Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia, cuándo y cómo cumplir

Qué obliga exactamente la Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, no regula la factura electrónica en un artículo propio: su artículo 12 reescribe el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, y ahí está la obligación. El texto dice que «todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales», y añade una segunda obligación que casi nadie menciona: «el destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura».

De ahí salen las cinco reglas que importan:

• Alcance B2B. Operaciones entre empresarios y profesionales, sean sociedades o autónomos. Las facturas a particulares quedan fuera.
• Tres verbos, no uno. Expedir, remitir y recibir. Aunque emitas pocas facturas, tendrás que recibir electrónicamente las de tus proveedores.
• Estados de la factura. Quien recibe informa de si acepta la factura y de cuándo la paga. Es el corazón de la medida: su objetivo declarado es combatir la morosidad, no recaudar más IVA.
• Interoperabilidad gratuita. Las plataformas deben interconectarse sin cobrar, y el receptor no puede imponer a su proveedor una plataforma concreta (apartado 3 bis).
• Copia durante cuatro años. El destinatario puede pedir copia de las facturas sin coste durante cuatro años.

Lo que la ley no cambia es igual de importante: ni qué IVA repercutes, ni cuándo se devenga, ni qué modelos presentas. Cambia el soporte de la factura electrónica, el canal por el que viaja y lo que ocurre después de enviarla. El contenido obligatorio sigue siendo el del Reglamento de facturación que explica la guía de tu primera factura.

Factura electrónica no es Verifactu, aunque todo el mundo los mezcle

Las dos normas hablan de facturas y llegan casi a la vez, pero regulan cosas distintas:

Verifactu es verificable: la AEAT quiere poder comprobar que ninguna factura se ha borrado ni retocado, y exige que el software genere un registro de facturación encadenado al anterior. Puedes cumplirlo imprimiendo la factura en papel con su QR. La factura electrónica es electrónica: un fichero estructurado, legible por máquinas, que viaja por una plataforma hasta el sistema de tu cliente, y este responde diciendo si la acepta y cuándo la paga. Un papel con QR no cumple; un PDF por correo tampoco.

Las dos obligaciones se apilan. El Real Decreto 238/2026 define la factura electrónica obligatoria como la producida por sistemas «adaptados al artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria», es decir, por un programa Verifactu. Y un matiz que despista: estar en el SII te saca de Verifactu, pero no de la factura electrónica, porque su reglamento no excluye a quien lleva los libros por el Suministro Inmediato de Información. Si eres autónomo, tu calendario concreto está en Verifactu para autónomos.

El calendario: lo que dice la ley, lo que dice el reglamento y lo que falta

Aquí es donde más se ha inventado. Por capas, cada una con su fuente.

La ley (2022). Se publicó en el BOE el 29 de septiembre de 2022. Su disposición final séptima daba al Gobierno seis meses para aprobar el reglamento, y la octava fijó el calendario en términos relativos: el artículo 12 «producirá efectos, para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario» y «para el resto, a los dos años». Ni un mes ni un año concretos.

El reglamento (2026). Tardó tres años y medio. Es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado el 31 de marzo de 2026 y en vigor a los veinte días. Su disposición final cuarta añade un eslabón más: la aplicación efectiva se cuenta «desde la entrada en vigor de la orden ministerial» de Hacienda que desarrolle la solución pública de facturación electrónica. Doce meses después para quien haya superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones (artículo 121 de la Ley del IVA) en el año natural anterior; veinticuatro meses para todos los demás. La solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha (disposición adicional quinta).

Lo que falta (septiembre de 2026). Esa orden no se ha publicado en el BOE a fecha de esta guía, así que el reloj no ha empezado a correr. La única aritmética honesta: si la orden entrara en vigor mañana, las empresas de más de 8 millones no estarían obligadas antes de septiembre de 2027, y el resto, incluidos casi todos los autónomos y las SL pequeñas, no antes de septiembre de 2028. Cada mes de retraso desplaza las dos fechas.

• Si lees «obligatoria en 2025» o «desde enero de 2026», era una previsión de un borrador, no una fecha del BOE.
• 2027 es el primer año en que la obligación puede empezar a aplicarse, y solo para grandes empresas.
• Lo que sí tiene fecha cerrada en 2027 es Verifactu; el calendario fiscal 2026-2027 recoge las fechas firmes.

Un apunte que explica parte del retraso: la ley condicionaba el artículo 12 a una excepción europea a la Directiva del IVA; el reglamento cita ya como marco la Directiva (UE) 2025/516, la reforma del IVA en la era digital de marzo de 2025.

Formatos admitidos y cómo funciona el sistema español de factura electrónica

Según el artículo 7 del Real Decreto 238/2026, la factura electrónica es «un mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931» europeo, en una de estas cuatro sintaxis:

• UBL, el estándar internacional de documentos comerciales y la sintaxis obligatoria de la solución pública.
• CII, la factura intersectorial de Naciones Unidas.
• EDIFACT, el formato clásico del intercambio electrónico de datos.
• Facturae, el formato español con el que ya se factura a las administraciones públicas a través de FACe desde la Ley 25/2013.

El PDF deja de ser factura electrónica a estos efectos, por muy firmado que esté: el artículo 9 del Reglamento de facturación, tras la reforma de 2026, exige que sea «expedida, transmitida y recibida en formato electrónico» con esas características técnicas. Un PDF es una imagen; lo que se exige es el dato estructurado.

El sistema tiene dos vías, combinables:

1. Plataformas privadas de intercambio. Operadores que cumplen el artículo 13 (certificación ISO/IEC 27001, protocolos AS2 o AS4, firma electrónica avanzada, conversión entre las cuatro sintaxis) y que deben interconectarse gratis con cualquier otra plataforma en un mes como máximo. Cada factura que emiten va firmada electrónicamente y una copia fiel en UBL se remite en el acto a la solución pública.
2. La solución pública de facturación electrónica. La gestiona la AEAT, es gratuita, trabaja en UBL y es el repositorio universal de todas las facturas electrónicas. Incluye un formulario gratuito para expedir facturas y comunicar estados (disposición adicional primera).

La regla por defecto es simple: si no has acordado con tus proveedores recibir por una plataforma privada, se entiende que optas por la solución pública. Si eliges plataforma privada, tienes que publicar tu punto de entrada en tus comunicaciones y en tu web; si no lo publicas, tu punto de entrada es la solución pública. Cada factura llevará un código único con el NIF del emisor, el número y serie y la fecha, así que la disciplina de series y numeración pasa a ser también una clave de identificación. Para operar usarás tu certificado digital; las formas concretas de identificación las fijará la orden ministerial.

Estados de la factura y comunicación del pago: la parte nueva de verdad

Los estados de la factura son lo que más va a cambiar tu rutina, porque afectan a las facturas que recibes. El artículo 10 obliga al destinatario a informar al emisor de dos cosas:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura y su fecha.
• El pago efectivo completo y su fecha efectiva.

Opcionalmente, aceptaciones o rechazos parciales, pagos parciales y la cesión de la factura a un tercero. El plazo para informar es de cuatro días naturales desde cada estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.

El artículo 12 añade la pieza clave: la comunicación del pago completo, o del rechazo, a la solución pública es obligatoria siempre, aunque emisor y receptor trabajen con plataformas privadas. Se hace con un servicio de comunicación de pagos de la propia solución pública, en cuatro días naturales desde el pago, indicando también la fecha de vencimiento. Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada. El emisor puede comunicar voluntariamente el cobro o el impago y discrepar de las fechas de su cliente.

El porqué: la ley quiere medir y publicar quién paga tarde. El plazo de pago se calcula conforme a la Ley 3/2004 contra la morosidad, y la AEAT cederá la información a los Ministerios de Economía e Industria y, cada primer trimestre, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada para el listado de empresas incumplidoras.

Dos periodos transitorios suavizan la entrada. Las empresas de más de 8 millones acompañarán sus facturas de un PDF legible durante los doce primeros meses, salvo que el cliente acepte recibir solo el formato original. Y las personas físicas con volumen de operaciones de hasta 8 millones (los autónomos, en la práctica) no estarán obligadas a informar de los estados hasta doce meses después de su fecha de aplicación. Para que sea llevadero, la contabilidad y la conciliación de cobros tienen que estar al día: no se comunica en cuatro días un pago que no sabes que has hecho.

Qué tiene que hacer una SL

Para una sociedad limitada el orden de prioridades es claro, porque una de las dos obligaciones ya tiene fecha:

1. Primero, Verifactu. Desde el 1 de enero de 2027 tu SL factura con un programa que genere registros encadenados y QR. Es la fecha firme más cercana y la que decide qué software usas.
2. Sitúate en el calendario. Calcula tu volumen de operaciones del año anterior según el artículo 121 de la Ley del IVA. Más de 8 millones: primer grupo, doce meses después de la orden. Menos: segundo grupo, veinticuatro meses. Casi todas las SL pequeñas están en el segundo.
3. Elige la vía. Solución pública (gratuita, en UBL) o plataforma privada. Si no acuerdas nada con tus proveedores, la vía por defecto es la pública. Si contratas una privada, comprueba que cumple el artículo 13.
4. Publica tu punto de entrada si usas plataforma privada, en tus comunicaciones y en tu web.
5. Organiza la recepción. Cada factura recibida tendrá que aceptarse o rechazarse y, una vez pagada, comunicarse a la solución pública en cuatro días naturales. Quien paga y quien contabiliza tienen que trabajar sobre el mismo sistema.
6. Certificado digital de representante al día: es tu llave para la solución pública.
7. Conservación. Tus clientes pueden pedirte copia de tus facturas electrónicas sin coste durante cuatro años.

Nada de esto altera tus obligaciones fiscales: sigues presentando el modelo 303 con los mismos datos, y el mapa completo de tu sociedad sigue siendo el de la guía de obligaciones fiscales de una SL. Lo que cambia es que los datos de cada factura, y de su pago, estarán también en un repositorio público.

Qué tiene que hacer un autónomo

Si eres autónomo tienes más margen, pero también más ruido alrededor. Cinco cosas claras:

• Tu primera fecha es Verifactu, el 1 de julio de 2027. Desde ese día, cualquier factura que expidas con un programa sale de un sistema adaptado; lo desarrolla Verifactu para autónomos.
• La factura electrónica B2B te llega en el segundo grupo, veinticuatro meses después de la orden ministerial, y durante tus doce primeros meses informar de los estados es voluntario.
• Solo afecta a tus facturas a empresas y profesionales con sede en España. Las facturas a particulares quedan fuera; las simplificadas también, salvo las cualificadas del artículo 7.2 del Reglamento de facturación; y las facturas a clientes extranjeros sin establecimiento en España no entran en el sistema, porque el artículo 3 exige que el destinatario tenga aquí su sede, establecimiento o domicilio. Cómo facturar a esos clientes lo explica la guía de facturar a clientes extranjeros sin IVA.
• Recibir también te afecta. Las facturas de tu gestoría, tu software o tu coworking llegarán como facturas electrónicas y, pasado el periodo transitorio, tendrás que aceptarlas y comunicar su pago en cuatro días. Es la disciplina que ya pide la guía de gastos deducibles: cada gasto con su factura, cada factura con su pago.
• Existe una opción gratuita. El formulario de la AEAT para expedir facturas y comunicar estados. Como la aplicación gratuita de Verifactu, cumple, pero solo factura: ni contabilidad ni modelos. La comparación está en Verifactu frente a la app gratuita de la AEAT.

La preparación útil hoy es la de cualquier factura bien hecha: series correlativas sin huecos, NIF de clientes verificados y emitir cada factura desde un único programa. Lo que dice la guía de tu primera factura sigue valiendo: el contenido obligatorio no cambia, cambia el envoltorio.

Sanciones: tres regímenes distintos que conviene no confundir

Se mezclan cifras de tres normas diferentes. Las tres están en el BOE; ninguna es una estimación.

1. La sanción de la Ley Crea y Crece. El artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007 prevé «apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros» para las empresas que, estando obligadas, «no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas». La impone la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial. Es administrativa, no tributaria, y el Real Decreto 238/2026 no añade ninguna propia.
2. Las infracciones de facturación de la Ley General Tributaria. El artículo 201 de la LGT castiga incumplir los requisitos de facturación con el 1 % del importe de las operaciones afectadas; no expedir o no conservar facturas, con el 2 % o 300 euros por operación si no se conoce el importe; y expedir facturas con datos falsos, con el 75 %. Todas se duplican si el incumplimiento es sustancial. Es la sanción tributaria que la AEAT puede aplicar si una factura no cumple el Reglamento de facturación.
3. La multa de Verifactu. El artículo 201 bis de la LGT fija 50.000 euros por ejercicio para quien facture con un sistema no conforme y 150.000 para quien lo fabrique o comercialice. Es fija, no proporcional, y es la única de las tres con fecha de aplicación: 2027.

En la práctica, el riesgo más cercano y más alto no es el de la factura electrónica, sino el de seguir facturando en 2027 con una herramienta no adaptada a Verifactu; lo cuenta la guía de qué es Verifactu. La factura electrónica llegará después, y cuando la orden ministerial fije el calendario esta guía se actualizará con las fechas concretas.

Cómo encaja kontora y qué puedes dejar listo desde hoy

Conviene ser preciso sobre lo que existe y lo que no. Hoy kontora emite facturas completas con series correlativas, genera facturas en formato Facturae y las presenta en FACe para clientes del sector público, y está construida sobre registros encadenados con huella y QR, que es lo que exige Verifactu. Facturae es, además, una de las cuatro sintaxis que admite el sistema B2B.

Lo que no existe todavía, para nadie, es la solución pública de la AEAT ni la orden ministerial que definirá cómo se accede a ella y cómo se comunican los pagos. Cualquier proveedor que hoy te asegure estar «homologado» para la factura electrónica B2B te vende algo que la AEAT aún no ha publicado. Lo honesto es decir que la obligación tiene reglamento, no tiene fecha, y que la adaptación final dependerá de esa orden.

Lo que sí puedes dejar hecho ahora, y sirve tanto para Verifactu como para lo que venga después:

• Una única serie por año, sin huecos ni repeticiones, y una serie separada para rectificativas.
• Los NIF de tus clientes empresa verificados: el validador de NIF, NIE e IBAN comprueba formato y letra de control en segundos.
• Los libros registro de IVA al día, porque de ellos saldrán el 303 y, en su momento, los datos del repositorio público.
• Cobros y pagos conciliados con el banco cada semana, para comunicar un pago en cuatro días sin buscarlo.

kontora hace lo primero, lo tercero y lo cuarto por diseño: la contabilidad se genera a partir de tus facturas y gastos, y los borradores de tus modelos salen casilla a casilla para que los presentes tú en la sede de la AEAT. Cuando la orden publique las especificaciones, te contaremos qué cambia en la aplicación y qué tendrás que hacer tú, sin adelantar promesas.

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