Verifactu и Excel: что будет со счетами в Excel и шаблоном в Word

Verifactu и Excel: что говорит норма и что разъясняет AEAT

Verifactu, испанская система верифицируемого выставления счетов по Королевскому декрету 1007/2023, регулирует не файлы, а информационные системы выставления счетов. Статья 1.2 RD 1007/2023 определяет их как совокупность оборудования и программного обеспечения, используемых для выставления счетов, которая делает три вещи: принимает ввод данных о счетах, хранит их (в том числе выводя на бумагу или передавая в другую систему) и обрабатывает их, получая другие производные результаты.

AEAT конкретизирует это определение в часто задаваемом вопросе о таблицах и текстовых процессорах. По ее мнению, регламент вас не касается, если вы используете Excel, Numbers, Word или Pages исключительно для того, чтобы:

• вводить данные счета;
• выставлять и печатать его;
• хранить информацию.

Если же таблица, помимо этого, обрабатывает данные, чтобы напрямую формировать ваши книги учета по IVA (НДС) или по IRPF (подоходному налогу), вашу бухгалтерию или любой другой результат, который вы используете для отчетности перед налоговой, то она является информационной системой выставления счетов. Пример самой AEAT: перечень счетов с суммами не делает вас системой; макрос, который строит книгу выставленных счетов, делает. AEAT добавляет, что сможет проверить, отвечает ли ваша таблица критериям системы «в зависимости от возможностей и инструментов, которые они используют».

Будьте внимательны, здесь много путаницы. Шаблон, который вы только заполняете и печатаете, остается за рамками так же, как бумажная книга счетов: он не соответствует Verifactu, он просто не подпадает под него. Чего не существует, так это Excel, «адаптированного к Verifactu». Общий контекст есть в руководстве что такое Verifactu.

Почему таблица не может быть системой Verifactu

Если ваша таблица подпадает под определение, она должна соответствовать статье 8 регламента. И именно здесь любая таблица не дотягивает, по самому своему устройству:

Есть еще одна деталь, которую знают немногие. Если вы сами программируете такую таблицу с макросами, AEAT считает, что производитель это вы и что вам нужно подписать declaración responsable (ответственное заявление производителя о соответствии) по статье 13, как она объясняет в своих часто задаваемых вопросах о declaración responsable. Подписать, что редактируемая таблица гарантирует неизменность, было бы просто ложью. А наличие с вашей даты несоответствующей системы, способной выставлять счета, это поведение, за которое статья 201 bis, пункты 2 и 4, Ley General Tributaria (Общего налогового закона) предусматривает штраф 50 000 евро за отчетный год (подробности в руководстве санкции Verifactu).

Шаблон счета в Word или Excel при Verifactu: когда он еще годится

Если вы хотите и после своей даты пользоваться шаблоном счета в Word или Excel, из позиции AEAT вытекают такие условия:

• Шаблон служит только для того, чтобы вписать данные, распечатать или сохранить в PDF и архивировать. Отдельный перечень с суммами для собственного контроля вести можно.
• Ничто не обрабатывается автоматически. Никаких макросов, формирующих книгу учета, формул, выгружающих данные в бухгалтерию, автоматизмов, готовящих ваши декларации.
• Все ваши счета выставляются одним путем. Если хоть один счет выходит из программы, действует правило из следующего раздела.
• Счет по-прежнему соответствует обычному Регламенту по выставлению счетов: порядковый номер в рамках серии, дата, данные сторон, налоговая база, ставка и сумма налога. Все пункты есть в руководстве что должен содержать ваш первый счет.

Что вы теряете с шаблоном, так это все, что делает программа: QR, который клиент может проверить, гарантированную нумерацию без пропусков и перенос в ваши книги учета, которые придется вести отдельно, вручную или вместе с вашим gestor (бухгалтером-консультантом). Шаблон не противозаконен, но и работы не экономит.

Ловушка: напечатать из Excel, а потом занести в программу

Это самая легкая ошибка в 2027 году, и у нее две версии.

Первая: программа у вас есть, но «этот счет я делаю в Excel, так быстрее». AEAT категорична в своих часто задаваемых вопросах о сфере применения: как правило, счета, выставленные информационной системой, и счета, сделанные иным путем, сосуществовать не могут; если вы используете систему, выпускающую счета, все ваше выставление счетов должно быть информационным. Регламент применяется, «даже если они используют их лишь для части своей деятельности» (ст. 3.1). Единственное исключение, которое называет AEAT, это электронные счета публичным администрациям, выставленные через MiFacturae и FACe теми, кто вообще не использует систему выставления счетов.

Вторая: вы делаете счет в Excel, отправляете клиенту, а потом набираете его в программе, «чтобы он был зарегистрирован». Это ничего не исправляет. Запись должна возникнуть одновременно с выставлением или непосредственно перед ним (ст. 9), а счет уже был выставлен. Если программа выставит его снова, у вас будет два документа на одну операцию: тот, что у клиента, без QR, и другой с QR, которого клиент никогда не получал. Счет не исправляется повторным выставлением; ошибки исправляют factura rectificativa (корректирующим счетом).

Совсем другое дело учет. Если вы выставляете счета вручную или по шаблону и передаете их своему gestor, чтобы он занес их в свою бухгалтерскую программу, AEAT говорит, что регламент вас не касается: внести уже выставленный счет в учет не значит выставить его. Нельзя, чтобы gestor выставлял их за вас своей программой, а вы продолжали думать, что выставляете счета вручную; в таком случае система его, а ответственность остается вашей.

Ваши старые счета в Excel: переделывать их не нужно

У Verifactu нет обратной силы. Четвертое заключительное положение регламента в редакции Королевского декрета-закона 15/2025 устанавливает, с какого момента система должна работать: до 1 января 2027 года, если вы общество, и до 1 июля 2027 года, если вы autónomo. Счета, выставленные ранее в Excel или Word, действительны, и их не нужно выставлять заново, переносить в программу или снабжать QR.

Что с ними все же нужно делать:

• Хранить четыре года для налоговых целей (это есть в руководстве что такое Verifactu); если вы общество, проверьте также срок по торговому праву, в PDF или на бумаге, с нетронутой нумерацией.
• Не перенумеровывать и не «чистить» архив. Начните в программе новую серию, а старую оставьте закрытой на последнем номере.
• Отключить таблицу, если в ней были макросы. Если ваш Excel формировал книги или бухгалтерию, он был системой выставления счетов. Применяя тот же критерий, который AEAT дает для старых программ, сохраните счета, но уберите макросы или сделайте таблицу доступной только для чтения, чтобы с вашей даты она больше ничего не могла выставлять. Подробности о старой программе есть в руководстве об отсрочке.

Две альтернативы: бесплатное приложение AEAT или программа с declaración responsable

Если вы хотите отказаться от шаблона, есть два пути, которые соответствуют по замыслу и оба предусмотрены статьей 7 регламента:

• Бесплатное приложение AEAT. Оно выставляет счета от вашего имени, со связанными записями и QR, без затрат. Его ограничения (каждому счету нужен идентифицированный получатель, поэтому для чеков оно не подходит, и управлять можно только внутри самого приложения) описаны в руководстве когда вам хватит бесплатного приложения AEAT.
• Программа с declaración responsable. Прежде чем платить, попросите документ, которого требует статья 13: он должен быть оформлен письменно и находиться на видном месте в самой программе, для каждой версии. «Сертификата AEAT» не существует. Если вы хотите, чтобы программа вела еще и ваши книги или декларации, сравните ее с руководством по выбору программы.

Вам не подойдет третий путь вполовину, например шаблоны «с QR» или надстройки для таблиц, обещающие соответствие. Если вам их предлагают, попросите declaración responsable и проверьте, что в ней указаны система и версия, которой вы будете пользоваться.

Если вы выставляете счета два раза в год

У регламента нет минимума: за малое число счетов от него не освобождают. Но и информатизироваться он вас не заставляет. Если вы выставляете пару счетов в год (autónomo с остаточной деятельностью или тот, кто получает оплату за разовое сотрудничество), у вас три законных варианта:

1. Вручную или по бумажной книге счетов. Вне регламента, по мнению AEAT.
2. По шаблону Word или Excel, если вы его только заполняете, печатаете и храните, как в предыдущем разделе.
3. Через бесплатное приложение AEAT, если у вас есть цифровой сертификат или Cl@ve (государственная система электронной идентификации) и ваши клиенты идентифицированы. Именно этот вариант сама AEAT предлагает тем, кто сегодня выставляет счета вручную.

Какой бы вы ни выбрали, оставайтесь на одном. Проблемы создает не малое число счетов, а смешивание: два счета в Word и третий через приложение или пробную программу. С этого момента вы пользуетесь информационной системой, и по позиции AEAT все ваше выставление счетов должно идти через нее.

Что сделать в 2026 году, чтобы не опоздать

• Сейчас: откройте свою таблицу и честно ответьте на один вопрос: формирует ли она что-то помимо счета (книги, суммы для modelo 303, квартальной декларации по IVA, бухгалтерию)? Если да, это система выставления счетов, и ее нужно заменить.
• До конца 2026 года: выберите между приложением AEAT и программой и запросите declaración responsable. Если у вас SL, это ваш предел: последний счет из таблицы с макросами это счет от 31 декабря 2026 года.
• Первое полугодие 2027 года: если вы autónomo, выставляйте счета по-настоящему в новой системе и закройте старую серию не позднее 30 июня 2027 года.
• Всегда: храните старые счета и не смешивайте пути.

Полный список по кварталам есть в материале об отсрочке Verifactu, а сроки ваших деклараций в налоговом календаре 2026-2027.

Часто задаваемые вопросы

Читайте также