Verifactu y Excel: qué pasa con tus facturas en Excel y tu plantilla de Word

Verifactu y Excel: lo que dice la norma y lo que aclara la AEAT

Verifactu no regula ficheros, regula sistemas informáticos de facturación. El artículo 1.2 del RD 1007/2023 los define como el conjunto de hardware y software usado para expedir facturas que hace tres cosas: admitir la entrada de datos de facturación, conservarlos (también sacándolos en papel o enviándolos a otro sistema) y procesarlos para producir otros resultados derivados.

La AEAT aterriza esa definición en una pregunta frecuente sobre hojas de cálculo y procesadores de texto. Según ella, el reglamento no te afecta si usas Excel, Numbers, Word o Pages exclusivamente para:

• introducir los datos de la factura;
• expedirla e imprimirla;
• conservar la información.

En cambio, la hoja sí es un sistema informático de facturación si además procesa esa información para generar directamente tus libros registro de IVA o de IRPF, tu contabilidad o cualquier otro resultado que uses para cumplir con Hacienda. El ejemplo de la propia AEAT: un listado de facturas con sumas no te convierte en sistema; una macro que construye el libro registro de facturas expedidas, sí. La AEAT añade que podrá comprobar si tu hoja cumple los criterios de un sistema «en función de las capacidades y herramientas que utilicen».

Ojo, porque aquí hay mucha confusión. Una plantilla que solo rellenas e imprimes queda fuera igual que un talonario a mano: no cumple Verifactu, simplemente no está dentro. Lo que no existe es un Excel «adaptado a Verifactu». El contexto general lo tienes en qué es Verifactu.

Por qué una hoja de cálculo no puede ser un sistema Verifactu

Si tu hoja entra en la definición, tiene que cumplir el artículo 8 del reglamento. Y ahí es donde cualquier hoja de cálculo se queda fuera, por diseño:

Hay un detalle más que poca gente conoce. Si programas tú mismo esa hoja con macros, la AEAT considera que tú eres el productor y que te toca firmar la declaración responsable del artículo 13, como explica en sus preguntas frecuentes sobre la declaración responsable. Firmar que una hoja editable garantiza la inalterabilidad sería, sencillamente, falso. Y tener desde tu fecha un sistema no conforme con capacidad de facturar es la conducta que castiga con 50.000 € por ejercicio el artículo 201 bis, apartados 2 y 4, de la Ley General Tributaria (todo el detalle en sanciones de Verifactu).

Plantilla de factura en Word o Excel con Verifactu: cuándo sigue valiendo

Si quieres seguir con tu plantilla de factura en Word o Excel después de tu fecha, estas son las condiciones que se deducen del criterio de la AEAT:

• La plantilla solo sirve para escribir, imprimir o pasar a PDF y archivar. Puedes tener un listado aparte con sumas para tu control.
• Nada se procesa solo. Sin macros que generen el libro registro, sin fórmulas que vuelquen los datos a tu contabilidad, sin automatismos que preparen tus modelos.
• Toda tu facturación va por la misma vía. Si alguna factura sale de un programa, entra en juego la regla de la siguiente sección.
• La factura sigue cumpliendo el Reglamento de facturación de siempre: número correlativo dentro de su serie, fecha, datos de las partes, base, tipo y cuota. Lo tienes punto por punto en qué debe llevar tu primera factura.

Lo que pierdes con la plantilla es todo lo que hace un programa: el QR que tu cliente puede cotejar, la numeración sin huecos garantizada y el volcado a tus libros registro, que tendrás que llevar por otro lado, a mano o con tu gestor. La plantilla no es ilegal, pero tampoco te ahorra trabajo.

La trampa de imprimir desde Excel y luego anotarlo en el programa

Es el error más fácil de cometer en 2027, y tiene dos versiones.

Primera: tienes programa, pero «esa factura la hago en Excel porque es más rápido». La AEAT es tajante en sus preguntas frecuentes de ámbito: con carácter general no pueden convivir facturas emitidas con un sistema informático y facturas hechas por otra vía; si usas un sistema que produce facturas, toda tu facturación debe ser informática. El reglamento se aplica «aunque solo los usen para una parte de su actividad» (art. 3.1). La única excepción que cita la AEAT son las facturas electrónicas a administraciones públicas emitidas con MiFacturae y FACe por quien no usa ningún sistema de facturación.

Segunda: haces la factura en Excel, se la mandas al cliente y después la tecleas en el programa «para que quede registrada». No arregla nada. El registro debe nacer de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición (art. 9), y la factura ya estaba expedida. Si el programa vuelve a emitirla, tendrás dos documentos para una misma operación: el que tiene tu cliente, sin QR, y otro con QR que tu cliente nunca recibió. Una factura no se arregla emitiéndola dos veces; si hay errores, se corrige con una factura rectificativa.

Distinto es contabilizar. Si emites tus facturas a mano o con una plantilla y se las pasas a tu gestor para que las apunte en su programa de contabilidad, la AEAT dice que el reglamento no te afecta: anotar una factura ya emitida no es expedirla. Lo que no puedes es que tu gestor las emita por ti con su programa y tú sigas pensando que facturas a mano; en ese caso el sistema es el suyo, y la responsabilidad sigue siendo tuya.

Tus facturas antiguas en Excel: no hay que rehacerlas

Verifactu no tiene efecto retroactivo. La disposición final cuarta del reglamento, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025, fija desde cuándo debes tener el sistema operativo: antes del 1 de enero de 2027 si eres sociedad y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Las facturas emitidas antes con Excel o Word son válidas y no hay que reemitirlas, pasarlas a un programa ni ponerles QR.

Lo que sí tienes que hacer con ellas:

• Conservarlas cuatro años a efectos fiscales (lo tienes en qué es Verifactu); si eres sociedad, comprueba también el plazo mercantil, en PDF o en papel, con su numeración intacta.
• No renumerar ni «limpiar» el histórico. Empieza una serie nueva en el programa y deja la antigua cerrada en su último número.
• Desactivar la hoja si tenía macros. Si tu Excel generaba libros o contabilidad, era un sistema de facturación. Aplicando el mismo criterio que la AEAT da para los programas antiguos, conserva las facturas, pero quita las macros o deja la hoja de solo lectura para que no pueda emitir nada más desde tu fecha. Los detalles sobre el programa viejo están en la guía del aplazamiento.

Las dos alternativas: la app gratuita de la AEAT o un programa con declaración responsable

Si quieres dejar la plantilla, tienes dos caminos que cumplen por diseño, los dos previstos en el artículo 7 del reglamento:

• La aplicación gratuita de la AEAT. Factura en tu nombre con registros encadenados y QR, sin coste. Sus límites (cada factura necesita un destinatario identificado, así que no sirve para tickets, y solo se gestiona dentro de la propia app) los tienes en cuándo te basta la app gratuita de la AEAT.
• Un programa con declaración responsable. Antes de pagar, pide el documento que exige el artículo 13: debe constar por escrito y de modo visible en el propio programa, en cada versión. No existe el «certificado de la AEAT». Si además quieres que el programa lleve tus libros o tus modelos, compáralo con la guía para elegir programa.

Lo que no te sirve es una tercera vía a medio camino, como plantillas «con QR» o complementos para hojas de cálculo que prometen cumplir. Si alguien te los ofrece, pídele la declaración responsable y comprueba que identifica el sistema y la versión que vas a usar.

Si facturas dos veces al año

El reglamento no tiene mínimo: no exime por facturar poco. Pero tampoco te obliga a informatizarte. Si emites un par de facturas al año (un autónomo con una actividad residual o alguien que cobra una colaboración puntual), tienes tres opciones legales:

1. A mano o con talonario. Fuera del reglamento, según la AEAT.
2. Con tu plantilla de Word o Excel, siempre que solo la rellenes, imprimas y guardes, como en la sección anterior.
3. Con la app gratuita de la AEAT, si tienes certificado digital o Cl@ve y tus clientes están identificados. Es la opción que la propia AEAT propone a quien hoy factura a mano.

Elijas la que elijas, quédate con una sola. Lo que te mete en problemas no es facturar poco, es mezclar: dos facturas en Word y una tercera con la app o un programa de prueba. Desde ese momento usas un sistema informático y, según el criterio de la AEAT, toda tu facturación debe pasar por él.

Qué hacer en 2026 para no llegar tarde

• Ahora: abre tu hoja y responde con honestidad a una pregunta: ¿genera algo más que la factura (libros, totales para el 303, contabilidad)? Si la respuesta es sí, es un sistema de facturación y tienes que sustituirla.
• Antes de fin de 2026: elige entre la app de la AEAT o un programa y pide la declaración responsable. Si tienes una SL, este es tu límite: la última factura con la hoja de macros es la del 31 de diciembre de 2026.
• Primer semestre de 2027: si eres autónomo, factura ya en real con el sistema nuevo y cierra la serie antigua a más tardar el 30 de junio de 2027.
• Siempre: conserva las facturas antiguas y no mezcles vías.

La lista completa por trimestres está en el aplazamiento de Verifactu y los plazos de tus modelos, en el calendario fiscal 2026-2027.

Preguntas frecuentes

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