La app gratuita de facturación de la AEAT: cuándo te basta y cuándo no

Qué es la aplicación gratuita de la AEAT

La propia Agencia Tributaria ha creado una aplicación de facturación gratuita y oficial, prevista en el artículo 19 de la Orden HAC/1177/2024. Con ella emites facturas que ya cumplen Verifactu: cada factura se guarda como un registro encadenado con su huella y lleva impreso el código QR de cotejo.

Sus funciones básicas son capturar, almacenar, consultar y descargar los datos de tus facturas, generar la factura en PDF y crear y conservar los registros de facturación. Al estar hecha por la AEAT, cumple la norma por diseño: no tienes que revisar la declaración responsable de ningún fabricante ni preocuparte de si el programa está adaptado.

Se usa dentro de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, identificándote con certificado digital o Cl@ve. Las condiciones de la aplicación están recogidas en las preguntas frecuentes de la AEAT. Es, en resumen, la vía más barata y directa para facturar cumpliendo la ley: gratis, oficial y sin instalar nada.

Qué hace bien

Para lo que está pensada, la aplicación gratuita cumple con nota:

• Es gratis y oficial. No pagas licencia ni cuota, y viene de la propia Agencia Tributaria, así que la duda de si cumple Verifactu simplemente no existe.
• Emite facturas correctas. Genera la factura en PDF con todos los datos obligatorios y su código QR, lista para enviar a tu cliente.
• Lleva la cadena por ti. Cada factura queda encadenada con la anterior mediante su huella, que es justo lo que exige la norma; no tienes que entender nada de hashes ni de encadenamiento.
• Guarda y deja descargar tus datos. Puedes consultar tus facturas emitidas y descargarlas cuando las necesites, por ejemplo para dárselas a tu gestor.
• Cero mantenimiento. No hay que instalar, actualizar ni configurar servidores: entras con tu certificado y facturas.

Si tu única necesidad es emitir unas facturas al mes cumpliendo la ley, esto ya te resuelve el problema sin gastar un euro.

Sus límites reales

Aquí conviene ser claro, porque es donde más gente se lleva una sorpresa. La aplicación hace una cosa: facturar. No lleva tu contabilidad, no tiene libros de ingresos y gastos integrados, no calcula ni rellena ningún modelo de impuestos y no concilia tu banco. No es un defecto: es su alcance.

Además, el artículo 19 de la Orden HAC/1177/2024 fija límites concretos que conviene conocer:

• Cada factura necesita un destinatario identificado. La app obliga a incluir siempre un destinatario, así que no sirve para emitir facturas simplificadas o tickets sin cliente identificado, algo habitual en comercio y hostelería.
• Tus facturas se quedan dentro de la app. Las facturas y sus registros solo pueden gestionarse desde la propia aplicación: puedes descargarlos, pero no trasladar la cadena a otro programa para seguir facturando allí.
• Solo en tu nombre. Únicamente se pueden expedir facturas en nombre propio o a través de un apoderado; no es una herramienta pensada para gestionar la facturación de muchos clientes a la vez.
• Necesitas identificarte. Para entrar hace falta certificado digital o Cl@ve, sin los cuales no podrás usarla.

No hay que inventar límites que no existen: la AEAT no publica un tope de facturas ni de usuarios. El límite real es de funciones, no de volumen.

Para quién es suficiente

Vamos a ser sinceros, porque esta guía no te vende nada. La aplicación gratuita de la AEAT puede bastarte de verdad si:

• Emites pocas facturas al año, siempre a clientes empresa con sus datos identificados.
• Tu gestor ya lleva tu contabilidad y te presenta los modelos, y tú solo necesitas una forma legal de emitir las facturas.
• Estás empezando, con poco volumen, y quieres cumplir Verifactu sin gastar mientras arranca la actividad.

En esos casos, montar un programa de pago para hacer tres o cuatro facturas al mes sería pasarte de largo. Si tienes una SL, recuerda además que tu sistema de facturación debe estar operativo antes del 1 de enero de 2027 (los autónomos tienen hasta el 1 de julio de 2027), y la app gratuita es una vía perfectamente válida para llegar a esa fecha cumpliendo.

La pregunta honesta es: además de facturar, ¿quién se ocupa de tus impuestos? Si la respuesta es tu gestor, la app te vale. Si la respuesta eres tú, sigue leyendo.

Qué necesitas además para tus impuestos

Facturar es solo una parte de tus obligaciones. Los registros de facturas que genera la app no se convierten solos en tus impuestos, y ahí es donde aparece el trabajo que la aplicación no hace:

• Tus autoliquidaciones. Las facturas no rellenan solas tu modelo 303 de IVA ni, si eres autónomo, tu modelo 130 de pago fraccionado del IRPF. Alguien tiene que calcular las casillas.
• Tus retenciones y resúmenes. Si pagas alquiler o a profesionales con retención, hay que presentar los modelos correspondientes y sus resúmenes anuales.
• Tu contabilidad. Necesitas registrar ingresos y gastos y llevar tus libros, algo que la app no contempla.
• Tu banco. Cuadrar lo que facturas y gastas con los movimientos reales de la cuenta no lo hace la aplicación.
• Los plazos. Nadie te avisa de que vence un trimestre: el calendario lo controlas tú.

Si tu gestor asume todo eso, la app gratuita encaja perfectamente en tu día a día. Si no, acabarás combinando la aplicación de la AEAT con hojas de cálculo y recordatorios sueltos, que es justo donde se cuelan los errores y los plazos perdidos.

App de la AEAT frente a un software integral

Puesto todo junto, así queda la comparación entre la aplicación gratuita y un software de gestión integral, sin adornos:

• Facturar cumpliendo Verifactu: las dos lo hacen. Registros encadenados y QR, igual.
• Contabilidad: la app no lleva libros; un software integral registra ingresos y gastos por partida doble.
• Modelos de impuestos: la app no calcula ninguno; un software integral prepara los borradores del 303, 111, 115, 349 y demás, casilla a casilla.
• Conciliación bancaria: la app no la contempla; un software integral cruza tus facturas con los movimientos del banco.
• Avisos de plazos: la app no avisa; un software integral te recuerda cada vencimiento.
• Coste: la app es gratis; un software integral se paga, aunque algunos ofrecen una beta gratuita.
• Portabilidad: las facturas de la app solo se gestionan dentro de la app; un software integral las mantiene junto al resto de tu gestión.

kontora es un ejemplo de ese software integral: genera los borradores de tus modelos casilla a casilla, lleva la contabilidad por partida doble, concilia el banco con la norma 43 y vigila a diario el BOE para avisarte de plazos y cambios; su núcleo ya está preparado para Verifactu y hoy funciona en beta gratuita con lista de espera. Presentar cada modelo en la sede de la AEAT lo sigues haciendo tú.

Conclusión sin humo

La aplicación gratuita de la AEAT es una buena herramienta y no un premio de consolación: es gratis, oficial y cumple Verifactu de verdad. Si lo único que necesitas de un programa es emitir facturas, y de tus impuestos ya se ocupa tu gestor o te encargas tú con soltura, úsala sin complejos. Es la opción más sensata para muchos negocios pequeños.

Deja de bastarte el día en que quieras tener tus facturas, tu contabilidad, tus modelos y tu banco en un mismo sitio, o en que te canses de que nadie te avise de los plazos. Ese es el momento de un software integral, no antes.

Elige por lo que realmente haces, no por miedo. Si facturas poco y estás bien acompañado, la app gratuita te sobra. Si tu gestión se te va de las manos, un programa que lo reúna todo te ahorrará más de lo que cuesta. Las dos respuestas son válidas; lo que no vale es pagar por costumbre o quedarte corto por inercia.

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