Ваш первый счет в Испании: что в нем должно быть по закону

Обязательные реквизиты полного счета

Содержание счета в Испании не является вопросом стиля: его закрепляет статья 6 Регламента выставления счетов (Reglamento de facturación, RD 1619/2012). Полный счет (factura completa) должен включать:

• Номер и, если используется, серию: нумерация должна быть последовательной внутри каждой серии.
• Дату выставления, а если дата операции отличается, то и ее.
• Ваши данные: имя и фамилию или название компании, NIF (налоговый идентификационный номер в Испании) и адрес.
• Данные клиента: имя или название компании, адрес и NIF. Когда вы выставляете счет другой компании или autónomo (индивидуальному предпринимателю в Испании), NIF клиента обязателен.
• Описание операции с ценой за единицу без НДС и примененными скидками.
• Base imponible (налоговая база): сумма, с которой рассчитывается НДС.
• Ставку НДС (21, 10 или 4 процента) и сумму налога отдельной строкой, а не просто «НДС включен».
• Особые отметки, когда они применимы: «inversión del sujeto pasivo» (перенос налогового обязательства на покупателя), ссылка на применимое освобождение и тому подобное.

Если в одном счете сочетаются несколько ставок НДС либо освобожденные и не освобожденные операции, базу каждого блока нужно показать отдельно. И деталь, которая все меняет: только документ со всеми этими реквизитами служит вашему клиенту счетом для вычета НДС. Неполный счет это не косметическая проблема, а проблема того, кто вам платит.

Удержание IRPF: реквизит, о котором забывают чаще всего

Retención (удержание IRPF) это часть вашего счета, которую клиент платит не вам: он вносит ее в Hacienda (налоговое ведомство Испании) от вашего имени как аванс по вашему подоходному налогу. Удержание указывается в счете, когда одновременно выполняются два условия:

• Вы специалист и физическое лицо: autónomo с профессиональной деятельностью, а не компания.
• Ваш клиент это испанская компания или autónomo. К частным лицам и к иностранным клиентам без представительства в Испании удержание не применяется.

Общая ставка составляет 15 процентов от налоговой базы. Если вы только начали, вы можете применять ставку 7 процентов в году постановки на учет и в двух следующих годах при условии, что в предыдущем году вы не вели профессиональную деятельность; чтобы применить пониженную ставку, вы должны письменно сообщить об этом клиенту, а он обязан хранить это подписанное уведомление.

Регламент выставления счетов регулирует НДС и не требует этой строки, но на практике она должна присутствовать: только так клиент узнает, сколько удержать и внести через modelo 111 (декларацию по удержаниям). Как этот платеж выглядит со стороны клиента, мы рассказываем в руководстве по modelo 111 и 115. Еще один нюанс: для аренды офисов и коммерческих помещений действует собственное удержание в размере 19 процентов.

Полный счет или упрощенный?

Упрощенный счет (factura simplificada) это законный наследник кассового чека. Его можно выставлять только в конкретных случаях:

• Операции до 400 евро с учетом НДС, независимо от вида деятельности.
• Операции до 3 000 евро с учетом НДС в закрытом перечне видов деятельности: розничная торговля, гостиничный и ресторанный бизнес, перевозка пассажиров, парикмахерские и тому подобное.
• Корректирующие счета (facturas rectificativas).

Его прелесть в том, что требуется меньше данных: клиента можно не идентифицировать. И в этом же кроется ловушка: упрощенный счет без NIF и адреса получателя и без отдельно выделенной суммы НДС не дает вашему клиенту права на вычет этого НДС. Сам регламент это предусматривает: если клиент является предпринимателем и просит об этом, вы обязаны добавить эти данные. В такой ситуации практичнее с самого начала выставить полный счет.

Если ваш бизнес состоит в оказании услуг другим компаниям, забудьте об упрощенном счете: в B2B клиенту почти всегда нужен вычет, а для операций внутри ЕС и других трансграничных операций B2B упрощенный формат прямо запрещен. Всегда полный счет, и никто ни о чем не спросит.

Нумерация и серии: последовательно и без пропусков

Регламент требует нумерации, последовательной внутри каждой серии. На практике это сводится к трем простым правилам:

• Без пропусков: в тексте нормы такой буквальной формулировки нет, но именно так толкуется последовательность; при налоговой проверке отсутствующий номер это приглашение спросить, что случилось с тем счетом.
• Без повторного использования номеров и без смены серии у уже выставленного счета.
• Без удаления: счет, выставленный с ошибкой, не удаляется; он исправляется корректирующим счетом.

Серии необязательны и существуют, чтобы разделять потоки, когда на то есть причины: несколько заведений, операции разного характера. Самая распространенная практика это одна серия на год: 2026-0001, 2026-0002 и так далее. А вот что действительно обязательно: корректирующие счета идут в специальной серии, отдельной от обычной (например, R-2026-0001).

И еще одна причина следить за этим с первого дня: с Verifactu каждый счет будет создавать запись, связанную в цепочку с предыдущей, поэтому пропуски и тихие аннулирования будут видны AEAT (налоговой службе Испании) в силу самой архитектуры системы.

Пример со всеми цифрами

Представьте, что вы дизайнер autónomo и выставляете счет на 1 000 евро испанской SL (обществу с ограниченной ответственностью). В счете написано:

• Налоговая база: 1 000 евро
• НДС 21 процент: плюс 210 евро
• Удержание IRPF 15 процентов: минус 150 евро (считается от базы, а не от итога)
• Итого к оплате клиентом: 1 060 евро

А теперь честная часть, о которой не расскажет ни один шаблон. Из этих 1 060 евро, поступивших на ваш банковский счет, 210 евро НДС не ваши: вы собираете их в пользу Hacienda и задекларируете в modelo 303 (квартальной декларации по НДС). Удержанные 150 евро тоже не пропадают: клиент вносит их от вашего имени, и позже они зачитываются в счет вашего подоходного налога. Ваш реальный доход до расходов и итоговых налогов это 1 000 евро базы.

С удержанием 7 процентов для начинающих специалистов арифметика меняется: 1 000 евро плюс 210 евро НДС минус 70 евро удержания дают 1 140 евро к получению. Сегодня вы получаете больше, но будьте внимательны: удержание это аванс, а не сам налог. Более низкая ставка означает лишь, что сейчас вы платите вперед меньше, а по годовой декларации доплатите больше. Откладывать часть каждого поступления по-прежнему ваша задача.

Клиенты в ЕС и за пределами ЕС

С корпоративным клиентом из другой страны ЕС общее правило для услуг B2B это счет без испанского НДС: налог декларирует ваш клиент в своей стране по механизму inversión del sujeto pasivo. Чтобы сделать все правильно, нужны три вещи:

• Постановка на учет в ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios, реестре операторов внутри ЕС) через modelo 036 (заявление о постановке на налоговый учет), которая дает вам NIF-IVA с префиксом ES.
• Проверка номера НДС клиента в базе VIES до выставления счета и сохранение подтверждения. Если клиента там нет, общее правило это счет с испанским НДС.
• NIF-IVA клиента в счете и дословная отметка «inversión del sujeto pasivo».

В таких счетах нет удержания, но появляется одна дополнительная обязанность: их нужно задекларировать в modelo 349. Подробно мы разбираем это в руководстве по modelo 349.

За пределами ЕС общее правило для услуг компаниям тоже счет без испанского НДС: по правилам локализации НДС операция не считается совершенной в Испании. Счет при этом остается обязательным и выставляется по испанским правилам, без суммы налога; полезно указать причину, например, «операция не облагается по правилам локализации». Нюансы существуют: продажи частным лицам, товары и отдельные услуги подчиняются собственным правилам, поэтому проверьте свой конкретный случай, прежде чем считать «без НДС» само собой разумеющимся.

Сегодня Word и Excel, завтра Verifactu

Сегодня закон регулирует содержание счета, а не инструмент. Счет, сделанный в Word, в Excel или по шаблону, полностью действителен, если содержит все реквизиты статьи 6. Проблемы, которые мы видим, происходят не от инструмента, а от трех вечных ошибок:

• Сломанная нумерация: пропуски, повторяющиеся номера или серии, начатые заново посреди года.
• Забытое удержание в счетах компаниям: клиент переплачивает, и потом приходится выставлять корректирующий счет.
• НДС там, где его не должно быть (клиент из ЕС, проверенный в VIES), или счет без НДС там, где он нужен (клиент, которого в VIES нет).

Но календарь меняется. С Verifactu система, в которой вы выставляете счета, должна будет создавать связанные в цепочку неизменяемые записи и добавлять QR-код на каждый счет: для компаний с 1 января 2027 года, для autónomo с 1 июля 2027 года. Простой шаблон не создает ни записей, ни QR-кода, так что у подхода «обойдусь Excel» есть срок годности; детали в руководстве о том, что такое Verifactu. kontora выставляет действительные полные счета с последовательной нумерацией по сериям и уже готова к Verifactu, поэтому вам не придется перестраивать весь процесс выставления счетов с нуля, когда это произойдет.

Часто задаваемые вопросы

Читайте также