Книги учета autónomo, одна за другой

Бухгалтерия и книги учета это разные обязанности

Их легко перепутать, потому что обе рождаются из одних и тех же счетов, но это разные обязанности, с разной нормой и разным охватом. Полноценную бухгалтерию по Торговому кодексу требует только статья 68.2 Регламента об IRPF и только от того, кто ведет предпринимательскую деятельность с расчетом дохода по обычной форме метода прямой оценки. Книги учета по IVA, о которых идет речь здесь, ведет любой autónomo с деятельностью, облагаемой этим налогом, независимо от того, есть ли у него та бухгалтерская обязанность: они рождаются из Регламента об IVA, а не из выбранного режима учета.

Статья 68.10 Регламента об IRPF закрывает вопрос с другой стороны: налогоплательщики, отличные от указанных в пункте 2, обязаны вести книги учета даже тогда, когда добровольно ведут бухгалтерию по Торговому кодексу. Решение вести полноценный учет по собственному желанию, по совету банка или ради заявки на финансирование не освобождает от книг учета.

Хорошая новость в том, что дважды вводить одно и то же не нужно. Статья 62.3 Регламента об IVA разрешает использовать для целей этого налога книги и регистры, в том числе электронные, которые уже ведутся по другим налоговым или бухгалтерским обязанностям, при условии что они отвечают требованиям самого регламента, а статья 12 Приказа HAC/773/2019 говорит зеркальное про книги по IRPF. Одна система может обслуживать обе обязанности сразу; чего она не может, так это упустить поле, которого требует хотя бы одна из них.

Четыре книги учета по IVA

Статья 62.1 Регламента об IVA устанавливает как общее правило четыре книги учета: выставленных счетов, полученных счетов, инвестиционных товаров и отдельных операций внутри ЕС. Первые две ведет практически любой действующий autónomo; две другие наполняются только тогда, когда деятельность порождает конкретные факты, которые их запускают, и к ним мы вернемся ниже.

Статья 62.2 выводит из этой общей обязанности три специальных режима, с оговорками, установленными их собственными нормами: упрощенный режим, режим сельского хозяйства, животноводства и рыболовства и режим надбавки эквивалентности. Вне обязанности остаются также разовые поставки новых транспортных средств лицами, указанными в статье 5.uno.e) закона об IVA. За пределами этих прямо названных случаев обязанность не зависит ни от размера бизнеса, ни от объема операций: autónomo с маленьким оборотом ведет ровно те же книги, что и autónomo с большим.

Есть практическое правило, о котором почти никто не знает и которое важно тем, у кого магазин и мастерская или две точки: статья 62.4 разрешает владельцу нескольких заведений вести книги в каждом из них, записывая отдельно операции, совершенные из каждой точки, при условии что сводные записи всех точек переносятся в общие книги учета, которые ведутся по налоговому домицилю. Чего не существует, так это возможности не консолидировать: по налоговому домицилю книги всегда полные.

Есть и малоизвестная дверь: статья 62.5 разрешает Департаменту налогового управления налогового агентства, после проверок, которые он сочтет нужными, разрешить замену этих книг другими системами регистрации или допустить сводные записи на условиях, отличных от условий статьи 63.4, когда коммерческая или административная практика сектора либо технические условия выставления счетов затрудняют указание этих сведений. Такие разрешения могут быть отозваны в любой момент, и это не право, которым пользуются по собственной инициативе.

Что содержит каждая запись книги выставленных счетов

Статья 63.1 обязывает вести и хранить книгу учета выставленных счетов, записывая в нее, с надлежащим разделением, все такие документы. Статья 63.3 описывает содержание каждой записи: счета вносятся по одному, с указанием номера и, при наличии, серии; даты выставления; даты совершения операций, если она отличается от предыдущей; имени и фамилий, фирменного или полного наименования и налогового номера получателя; налоговой базы, определенной по статьям 78 и 79 закона об IVA; при наличии, примененной ставки, с возможностью добавить формулировку «IVA incluido»; суммы налога; и того, идет ли операция по специальному режиму кассового метода.

Начиная с первого выставленного счета каждый документ записывается с этими данными. Безупречно оформленный счет не заменяет запись: это две разные вещи, документ, который получает клиент, и запись, которая его регистрирует, а обязанность статьи 63 лежит именно на второй.

Статья 63.6 добавляет правило, о котором часто забывают: корректировочные счета, о которых говорит статья 15 Регламента о выставлении счетов, записываются отдельно, с указанием номера, даты выставления, идентификации поставщика, налоговой базы, ставки и суммы налога. Отдельно означает собственной записью, а не правкой вручную записи исходного счета, которая должна и дальше показывать то, что было выставлено в свой день.

Сводная запись: когда можно объединить чеки за день

Статья 63.4 разрешает заменить индивидуальную запись сводными записями, в которых указываются дата выставления счетов, общая налоговая база по каждой ставке, сами ставки, общая сумма налога по счетам с последовательной нумерацией, выставленным в одну и ту же дату, и начальный и конечный номера этих счетов. Чтобы так сделать, одновременно должны выполняться два требования: чтобы в выставленных счетах не было обязательным указывать получателя по Регламенту о выставлении счетов, и чтобы момент возникновения налогового обязательства по задокументированным операциям пришелся на один и тот же календарный месяц.

Стоит медленно прочитать, что именно объединяет запись и на что влияет месяц. Запись объединяет счета с последовательной нумерацией, выставленные в одну и ту же дату: на практике это сводка за день. Один и тот же календарный месяц это требование, которое относится к моменту возникновения налогового обязательства по этим операциям. Поэтому не существует ни квартальной сводной записи, ни такой, которая проглатывает целый месяц разом, и поэтому начальный и конечный номера должны быть настоящим последовательным отрезком, без пропусков, закрытых на глаз.

Именно это нужно интернет-магазину, бару или торговой точке, которая выдает десятки упрощенных счетов в день. Полный счет, выставленный в тот же день клиенту-компании с ее налоговым номером, в сводную запись не попадает и записывается индивидуально: в нем указание получателя было обязательным, значит, первое из двух требований не выполнено. Заканчивается статья 63.4 правилом, полезным при продаже товаров по разным ставкам: одинаково допустима запись одного и того же счета несколькими последовательными записями, когда он включает операции, облагаемые по разным ставкам.

Книга полученных счетов и порядок поступления

Статья 64.1 обязывает нумеровать последовательно все счета, бухгалтерские подтверждения и таможенные документы по приобретенным или ввезенным товарам и полученным услугам в рамках деятельности; такая нумерация может идти отдельными сериями, когда для этого есть объективные причины. Статья 64.4 требует записывать их по одной, указывая номер поступления, дату выставления, дату совершения операций, если она отличается и указана в документе, имя и налоговый номер лица, обязанного выставить счет, налоговую базу и, при наличии, ставку и сумму налога. Номер поступления ваш, а не поставщика: это порядок, в котором счета доходят до вашего бизнеса.

Статья 69.3 решает, в какой момент каждый из них попадает в книгу: полученные счета записываются в том порядке, в котором они поступают, и внутри того налогового периода, в котором подлежит вычету соответствующая сумма. Решает не дата, напечатанная поставщиком, а фактическое получение и период, в котором этот входящий налог подлежит вычету, а именно это потом обосновывает каждую позицию вычитаемых расходов.

У полученных счетов есть и своя сводная запись, отличная от записи по выставленным и с количественными пределами, которых у той нет. Статья 64.5 разрешает общую сводную запись по счетам, полученным в одну и ту же дату, с начальным и конечным номерами, присвоенными получателем, общей суммой налоговой базы по каждой ставке и общей суммой налога, при условии что счета происходят от одного поставщика, что совокупная сумма операций без IVA не превышает 6 000 евро и что ни один из объединенных счетов не превышает 500 евро без IVA.

Инвестиционные товары и операции внутри ЕС

Книгу учета инвестиционных товаров ведут не все. Статья 65.1 требует ее от налогоплательщиков, которые обязаны делать корректировку вычетов по инвестиционным товарам по статьям 107 и 110 закона об IVA, а это типичная ситуация того, кто работает по правилу пропорции или у кого доля вычета меняется в течение лет, следующих за покупкой. В книге товары регистрируются по отдельности и по каждому указываются дата начала использования, окончательная годовая пропорция и годовая корректировка вычетов, если она нужна.

Книга отдельных операций внутри ЕС еще более специфична: статья 66.1 перечисляет ровно то, что в нее заносится, и это не обычная торговля внутри ЕС. Это три вещи: отправка или получение товаров для экспертных заключений или работ, о которых говорит статья 70.uno.7.º b) закона об IVA; перемещения товаров и приобретения внутри ЕС по статье 9.3.º и статье 16.2.º; и отправка или получение товаров в рамках соглашения о поставке товаров на условиях консигнации по статье 9 bis.

Продажа французской компании или покупка у немецкого поставщика сама по себе не порождает здесь ни одной записи: такие операции идут в книги выставленных и полученных счетов и, когда это нужно, в modelo 349. У того, кто действительно совершает одну из трех операций статьи 66.1, есть собственный короткий срок: статья 69.4 обязывает записать их в течение семи дней с момента начала отправки или перевозки товаров.

Как их ведут и сколько хранят

Регламент об IVA не навязывает ни конкретную программу, ни закрытый официальный формат тем, кто не находится в системе электронной передачи данных, но форму он предписывает. Статья 68.1 требует вести книги, каким бы ни был используемый способ, ясно и точно, в хронологическом порядке, без пустых мест, без вставок, подчисток и зачеркиваний, исправляя ошибки и пропуски сразу же, как только они замечены, и выражая значения в евро, с соответствующим пересчетом, если счет был выставлен в другой валюте. Статья 68.3 добавляет, что страницы должны быть пронумерованы последовательно, а статьи 63.2 и 64.3 прямо допускают записи на отдельных листах, которые потом нумеруются и переплетаются последовательно, образуя книгу.

Статья 67 объясняет, зачем все это: книги должны позволять точно определить за каждый налоговый период общую сумму IVA, предъявленную клиентам, общую сумму входящего налога и вычитаемую сумму, а также состояние товаров из книги операций внутри ЕС, пока не наступил момент возникновения налогового обязательства. Если ваша система не отвечает на это за минуту, проблема не в порядке на столе, а в исполнении обязанности.

У хранения два срока, и смешивать их не стоит. Статья 30.1 Торгового кодекса обязывает предпринимателя хранить книги, переписку, документацию и подтверждающие документы своего дела, в надлежащем порядке, в течение шести лет с последней сделанной в книгах записи, а пункт 2 той же статьи уточняет, что прекращение деятельности от этой обязанности не освобождает. Статья 68.1 Регламента об IRPF, в свою очередь, обязывает хранить подтверждающие документы в течение максимального срока давности.

Сроки: когда все должно быть записано

Статья 69.1 устанавливает общее правило: операции, подлежащие регистрации, должны быть занесены в книги в момент расчета и уплаты налога по ним или, в любом случае, до истечения установленного законом срока для этого в добровольном порядке. Сам срок дает статья 71.4 того же регламента: первые двадцать календарных дней месяца, следующего за кварталом, кроме декларации за последний период года, которая подается в первые тридцать календарных дней января. Исчерпать этот срок с незакрытой книгой, 20-го числа в первых трех кварталах и 30 января в последнем, это не беспорядок: это нарушение статьи 69.1 еще до подачи modelo 303.

Статья 69.2 строже в одном конкретном случае: операции, по которым счета не выставляются, записываются в течение семи дней с момента их совершения или выставления соответствующего документа, если этот срок короче общего, а он обычно короче. Это правило про операции без счета, а не семидневный срок для обычного выставления счетов.

Тот, кто находится в системе немедленной передачи информации, живет по другому календарю. Статья 62.6 обязывает вести книги через электронный портал налогового агентства тех, у кого налоговый период равен календарному месяцу по статье 71.3, то есть тех, кто превысил 6 010 121,04 евро оборота в предыдущем году, включенных в реестр ежемесячного возврата и группы компаний, среди прочих случаев. Их сроки установлены статьей 69 bis: четыре календарных дня с выставления счета, восемь, если счет выставляет получатель или третье лицо, и всегда до 16-го числа месяца, следующего за моментом возникновения налогового обязательства. Обычный autónomo в этой системе не находится и может войти в нее добровольно по статье 68 bis, если ему это выгодно.

Книги по IRPF при прямой оценке

Книги по IVA не единственные. Статья 68 Регламента об IRPF устанавливает собственные книги учета, и какие именно, зависит от вида деятельности и от формы оценки. Тот, кто ведет предпринимательскую деятельность, не имеющую торгового характера по Торговому кодексу, ведет три книги, по статье 68.3: продаж и доходов, покупок и расходов, инвестиционных товаров. Тот, кто ведет предпринимательскую деятельность по упрощенной форме прямой оценки, ведет те же три, по статье 68.4. А тот, кто занимается профессиональной деятельностью при прямой оценке, в любой из двух ее форм, ведет четыре, по статье 68.5: доходов, расходов, инвестиционных товаров и авансов и возмещаемых расходов клиента, причем последняя книга существует только у профессионала.

То, как их вести, развивает Приказ HAC/773/2019. Его статья 2.2 признает для IRPF дневную сводную запись, эквивалентную той, что есть в IVA, с начальным и конечным номерами счетов и общей базой по каждой ставке, для счетов, в которых указание получателя не обязательно и момент возникновения налогового обязательства по которым приходится на один календарный месяц. Его статья 3.3 повторяет для покупок общую сводную запись от одного поставщика с пределами в 6 000 и 500 евро. Статья 9.1 требует вести книги ясно и точно, в хронологическом порядке, и в любом случае подводить итоги по календарным кварталам и годам; статья 9.4 обязывает вести отдельные книги по каждому виду деятельности.

Срок тоже другой. Статья 10.1 приказа требует, чтобы все было занесено до истечения срока подачи и уплаты авансовых платежей, то есть modelo 130; статья 11 обязывает исправлять ошибки сразу же, как только они замечены, записью, которая позволяет определить за каждый квартал всю сумму доходов и расходов уже с учетом исправления.

Как это решает kontora

kontora строит книгу учета выставленных счетов и книгу учета полученных счетов из счетов, которые вы выставляете, и расходов, которые вы заносите, и применяет сводную запись статьи 63.4 только там, где она действительно уместна: объединяет последовательные отрезки счетов без указанного получателя, выставленных в одну и ту же дату и с моментом возникновения обязательства в одном месяце, а все остальное оставляет записанным по одному. Из этих книг берутся клетки 303 без того, чтобы кто-то переписывал цифры вручную, а у профессионала есть еще и книга авансов и возмещаемых расходов клиента. Скачать их в виде таблицы или CSV можно когда угодно, в том числе если вы уходите: полная выгрузка данных не блокируется никогда. Подавать декларацию по-прежнему вам.

Часто задаваемые вопросы

Читайте также