Qué recoge la cuenta 641
El PGC define la 641 como las cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio, e incluye de forma expresa las indemnizaciones por despido y las jubilaciones anticipadas. También encajan las que se pagan por traslado o por fin de un contrato temporal cuando la ley o el convenio las prevén.
Cuando una pequeña empresa despide a un trabajador, el documento de liquidación suele mezclar dos cosas distintas. El finiquito recoge lo que se le debe por haber trabajado: días del último mes, la parte de pagas extra y las vacaciones no disfrutadas. Eso es sueldo y va a la 640. La indemnización compensa la pérdida del empleo y va a la 641.
Las cantidades que se entregan para pagar gastos del trabajador en un viaje no son indemnizaciones en este sentido: son dietas o gastos de viaje y siguen sus propias reglas.
Movimientos de la cuenta 641: cuándo se carga y cuándo se abona
Se carga
- Por el importe de la indemnización, con abono a una cuenta del subgrupo 57 si se paga en el momento.
- Con abono a la cuenta 465 u otra del subgrupo 46 si queda pendiente de pago, o a cuentas del subgrupo 47 por la retención de IRPF que corresponda a la parte no exenta.
- Con abono a cuentas del subgrupo 14 cuando se aplica una provisión dotada antes para ese despido.
Se abona
- Al cierre del ejercicio, por su saldo, con cargo a la cuenta 129.
Ejemplo de asiento con la cuenta 641
Una SL de hostelería despide a un camarero por causas objetivas y le reconoce una indemnización de 4.800 euros, calculada con la escala legal, que está exenta de IRPF por no superar el límite. Se la paga por transferencia el mismo día, junto con el finiquito, que se registra aparte en la 640.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 641 | Indemnizaciones | 4.800,00 | |
| 572 | Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 4.800,00 | |
| Totales | 4.800,00 | 4.800,00 | |
Si una parte de la indemnización superara el importe exento, esa parte llevaría retención y el asiento tendría una línea de abono a la 4751. La indemnización exenta se informa igualmente en el modelo 190 del año.
La cuenta 641 y tus impuestos
Para la empresa, la indemnización por despido es gasto deducible, también la pactada por encima de la legal dentro del límite que fija la ley del impuesto, en el modelo 200 y en el modelo 130 del empresario autónomo. Para el trabajador, la ley del IRPF declara exenta la indemnización por despido hasta el importe obligatorio y con un tope; lo que excede tributa y lleva retención en el modelo 111.
Las indemnizaciones pactadas por encima de lo legal tienen un tratamiento distinto para el trabajador, así que conviene documentar bien el cálculo en la carta de despido o en el acuerdo.
Errores frecuentes
- Registrar en la 641 las vacaciones no disfrutadas o la parte de pagas extra, que son salario del finiquito.
- Aplicar la exención total a una indemnización pactada por encima de la legal sin practicar la retención que toca.
- Olvidar incluir la indemnización exenta en el modelo 190.
Cuentas relacionadas
Guías donde aparece
- Modelos 111 y 115: las retenciones, explicadas
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Preguntas frecuentes
¿El finiquito va a la cuenta 641?
No. El finiquito recoge salario pendiente, vacaciones y pagas extra, y va a la 640. Solo la indemnización por despido va a la 641.
¿La indemnización por despido lleva retención?
La parte exenta según la ley del IRPF no lleva retención. Lo que exceda de ese límite tributa y la empresa debe retener e ingresar la retención en el modelo 111.
¿La indemnización por despido es deducible para la empresa?
Sí; también la pactada por encima de la legal, dentro del límite que fija la ley del impuesto. Conviene que esté documentada en la carta de despido o en el acuerdo.
Cómo lo lleva kontora
En kontora cada factura, gasto o movimiento del banco se anota como un asiento de doble partida en las cuentas del Plan General de Contabilidad, y los borradores de los modelos de la AEAT (303, 130, 111, 115, 200) se calculan a partir de esos asientos, casilla a casilla y con el porqué de cada cifra. El 303, el 130, el 111 y el 115 los presentas desde la propia app con tu certificado digital, con el justificante archivado; el 200 lo tienes preparado en pantalla y lo presentas en la sede. kontora te da el borrador y la contabilidad que lo respalda.
Fuente: Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007 (cuarta y quinta parte), texto consolidado en el BOE. Contenido divulgativo; para tu caso concreto, consulta a un profesional.
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