al año, un 303 a cero cada trimestre si sigue de alta y una contabilidad que sostenga un balance sin sorpresas. El problema nunca es la dificultad; es acordarse.

Para eso está kontora. Con los pocos movimientos de una sociedad parada, la contabilidad por partida doble se genera sola; de ahí salen los libros para legalizar, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias de las cuentas anuales, y los borradores del 303 sin actividad, del 390 y, en el plan Negocio, del modelo 200 con el cierre del ejercicio. Antes de cada plazo te avisa; el buzón de notificaciones lo sigues mirando tú. Si pausas la actividad, el plan pausa mantiene tus datos en solo lectura con los avisos activos (ver precios). Presentar en la sede de la Agencia Tributaria y depositar en el Registro Mercantil lo haces tú con tu certificado, o un gestor colaborador en tu nombre.

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