Qué recoge la cuenta 642
El PGC define la 642 como las cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las prestaciones que estos realizan. Es el coste que la empresa añade al sueldo bruto: contingencias comunes, desempleo, formación profesional, fondo de garantía salarial, accidentes de trabajo y el resto de conceptos que aparecen en el bloque de aportación empresarial de la nómina.
Conviene separar bien las dos cuotas. La que se descuenta al trabajador forma parte de su bruto y se registra dentro del asiento de la 640. La que paga la empresa por encima va a la 642. Las dos acaban en la misma deuda, la 476, que se paga con el recibo mensual de cotizaciones.
Para el autónomo persona física, la cuota de autónomos del RETA no es Seguridad Social de un trabajador, pero en la práctica muchos la registran en la 642 con una subcuenta propia para identificarla, o en otra cuenta del subgrupo 64. Lo que nunca es: un tributo de la 631. Si la SL paga la cuota del administrador, el tratamiento es distinto y depende de cómo se retribuya.
Movimientos de la cuenta 642: cuándo se carga y cuándo se abona
Se carga
- Por las cuotas a cargo de la empresa devengadas en el mes, con abono a la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores).
Se abona
- Al cierre del ejercicio, por su saldo, con cargo a la cuenta 129.
Ejemplo de asiento con la cuenta 642
Una pequeña SL de reparto tiene dos empleados. En la liquidación de cotizaciones de mayo, la aportación empresarial por ambos suma 1.180 euros. Las cuotas descontadas a los trabajadores, 235 euros, ya se registraron en el asiento de sus nóminas.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | 1.180,00 | |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 1.180,00 | |
| Totales | 1.180,00 | 1.180,00 | |
En la 476 quedan 1.415 euros: los 1.180 de la empresa y los 235 de los trabajadores. Cuando la Seguridad Social cobra el recibo mensual, se registra la 476 contra la 572 por esos 1.415 euros y la deuda queda a cero.
La cuenta 642 y tus impuestos
Las cotizaciones de la empresa son gasto deducible en el modelo 200 y en el modelo 130 del autónomo con empleados. La cuota de autónomos del propio titular también es deducible en su rendimiento de la actividad, con su propia casilla en la declaración de la renta.
Si la cuota se paga con retraso, el recargo de la Seguridad Social no es una cotización: llévalo a otra cuenta. Las tablas de tramos de la cuota de autónomos están en la guía de la cuota de autónomos.
Errores frecuentes
- Sumar en la 642 la cuota que se descuenta al trabajador, que forma parte del bruto de la 640.
- Registrar la cuota de autónomos en la 631 como si fuera un impuesto.
- Anotar el gasto en el mes en que se paga el recibo en lugar del mes en que se devenga la cotización.
- Mezclar con las cuotas los recargos por pagar tarde, que no son cotización.
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Preguntas frecuentes
¿Qué va en la cuenta 642?
Las cuotas de Seguridad Social que paga la empresa por sus trabajadores, por encima de su sueldo bruto. Se cargan cada mes con abono a la 476.
¿La cuota de autónomos va a la 642?
Es una práctica habitual registrarla en la 642 con una subcuenta propia, o en otra cuenta del subgrupo 64. Lo importante es no llevarla a la 631, porque no es un tributo.
¿La cuota del trabajador también va a la 642?
No. La cuota a cargo del trabajador forma parte de su sueldo bruto, que va a la 640, y se descuenta en la nómina con abono a la 476.
¿Cuándo se paga la deuda de la 476?
Con el recibo mensual de cotizaciones, que la Seguridad Social cobra por domiciliación. Al pagarlo se carga la 476 contra el banco.
Cómo lo lleva kontora
En kontora cada factura, gasto o movimiento del banco se anota como un asiento de doble partida en las cuentas del Plan General de Contabilidad, y los borradores de los modelos de la AEAT (303, 130, 111, 115, 200) se calculan a partir de esos asientos, casilla a casilla y con el porqué de cada cifra. El 303, el 130, el 111 y el 115 los presentas desde la propia app con tu certificado digital, con el justificante archivado; el 200 lo tienes preparado en pantalla y lo presentas en la sede. kontora te da el borrador y la contabilidad que lo respalda.
Fuente: Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007 (cuarta y quinta parte), texto consolidado en el BOE. Contenido divulgativo; para tu caso concreto, consulta a un profesional.
¿Prefieres que esto se calcule solo?
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