Gastos deducibles del autónomo: qué puedes deducir de verdad

Los tres requisitos que Hacienda comprueba siempre

Para que un gasto reduzca tu IRPF y su IVA sea deducible, tienen que cumplirse tres condiciones a la vez. Si falla cualquiera de ellas, la deducción entera se cae, por muy real que sea el gasto.

• Afecto a la actividad. El gasto debe estar vinculado a tu negocio y ser necesario para obtener tus ingresos. El portátil con el que trabajas lo está; la suscripción de streaming que ves en el sofá, no.
• Justificado con factura completa a tu nombre y con tu NIF. Como regla general, el justificante que la ley acepta para deducir es la factura que cumple el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): con tu nombre, tu NIF y el IVA desglosado. Un ticket de caja no lo es.
• Registrado en tus libros. El gasto tiene que estar anotado en tu libro registro de compras y gastos o de facturas recibidas. El propio reglamento del IRPF presume que lo que no figura en tus registros no está afecto a la actividad, así que un gasto sin anotar es un gasto perdido.

A eso se suma la conservación: guarda cada factura al menos durante los cuatro años de prescripción, porque Hacienda puede pedírtela en cualquier comprobación. Qué libros son exactamente y qué debe constar en ellos lo explicamos en el glosario, empezando por el libro registro de IVA.

Ticket o factura: la diferencia que decide la deducción

El ticket del restaurante o de la gasolinera es, en términos legales, una factura simplificada sin los datos del destinatario. Y ahí está el problema: la Ley del IVA solo admite la deducción cuando posees un documento justificativo válido, y ese documento es la factura que cumple todos los requisitos reglamentarios, con tu nombre y tu NIF. Además, nunca puedes deducir más IVA del que aparece consignado de forma expresa y separada: si el ticket no desglosa la cuota, no hay nada que deducir.

La solución es pedir siempre una factura completa, o al menos que añadan al ticket tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA desglosada: el Reglamento de facturación obliga al emisor a hacerlo si se lo pides. Con esos datos, la simplificada «cualificada» ya sirve para deducir.

¿Y el gasto en IRPF? Un ticket sin tus datos no identifica quién pagó, así que defenderlo en una comprobación es cuesta arriba: puede sostenerse acompañado de otras pruebas, como el pago con tu tarjeta y una relación clara con la actividad, pero la AEAT lo rechaza con frecuencia. La regla práctica: sin factura a tu nombre, da el gasto por no deducible.

kontora clasifica cada gasto al registrarlo, distingue ticket de factura y separa el IVA deducible del que no lo es, de modo que el borrador de tu modelo 303 solo arrastra las cuotas que de verdad puedes deducir; presentar sigue siendo cosa tuya.

Los gastos claros: la lista que no genera discusión

Con factura a tu nombre y vínculo evidente con la actividad, estos gastos se deducen sin pelea:

• La cuota de autónomos (RETA). Deducible al 100 %. Es la excepción a la regla de la factura: la Seguridad Social no emite facturas y el adeudo bancario es justificante suficiente.
• Software y herramientas. Programas, suscripciones profesionales, hosting, dominio, equipo informático.
• Asesoría y gestoría. Los honorarios de quien te lleva los impuestos o te asesora legalmente.
• Material. De oficina, consumibles y lo específico de tu oficio.
• Publicidad. Anuncios, web, campañas y todo lo destinado a captar clientes.
• Formación relacionada. Cursos y libros conectados con tu actividad. Un curso de repostería siendo programador, no.
• Seguro de salud. Con regla propia: las primas de enfermedad del autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él, hasta 500 euros por persona y año (1.500 si hay discapacidad), según el artículo 30.2.5.ª de la Ley del IRPF.

Y un colchón automático: si tributas en estimación directa simplificada, a tu rendimiento neto positivo se le resta un 5 % adicional en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un tope de 2.000 euros al año. No exige justificante alguno: lo aplica el propio cálculo del impuesto.

Trabajas desde casa: la regla real de los suministros

Aquí el mito habitual es «deduzco la mitad de la luz». La regla real está en el artículo 30.2.5.ª b) de la Ley del IRPF: si afectas parcialmente tu vivienda habitual a la actividad, puedes deducir los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) en el porcentaje que resulte de aplicar el 30 % a la proporción entre los metros cuadrados destinados a la actividad y la superficie total de la vivienda, salvo que pruebes un porcentaje superior o inferior.

Un ejemplo hace visible lo modesto del resultado: despacho de 20 m² en un piso de 100 m². La proporción afecta es el 20 %, y el 30 % de ese 20 % es un 6 % de cada factura de luz, agua o internet. No la mitad: un 6 %.

Dos condiciones prácticas: declara los metros afectos en tu alta censal (modelo 036 o 037), para que la afectación parcial de la vivienda conste ante Hacienda, y guarda las facturas de los suministros a tu nombre. Los gastos ligados a la titularidad, como el IBI o la comunidad, siguen otra lógica: se deducen según la proporción de vivienda afecta, sin aplicar el 30 % adicional, porque esa parte de la casa sí se considera afecta como tal.

Comidas de trabajo y dietas de manutención: límites reales

Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles, pero con tres requisitos que fija la Ley del IRPF y unos límites diarios que pone su reglamento, todos verificables en el BOE:

• Que se produzcan en el desarrollo de la actividad: la comida de un día de trabajo, no la cena del sábado.
• Que sean en establecimientos de restauración y hostelería: restaurante o cafetería sí; la compra del supermercado, no.
• Que se paguen con medios electrónicos: tarjeta o pago móvil. En efectivo, la deducción se pierde.

Los límites son los mismos que rigen las dietas de los trabajadores (artículo 9 del Reglamento del IRPF): 26,67 euros al día en España y 48,08 euros en el extranjero. Si el desplazamiento incluye pernocta fuera de tu municipio, suben a 53,34 y 91,35 euros respectivamente. Lo que exceda de esos importes no es deducible, aunque tengas factura.

En la práctica, la AEAT valora además la coherencia del gasto: día laborable, lugar relacionado con tu trabajo o tus clientes y una frecuencia razonable. Y ojo con el IVA: la cuota de hostelería solo es deducible si el gasto lo es en el IRPF y tienes factura completa; la de atenciones a clientes no es deducible nunca, y el gasto en sí tiene su propio tope en IRPF, como vemos en los mitos.

El coche: IVA al 50 %, IRPF casi nunca

El vehículo es la zona gris más incomprendida porque IVA e IRPF siguen reglas distintas y hasta opuestas.

En IVA, el artículo 95.Tres de la Ley del IVA presume que los turismos, ciclomotores y motocicletas están afectos a la actividad en un 50 %: puedes deducir la mitad de la cuota de la compra sin necesidad de probar nada, y la misma regla se extiende a combustible, reparaciones, peajes, aparcamiento y recambios. Deducir más del 50 % exige acreditar un grado de utilización superior, y la propia ley aclara que la contabilización del vehículo no basta como prueba. Hay una lista tasada con presunción del 100 %: los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías, el transporte de viajeros, las autoescuelas y los desplazamientos de representantes o agentes comerciales, entre otros.

En IRPF la regla es mucho más dura: el reglamento solo admite la afectación de un turismo si se usa en exclusiva para la actividad. El coche es un bien indivisible, no cabe afectarlo en parte, y la tolerancia de uso privado «en días u horas inhábiles» que rige para otros bienes está expresamente excluida para los turismos. Traducción: si también lo usas el fin de semana, ni la amortización, ni la gasolina, ni el seguro son deducibles en tu IRPF. Las excepciones son los mismos sectores de la lista del IVA, como agentes comerciales o transportistas.

Mitos caros y qué pasa si Hacienda te quita un gasto

Tres mitos que acaban en liquidaciones:

• «Todo lo que pago con la tarjeta del negocio es deducible.» No. La tarjeta es solo un medio de pago: no convierte un gasto personal en un gasto afecto ni sustituye a la factura. Hacienda mira la naturaleza del gasto, no el plástico con el que se pagó.
• «Las comidas con clientes se deducen sin límite.» No. El IVA de las atenciones a clientes no es deducible en ningún caso (artículo 96 de la Ley del IVA). En IRPF, el gasto puede deducirse si demuestras su vínculo con la actividad, y aun justificado tiene tope: el 1 % del importe neto de tu cifra de negocios del año (artículo 15.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, aplicable a los autónomos por remisión del artículo 28 de la Ley del IRPF). Además, es de los que más justificación exigen en una comprobación: con quién, para qué y con factura completa.
• «Si Hacienda no dice nada, el gasto quedó aceptado.» No. Presentar la declaración no valida nada: la Administración dispone de cuatro años para comprobarla.

¿Y si en esa comprobación te quitan un gasto? La AEAT practica una liquidación: devuelves la cuota que dejaste de ingresar más los intereses de demora y, según el caso, se añade una sanción, que depende de si aprecia negligencia u ocultación. Si detectas tú el error antes de que te requieran, presentar una declaración complementaria por iniciativa propia sustituye la sanción por un recargo mucho más suave. La mejor defensa, en cualquier caso, es aburrida: factura completa, gasto coherente con tu actividad y libros al día.

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