Los libros registro del autónomo, uno por uno

Contabilidad y libros registro no son lo mismo

Es fácil confundirlos, porque los dos nacen de las mismas facturas, pero son obligaciones distintas, con norma distinta y con alcance distinto. La contabilidad ajustada al Código de Comercio solo se la exige el artículo 68.2 del Reglamento del IRPF a quien desarrolla una actividad empresarial cuyo rendimiento se determina en la modalidad normal del método de estimación directa. Los libros registro de IVA que explica esta guía, en cambio, los lleva cualquier autónomo con actividad sujeta al impuesto, tenga o no aquella obligación contable, porque nacen del Reglamento del IVA y no del régimen contable de cada uno.

El artículo 68.10 del Reglamento del IRPF cierra la duda por el otro lado: los contribuyentes distintos de los del apartado 2 están obligados a llevar los libros registro aun cuando lleven, voluntariamente, contabilidad ajustada al Código de Comercio. Ponerse a llevar una contabilidad completa por gusto, por consejo de un banco o para pedir financiación no libera de los libros registro.

La buena noticia es que no hay que teclear dos veces lo mismo. El artículo 62.3 del Reglamento del IVA permite usar a efectos de este impuesto los libros o registros, incluidos los informáticos, que ya se lleven por otras obligaciones fiscales o contables, siempre que se ajusten a los requisitos del propio reglamento, y el artículo 12 de la Orden HAC/773/2019 dice lo simétrico de los libros del IRPF. Un mismo sistema puede servir a las dos obligaciones a la vez; lo que no puede es dejarse fuera un dato que cualquiera de las dos exige.

Los cuatro libros registro de IVA

El artículo 62.1 del Reglamento del IVA fija, con carácter general, cuatro libros registro: el de facturas expedidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión y el de determinadas operaciones intracomunitarias. Los dos primeros los lleva prácticamente cualquier autónomo en activo; los otros dos solo se llenan cuando la actividad genera los hechos concretos que los activan, y volveremos sobre ellos más abajo.

El artículo 62.2 saca de esa obligación general a las actividades acogidas a tres regímenes especiales, con las salvedades que establezcan sus propias normas: el régimen simplificado, el de la agricultura, ganadería y pesca y el del recargo de equivalencia. También quedan fuera las entregas ocasionales de medios de transporte nuevos hechas por las personas del artículo 5.uno.e) de la Ley del IVA. Fuera de esos supuestos tasados, la obligación no depende del tamaño del negocio ni del volumen de operaciones: un autónomo que factura poco lleva exactamente los mismos libros que uno que factura mucho.

Hay una regla práctica que casi nadie conoce y que interesa a quien tiene local y obrador, o dos tiendas: el artículo 62.4 permite a quien es titular de varios establecimientos llevar los libros en cada uno de ellos, anotando por separado las operaciones hechas desde cada sitio, siempre que los asientos resúmenes de todos se trasladen a los libros registro generales, que se llevan en el domicilio fiscal. Lo que no existe es la opción de no consolidar: el domicilio fiscal siempre tiene los libros completos.

Hay además una puerta poco conocida: el artículo 62.5 permite al Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria autorizar, previas las comprobaciones que estime oportunas, sustituir estos libros por sistemas de registro diferentes, o admitir asientos resúmenes con condiciones distintas de las del artículo 63.4, cuando las prácticas comerciales o administrativas del sector, o las condiciones técnicas de expedición de las facturas, dificulten consignar esas menciones. Son autorizaciones revocables en cualquier momento, no un derecho que se ejerza por cuenta propia.

Qué lleva cada asiento del libro de facturas expedidas

El artículo 63.1 obliga a llevar y conservar un libro registro de las facturas expedidas, anotando en él, con la debida separación, el total de esos documentos. El artículo 63.3 detalla el contenido de cada asiento: las facturas se inscriben una por una y se consignan el número y, en su caso, la serie; la fecha de expedición; la fecha de realización de las operaciones, si es distinta de la anterior; el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y el número de identificación fiscal del destinatario; la base imponible determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley del IVA; en su caso, el tipo impositivo aplicado, con la opción de añadir la expresión «IVA incluido»; la cuota tributaria; y si la operación va por el régimen especial del criterio de caja.

Desde la primera factura que se emite, cada documento se anota con esos datos. Que la factura esté impecable no sustituye al asiento: son dos cosas, el documento que se entrega al cliente y la anotación que lo registra, y la obligación del artículo 63 recae sobre la segunda.

El artículo 63.6 añade una regla que se olvida a menudo: las facturas rectificativas del artículo 15 del Reglamento de facturación se anotan por separado, consignando el número, la fecha de expedición, la identificación del proveedor, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota. Por separado quiere decir en su propio asiento, no corrigiendo a mano el asiento de la factura original, que debe seguir contando la historia de lo que se expidió en su día.

El asiento resumen: cuándo puedes agrupar tus tickets

El artículo 63.4 permite sustituir la anotación individualizada por asientos resumen en los que se hacen constar la fecha en que se hayan expedido las facturas, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, los tipos impositivos, la cuota global de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, y los números inicial y final de esas facturas. Para poder hacerlo tienen que cumplirse simultáneamente dos requisitos: que en las facturas expedidas no sea preceptiva la identificación del destinatario conforme al Reglamento de facturación, y que el devengo de las operaciones documentadas se haya producido dentro de un mismo mes natural.

Conviene leer despacio qué agrupa el asiento y qué condiciona el mes. El asiento agrupa facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha: es, en la práctica, el resumen del día. El mismo mes natural es el requisito que se predica del devengo de esas operaciones. Por eso no existe un asiento resumen trimestral ni uno que abarque el mes completo de golpe, y por eso el número inicial y el final tienen que ser de un tramo correlativo real, sin huecos rellenados a ojo.

Esto es justo lo que necesita una tienda online, un bar o un comercio que emite decenas de facturas simplificadas al día. La factura completa que ese mismo día se emite a un cliente empresa, con su NIF, se queda fuera del asiento resumen y se anota individualmente: en ella sí era preceptiva la identificación del destinatario, así que falla el primero de los dos requisitos. El propio artículo 63.4 cierra con una regla útil cuando se venden productos a tipos distintos: también es válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

El libro de facturas recibidas y el orden de recepción

El artículo 64.1 obliga a numerar correlativamente todas las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en la actividad; esa numeración puede hacerse por series separadas cuando existan razones objetivas que lo justifiquen. El artículo 64.4 exige anotarlas una por una, consignando su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones si es distinta y consta en el documento, el nombre y el número de identificación fiscal del obligado a expedirla, la base imponible y, en su caso, el tipo y la cuota. El número de recepción es tuyo, no del proveedor: es el orden en que las facturas llegan a tu negocio.

El artículo 69.3 decide en qué momento entra cada una: las facturas recibidas se anotan por el orden en que se reciban y dentro del período de liquidación en que proceda efectuar su deducción. No manda la fecha impresa por el proveedor, sino la recepción y el período en el que toca deducir esa cuota, que es lo que sostiene después cada partida de gastos deducibles.

Las recibidas tienen además su propio asiento resumen, distinto del de las expedidas y con límites cuantitativos que el de expedidas no tiene. El artículo 64.5 permite un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, con los números inicial y final asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible por cada tipo y la cuota global, siempre que procedan de un único proveedor, que el importe total conjunto de las operaciones no exceda de 6.000 euros sin IVA y que ninguna de las facturas agrupadas supere 500 euros sin IVA.

Bienes de inversión y operaciones intracomunitarias

El libro registro de bienes de inversión no lo lleva todo el mundo. El artículo 65.1 lo exige a los sujetos pasivos que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión, según los artículos 107 a 110 de la Ley del IVA, que es la situación típica de quien opera en prorrata o ve cambiar su porcentaje de deducción a lo largo de los años siguientes a la compra. En él se registran los bienes debidamente individualizados y, por cada uno, la fecha de comienzo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual de las deducciones, si procede.

El libro de determinadas operaciones intracomunitarias es todavía más específico: el artículo 66.1 enumera exactamente qué se anota en él, y no es el comercio intracomunitario ordinario. Son tres cosas: el envío o la recepción de bienes para informes periciales o trabajos del artículo 70.uno.7.º b) de la Ley del IVA; las transferencias de bienes y las adquisiciones intracomunitarias del artículo 9.3.º y del artículo 16.2.º; y el envío o la recepción de bienes comprendidos en un acuerdo de ventas de bienes en consigna del artículo 9 bis.

Vender a una empresa francesa o comprar a un proveedor alemán no genera, por sí solo, ninguna anotación aquí: esas operaciones van a los libros de expedidas y recibidas y, cuando toca, al modelo 349. Quien sí realiza alguna de las tres operaciones del artículo 66.1 tiene un plazo propio y muy corto: el artículo 69.4 obliga a anotarlas en siete días a partir del momento de inicio de la expedición o el transporte de los bienes.

Cómo se llevan y cuánto hay que conservarlos

El Reglamento del IVA no impone un programa concreto ni un formato oficial cerrado a quien no está en el suministro electrónico, pero sí impone forma. El artículo 68.1 exige llevar los libros, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras, salvando los errores u omisiones a continuación, inmediatamente que se adviertan, y expresando los valores en euros, con la conversión correspondiente cuando la factura se expidió en otra divisa. El artículo 68.3 añade que las páginas han de estar numeradas correlativamente, y los artículos 63.2 y 64.3 aceptan expresamente los asientos hechos sobre hojas separadas, que después habrán de numerarse y encuadernarse correlativamente para formar el libro.

El artículo 67 explica para qué sirve todo esto: los libros tienen que permitir determinar con precisión, en cada período de liquidación, el importe total del IVA repercutido a los clientes, el importe total del impuesto soportado y la cuota deducible, y la situación de los bienes del libro de operaciones intracomunitarias mientras no se produzca el devengo. Si el sistema que llevas no permite responder a eso en un minuto, el problema no es de orden, es de cumplimiento.

La conservación tiene dos plazos que conviene no mezclar. El artículo 30.1 del Código de Comercio obliga al empresario a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, y su apartado 2 aclara que el cese en el ejercicio de la actividad no exime de ese deber. El artículo 68.1 del Reglamento del IRPF, por su parte, obliga a conservar los justificantes y documentos acreditativos durante el plazo máximo de prescripción.

Los plazos: cuándo tiene que estar anotado

El artículo 69.1 fija la regla general: las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deben hallarse asentadas en los libros en el momento en que se realice la liquidación y el pago del impuesto o, en cualquier caso, antes de que finalice el plazo legal para hacerlo en período voluntario. Ese plazo lo da el artículo 71.4 del mismo reglamento: los veinte primeros días naturales del mes siguiente al trimestre, salvo la declaración del último período del año, que se presenta durante los treinta primeros días naturales de enero. Agotar ese plazo con el libro sin cerrar, el día 20 en los tres primeros trimestres y el 30 de enero en el último, no es desorden: es incumplir el artículo 69.1 antes incluso de presentar el modelo 303.

El artículo 69.2 aprieta más en un caso concreto: las operaciones respecto de las cuales no se expidan facturas se anotan en el plazo de siete días a partir del momento de su realización o de la expedición de los documentos, siempre que ese plazo sea menor que el general, que suele serlo. Es una regla de operaciones sin factura, no un plazo de siete días para la facturación ordinaria.

Quien está en el Suministro Inmediato de Información vive en otro calendario. El artículo 62.6 obliga a llevar los libros a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria a quienes tienen un período de liquidación mensual conforme al artículo 71.3, es decir, a quienes superaron los 6.010.121,04 euros de volumen de operaciones el año anterior, a los inscritos en el registro de devolución mensual y a los grupos de entidades, entre otros supuestos. Sus plazos los fija el artículo 69 bis: cuatro días naturales desde la expedición de la factura, ocho si la expide el destinatario o un tercero, y siempre antes del día 16 del mes siguiente al del devengo. Un autónomo normal no está en el SII, y puede optar a entrar por el artículo 68 bis si le conviene.

Los libros del IRPF si estás en estimación directa

Los libros de IVA no son los únicos. El artículo 68 del Reglamento del IRPF impone sus propios libros registro, y cuáles son depende del tipo de actividad y de la modalidad. Quien desarrolla una actividad empresarial que no tenga carácter mercantil conforme al Código de Comercio lleva tres libros, según el artículo 68.3: ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión. Quien desarrolla una actividad empresarial en la modalidad simplificada de estimación directa lleva esos mismos tres libros, por el artículo 68.4. Y quien ejerce una actividad profesional en estimación directa, en cualquiera de sus dos modalidades, lleva cuatro, por el artículo 68.5: ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos, este último exclusivo del profesional.

Cómo se llevan lo desarrolla la Orden HAC/773/2019. Su artículo 2.2 reconoce para el IRPF un asiento resumen diario equivalente al del IVA, con los números inicial y final de las facturas y la base global por tipo, para las facturas en las que no es preceptiva la identificación del destinatario y cuyo devengo cae en el mismo mes natural. Su artículo 3.3 repite para las compras el asiento resumen global de un único proveedor con los límites de 6.000 y 500 euros. El artículo 9.1 exige llevarlos con claridad y exactitud, por orden de fechas, y totalizarlos en todo caso por trimestres y años naturales; el 9.4 obliga a llevar libros independientes por cada actividad.

El plazo también es distinto. El artículo 10.1 de la orden pide que todo esté asentado antes de que finalice el plazo para declarar e ingresar los pagos fraccionados, es decir, el modelo 130; el artículo 11 obliga a rectificar los errores inmediatamente que se adviertan, mediante una anotación que permita determinar, para cada trimestre, la totalidad de los ingresos y los gastos ya corregidos.

Cómo lo resuelve kontora

kontora construye el libro registro de facturas expedidas y el de facturas recibidas con las facturas que emites y los gastos que registras, y aplica el asiento resumen del artículo 63.4 solo donde de verdad cabe: agrupa los tramos correlativos de facturas sin destinatario identificado expedidas en la misma fecha y con el devengo en el mismo mes, y deja el resto anotado una por una. De esos libros salen las casillas del 303 sin que nadie copie un número a mano, y el profesional tiene además su libro de provisiones de fondos y suplidos. Te los puedes descargar en hoja de cálculo o en CSV cuando quieras, también si te das de baja: la exportación completa nunca se bloquea. Presentar la declaración lo presentas tú.

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