Qué programa de contabilidad elegir siendo autónomo: Verifactu, la app gratuita de la AEAT y ocho criterios para no equivocarte

Lo que la ley exige a cualquier programa de facturación y contabilidad en 2026 y 2027

Antes de mirar pantallas, fija las obligaciones. Son las mismas para todos los programas, gratis o de pago, y son las que separan una herramienta válida de una que te puede costar una sanción.

1. Verifactu, si facturas con un programa. El art. 1 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023 define el sistema informático de facturación como el conjunto de hardware y software que usas para expedir facturas: el que admite los datos, los conserva y los procesa para producir otros resultados. El art. 3.1 incluye expresamente a los contribuyentes del IRPF que desarrollan actividades económicas, es decir, a los autónomos, «aunque solo los usen para una parte de su actividad». Según la disposición final cuarta, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027. Tienes el detalle en Verifactu para autónomos: tu fecha límite.

Lo que un programa adaptado tiene que hacer, en resumen:

• Generar un registro de facturación con cada factura, a la vez que la expides o justo antes (art. 9), con los datos del art. 10: tu NIF, número y serie, fechas, tipo de factura, importes y régimen de IVA.
• No permitir borrar ni retocar: toda corrección o anulación va en un registro nuevo, encadenado al anterior y con su huella o «hash» (art. 8, art. 11 y art. 12). En modalidad VERI*FACTU, que envía todos los registros a la AEAT, no hace falta además firmarlos (art. 16.3).
• Imprimir en cada factura un código QR y, solo en modalidad VERI*FACTU, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» (art. 6.5 del Reglamento de facturación y art. 20 de la Orden HAC/1177/2024).
• Llevar la declaración responsable del fabricante, que explicamos en los criterios.

El funcionamiento técnico lo tienes en qué es Verifactu.

Dos exclusiones que conviene conocer (hay otras por tipo de operación, art. 4): quien lleva los libros de IVA por el SII (Suministro Inmediato de Información) queda fuera del reglamento (art. 3.3), y si tu domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra rige la normativa foral (art. 1.3; en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa, TicketBAI). Y no confundas Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas: son obligaciones distintas, con calendarios distintos.

2. Libros registro con el contenido que exige la norma. Para el IVA, el art. 62 del Reglamento del IVA exige los libros de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias, con excepciones como el recargo de equivalencia o el régimen simplificado (art. 62.2), y el art. 63.3 obliga a anotar las facturas expedidas una por una. Para el IRPF, el art. 68 del Reglamento del IRPF fija los libros según tu actividad: si eres profesional, ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos; si eres empresario en estimación directa simplificada, ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión. El contenido de cada libro del IRPF lo detalla la Orden HAC/773/2019, que además exige llevarlos sin espacios en blanco y totalizados por trimestres y años (art. 9). Un buen programa los genera solo a partir de tus facturas y gastos y te los deja descargar. Los repasamos uno por uno en los libros registro del autónomo.

3. Los modelos trimestrales, a partir de los mismos datos. Ninguna norma obliga a que el programa prepare el modelo 303, el modelo 130 o el modelo 111, pero si no lo hace tendrás que copiar cifras a mano de un sitio a otro, que es justo donde nacen los errores. Lo razonable es que los importes salgan de los libros sin reteclear nada y que puedas ver de qué facturas sale cada casilla.

4. Conservación y acceso. Hacienda puede comprobar mientras no prescriba su derecho a liquidar, que son cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria (LGT)), y las obligaciones formales siguen vivas mientras tanto (art. 70 LGT). Por su parte, el art. 30 del Código de Comercio fija seis años desde el último asiento para los libros y justificantes del empresario. El programa tiene que dejarte acceder a todo durante ese tiempo, también el día que dejes de pagarlo.

La aplicación gratuita Verifactu de la AEAT: qué hace y qué no

La búsqueda «verifactu gratis» lleva casi siempre al mismo sitio: la aplicación de facturación que la AEAT ofrece en su sede electrónica. Existe porque el art. 7 del reglamento permite cumplir con un programa privado o con «la aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria», y el art. 16.4 la considera un sistema VERI*FACTU a todos los efectos.

Lo que hace. Según el art. 19 de la Orden HAC/1177/2024 y la guía de usuario que publica la AEAT (versión de 10 de octubre de 2025): captura y guarda los datos de tus facturas, las expide en PDF con su código QR, genera el registro de facturación y lo envía a la AEAT en ese mismo momento. Tiene fichas de clientes y de productos, borradores y plantillas, y series con numeración consecutiva automática. Entras con certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve Móvil (el sistema de identificación de la Administración), en nombre propio o como apoderado (representante autorizado).

Lo que no hace, o no te deja hacer:

• No emite facturas simplificadas (tickets): todas las facturas llevan destinatario obligatorio. Si vendes a particulares en mostrador, no te sirve.
• Las facturas y sus registros solo se gestionan desde la propia aplicación, y la guía de usuario advierte de que «no es posible exportar registros para continuar con la facturación en otros sistemas informáticos de facturación». Si cambias de herramienta, los registros no pasan a la nueva; sí puedes exportar tus listados de clientes y productos y descargar tus facturas en PDF.
• Su guía describe emisión, consulta, borradores, clientes, productos y series; no describe libros registro, contabilidad, registro de gastos ni preparación de modelos. Facturar, sí; llevar las cuentas y rellenar el 303 o el 130, no.

La propia AEAT la dirige a quien emite «un número reducido de facturas al año» o cuyo «proceso de facturación sea relativamente sencillo», y sugiere consultar con tu proveedor o tu gestor si te conviene más un software externo con más utilidades. Si te encaja, es una opción legítima: cumple con Verifactu sin coste. Pero tendrás que llevar los libros y los modelos por otra vía o encargárselos a tu gestor. Comprueba sus límites en la página oficial de Verifactu en la sede antes de decidir. La comparamos con detalle en la app gratuita de facturación de la AEAT: cuándo te basta y cuándo no.

Excel o una hoja de cálculo: cuándo deja de valer

Muchos autónomos empiezan con una plantilla de Excel o un documento de Word. La AEAT ha aclarado en sus preguntas frecuentes sobre Verifactu (actualizadas a 21 de julio de 2026) dónde está la frontera:

• No te afecta el reglamento si la hoja de cálculo o el procesador de texto se usan solo para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservarla. Un simple listado de facturas con sumas tampoco convierte tu hoja en un sistema de facturación.
• Sí te afecta si, además, la hoja procesa esos datos para generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que uses para cumplir con Hacienda. El ejemplo de la propia AEAT: una macro que genera el libro de facturas expedidas convierte tu Excel en un sistema informático de facturación, y entonces tiene que cumplir todos los requisitos (registros encadenados, huella, QR, declaración responsable), algo muy difícil de cumplir con una hoja casera.

La consecuencia práctica es incómoda. El Excel que solo hace facturas sigue siendo válido, pero entonces no te ayuda con los libros ni con los modelos, que tendrás que montar aparte sin que esa segunda hoja se alimente automáticamente de la primera. Y en el momento en que lo automatizas para ahorrarte trabajo, entras en el reglamento. La AEAT añade que podrá verificar cada caso según las capacidades y herramientas que se usen, así que si tu hoja hace algo más que sumar, compruébalo en la sede antes de tu fecha.

Recuerda también que, con carácter general, no puedes mezclar: según las mismas preguntas frecuentes, si usas algún sistema informático para expedir facturas, toda tu facturación debe ser informática. Quien factura exclusivamente a mano, con talonario, queda fuera del reglamento.

Tener un sistema de facturación que no cumple estos requisitos o sin su declaración responsable (la «certificación» de la que habla la ley es esa autocertificación del fabricante), o que ha sido alterado, es una infracción grave con multa fija de 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT), exigible en la práctica desde que el reglamento te obliga. No es el sitio donde conviene ahorrar.

Programa de contabilidad o de facturación gratis, o de pago: qué suele faltar

«Programa de contabilidad gratis» es una de las búsquedas más frecuentes del sector, y es lógico: al empezar, cada euro cuenta. Pero «gratis» significa cosas muy distintas según quién lo ofrezca. Sin entrar en marcas, esto es lo que conviene revisar en un plan gratuito:

• Límites de uso. Muchos planes gratis limitan el número de facturas, de clientes o de usuarios, o caducan al terminar un periodo de prueba. Pregunta qué pasa con tus datos cuando superas el límite o cuando acaba la prueba.
• Solo facturación. Es frecuente que el plan gratuito haga facturas pero no registre gastos, ni genere libros registro, ni prepare modelos. Entonces tienes resuelta la mitad del trabajo, y la otra mitad la haces tú o la pagas fuera.
• Verifactu. Que un programa sea gratis no lo exime de la declaración responsable ni de los registros. Si no puede enseñarte la declaración responsable de la versión que usas, no te sirve para facturar desde tu fecha.
• Soporte. En los planes gratis la ayuda suele limitarse a artículos y a un correo sin plazo de respuesta. Cuando algo falla el último día de plazo del 303, eso pesa.
• Salida. Comprueba si puedes descargar facturas, libros y contabilidad en un formato estándar sin tener que pasar antes a un plan de pago.

Un programa de pago no es mejor por serlo, y uno gratis puede bastarte si facturas poco y tu gestor lleva el resto. La pregunta útil no es «¿cuánto cuesta?», sino «¿qué trabajo me quita y qué trabajo me deja?». Si el gratuito te obliga a pagar a otra persona para los libros y los modelos, compara el coste total, no la cuota.

Los ocho criterios para elegir software de contabilidad para autónomos

Con las obligaciones claras, estos son los ocho criterios que conviene comprobar en cualquier software de contabilidad para autónomos. Ordénalos según tu caso, pero no te saltes el primero.

1. Cumplimiento Verifactu con declaración responsable publicada. El art. 13 del reglamento obliga al fabricante a certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema cumple la ley. Debe constar por escrito y de modo visible en el propio programa, en cada versión, y tú puedes pedirla. El art. 15 de la Orden HAC/1177/2024 fija su contenido: empieza con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN» e incluye el nombre del sistema, su código, la versión, si funciona solo como VERI*FACTU, y el nombre, el NIF y la dirección del fabricante. Pide verla antes de contratar.
2. Libros y modelos. ¿Genera los libros registro de IVA e IRPF que te corresponden según tu actividad? ¿Prepara el 303, el 130 y, si tienes empleados o alquilas un local, el 111 y el 115? ¿Te enseña de dónde sale cada casilla? Un programa que solo factura te deja el trabajo más delicado sin hacer.
3. Banco y conciliación. La conciliación bancaria consiste en cruzar cada movimiento del banco con su factura o su gasto. Pregunta si el programa importa extractos en formato Norma 43 (el fichero estándar de movimientos que descargas de tu banca online) o se conecta con tu banco, y cómo te marca lo que queda por justificar. Es lo que evita que un gasto se quede sin deducir o que un cobro se quede sin factura.
4. Idioma y explicación. Si el castellano no es tu primer idioma, o si no sabes contabilidad, necesitas que el programa te explique en términos llanos qué está haciendo. Un programa que solo muestra códigos de cuenta te obliga a depender de otra persona para entender tus propios números.
5. Exportación y salida sin permanencia. Tus facturas, libros y contabilidad deben poder salir en formatos abiertos (PDF, hoja de cálculo, ficheros estándar) cuando tú quieras. Ojo al matiz: la AEAT aclara en sus preguntas frecuentes sobre conservación que un sistema VERI*FACTU no está obligado a guardar ni a exportar los registros de facturación, porque ya los tiene Hacienda. La exportación del resto de tus datos es, por tanto, algo que tienes que exigir tú en el contrato.
6. Precio total con IVA. Suma la cuota, el IVA, los módulos extra (bancos, nóminas, usuarios adicionales) y el coste de lo que el programa no hace y tendrás que pagar fuera. Compara siempre el coste anual con impuestos incluidos, no el precio mensual de portada.
7. Soporte humano. ¿Te responde una persona? ¿Por qué canal y en cuánto tiempo? ¿También en las semanas de plazo de declaraciones, que es cuando todos preguntan a la vez?
8. Quién presenta: tú o tu gestor. Algunos programas preparan los modelos y tú los presentas en la sede de la AEAT con tu certificado o Cl@ve; otros permiten dar acceso a tu gestor para que revise y presente. Decide antes quién va a presentar y comprueba que el programa encaja con ese reparto.

Tabla de criterios: qué preguntar al proveedor

Llévate esta tabla a la conversación con cualquier proveedor. Si alguna respuesta es vaga, pide que te la den por escrito.

Un truco sencillo para poner a prueba cualquier programa: mete las facturas y los gastos de un trimestre real y compara el 303 que te propone el programa con el que presentaste. Si quieres una referencia rápida, el estimador del modelo 303 te da una cifra orientativa para contrastar.

Señales de alarma antes de contratar

Hay frases y prácticas que deberían hacerte parar antes de firmar. Ninguna es ilegal por sí misma en un folleto, pero todas apuntan a un problema.

• «Certificado por la AEAT» u «homologado por Hacienda». No existe tal certificado. La AEAT explica en sus preguntas frecuentes sobre la declaración responsable que un programa no necesita ninguna certificación externa ni registro previo: es una autocertificación del propio fabricante. Quien presume de un sello oficial o no conoce la norma o está exagerando para venderte.
• No te enseñan la declaración responsable. Es obligatoria y debe estar visible en el programa. Si el comercial no sabe de qué le hablas, mala señal.
• Permanencia. Contratos anuales sin salida o penalizaciones por irte. Cuando tus datos ya están dentro, cambiar cuesta; con permanencia, cuesta más.
• Datos que no se pueden exportar. Si solo puedes ver tus facturas dentro del programa, o la única exportación es un PDF por factura, estás atado.
• Deja borrar o renumerar facturas emitidas. Un programa que te permite eliminar una factura sin dejar rastro o saltarte números no cumple el reglamento: las correcciones van con registro adicional y la numeración es correlativa dentro de cada serie (art. 6.1.a) del Reglamento de facturación). Si no sabes qué debe llevar una factura, repasa tu primera factura en España.
• «Olvídate de Hacienda». Un programa prepara y avisa; la responsabilidad de lo que presentas sigue siendo tuya.
• Frases vagas sobre Verifactu. «Estaremos preparados», «próximamente». Pregunta en qué versión y con qué declaración responsable, y fíjate en la fecha que te dan.

¿Programa, gestoría o las dos cosas?

No es una elección excluyente. La pregunta real es quién hace cada parte del trabajo: registrar, revisar y presentar. Un gestor o una gestoría te aporta criterio y responde de su trabajo; un programa te da orden, datos al día y control. Muchas veces lo mejor es combinar las dos cosas.

Un programa suele bastarte si eres autónomo en estimación directa simplificada, con un volumen de operaciones manejable, clientes con reglas de IVA claras, sin empleados, y estás dispuesto a dedicar un rato cada trimestre a revisar números antes de presentar.

Una gestoría tiene más sentido si tienes empleados, operaciones internacionales que no dominas, inmuebles afectos a la actividad, estás en estimación directa normal con una actividad mercantil (que exige contabilidad ajustada al Código de Comercio, art. 104.2 de la Ley del IRPF y art. 68.2 de su reglamento), tienes un requerimiento abierto o, simplemente, no quieres dedicarle tiempo.

Las dos cosas es lo más habitual: tú llevas el día a día en el programa (facturas, gastos, banco) y el gestor revisa y presenta. Antes de elegir programa, pregunta a tu gestor con qué trabaja y qué necesita recibir de ti; te ahorrarás exportaciones y retecleos. Tienes más contexto en qué es un gestor y cómo trabajar con el tuyo y en cómo llevar la contabilidad sin saber contabilidad.

Qué hace kontora y qué no

Por transparencia, ya que esta guía la publica kontora: kontora es un programa de contabilidad para autónomos y pequeñas SL que lleva la contabilidad por partida doble a partir de tus facturas, gastos y banco; emite facturas preparadas para Verifactu con series sin huecos; genera los libros registro; prepara casilla a casilla, desde esos datos, el 303 y el 130, el 111 y el 115, el 349 y, si tienes una SL, el 200; su declaración responsable del sistema de facturación está publicada en app.kontora.es; te avisa de los plazos; funciona en español, inglés y ruso, y te deja exportar tus datos. El 303, el 130, el 111, el 115 y el 123 los presentas desde la propia app con tu certificado digital (el 349, por TGVI). Lo que no hace: sustituir a tu gestor; el resto de modelos los presentas tú en la sede o los presenta tu gestor. Los planes están en precios. Aplícale los mismos ocho criterios que a cualquier otro.

Lista de comprobación final: cinco puntos antes de firmar

Esta lista es para comprobarlo tú durante la prueba. Si falla algún punto, pregunta al proveedor o sigue buscando.

1. He visto la declaración responsable de la versión que voy a usar, con el título que exige la Orden HAC/1177/2024 y el NIF del fabricante.
2. Mis facturas de prueba llevan el código QR y, si el programa funciona en modalidad VERI*FACTU, la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
3. He intentado borrar una factura emitida y el programa no me deja: me propone una rectificativa o un registro de anulación, sin huecos en la serie.
4. Sé cómo seguiré accediendo a mis facturas, libros y contabilidad durante los años de conservación si me doy de baja.
5. Mi gestor sabe qué programa voy a usar y qué le exportaré, o he decidido presentar yo los modelos.

Y una vez elegido, apunta los plazos: el calendario fiscal 2026-2027 te dice qué toca cada trimestre.

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