Qué recoge la cuenta 640
El PGC define la 640 como las remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa, y pide registrarlas por su importe íntegro, es decir, el bruto. Entran el salario base, los complementos, las horas extra, las pagas extraordinarias y las comisiones de los empleados con contrato laboral.
El trabajador no cobra el bruto, sino el neto. La diferencia son las retenciones que la empresa practica por cuenta del trabajador y que luego ingresa ella: la retención de IRPF, que va a la cuenta 4751, y la cuota de Seguridad Social a cargo del trabajador, que va a la 476. El neto queda en la 465 hasta que se paga, o sale directamente del banco.
La cuota de Seguridad Social que paga la empresa por encima del bruto no es sueldo y tiene su propia cuenta, la 642. Las indemnizaciones por despido van a la 641, y los anticipos que se descuentan en nómina se cancelan contra la 460. Un autónomo sin empleados no tiene nada que anotar aquí; su propia retribución no es un sueldo.
Movimientos de la cuenta 640: cuándo se carga y cuándo se abona
Se carga
- Por el bruto devengado que se paga en el momento, con abono a cuentas del subgrupo 57.
- Por el bruto devengado y no pagado, con abono a la cuenta 465 (remuneraciones pendientes de pago).
- Por la compensación de deudas del trabajador con la empresa, como un anticipo, con abono a las cuentas 254, 460 o 544 según proceda.
- Por las retenciones de IRPF y las cuotas de Seguridad Social a cargo del trabajador, con abono a cuentas del subgrupo 47 (4751 y 476).
Se abona
- Al cierre del ejercicio, por su saldo, con cargo a la cuenta 129.
Ejemplo de asiento con la cuenta 640
Una SL tiene una empleada con un bruto mensual de 2.000 euros. Según su situación personal, la retención de IRPF que toca es de 240 euros, y la cuota de Seguridad Social a cargo de la trabajadora es de 127 euros. La cuota a cargo de la empresa ese mes es de 640 euros. La nómina se paga a principios del mes siguiente.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | 2.000,00 | |
| 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | 640,00 | |
| 4751 | Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 240,00 | |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 767,00 | |
| 465 | Remuneraciones pendientes de pago | 1.633,00 | |
| Totales | 2.640,00 | 2.640,00 | |
La 476 suma la cuota de la trabajadora (127) y la de la empresa (640). Al pagar la nómina, la 465 se cancela contra el banco por 1.633 euros. La 476 se salda cuando la Seguridad Social cobra el recibo de cotizaciones del mes, y los 240 euros de la 4751 se ingresan con el modelo 111 del trimestre.
La cuenta 640 y tus impuestos
Los sueldos son gasto deducible en el modelo 200 y en el modelo 130 del autónomo con empleados, siempre que estén devengados, documentados con nómina y cotizados. Las retenciones practicadas se declaran trimestralmente en el modelo 111 y en el resumen anual del modelo 190.
Los porcentajes de retención dependen de la situación de cada trabajador y no son fijos; la guía del modelo 111 casilla a casilla explica cómo trasladarlas. Si cobras como administrador de tu SL, el tratamiento cambia: la guía de retribución del administrador lo explica.
Errores frecuentes
- Anotar en la 640 el neto que llega al trabajador en lugar del bruto de la nómina.
- Sumar a la 640 la cuota de Seguridad Social de la empresa, que va a la 642.
- Olvidar la retención de IRPF en la 4751 y descubrirlo al preparar el modelo 111.
- Registrar la nómina en el mes en que se paga en lugar del mes en que se devenga.
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Guías donde aparece
- Modelos 111 y 115: las retenciones, explicadas
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se contabiliza una nómina?
Se carga la 640 por el bruto y la 642 por la Seguridad Social de la empresa. Se abonan la 4751 por la retención de IRPF, la 476 por las cuotas del trabajador y de la empresa, y la 465 por el neto a pagar.
¿La cuenta 640 recoge el sueldo bruto o el neto?
El bruto. El PGC pide registrar el importe íntegro devengado; las retenciones y el neto se reparten en el haber del asiento.
¿La retribución del administrador de la SL va a la 640?
Depende de cómo se retribuya. Si cobra por su cargo de administrador según los estatutos, muchas empresas usan una subcuenta propia del subgrupo 64; conviene revisar el caso con la guía de retribución del administrador.
¿Las pagas extra van a la 640?
Sí. Forman parte de las remuneraciones del trabajador y se registran en la 640 cuando se devengan, aunque se paguen en otro mes.
Cómo lo lleva kontora
En kontora cada factura, gasto o movimiento del banco se anota como un asiento de doble partida en las cuentas del Plan General de Contabilidad, y los borradores de los modelos de la AEAT (303, 130, 111, 115, 200) se calculan a partir de esos asientos, casilla a casilla y con el porqué de cada cifra. El 303, el 130, el 111 y el 115 los presentas desde la propia app con tu certificado digital, con el justificante archivado; el 200 lo tienes preparado en pantalla y lo presentas en la sede. kontora te da el borrador y la contabilidad que lo respalda.
Fuente: Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007 (cuarta y quinta parte), texto consolidado en el BOE. Contenido divulgativo; para tu caso concreto, consulta a un profesional.
¿Prefieres que esto se calcule solo?
kontora genera tus modelos casilla a casilla, te dice cuánto apartar y te avisa antes de cada plazo.