Qué recoge la cuenta 628
El PGC define los suministros como la electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tenga la cualidad de almacenable. La idea es sencilla: lo que se consume a medida que llega y no puede guardarse en un almacén. El gasóleo de una caldera que se compra por depósitos, en cambio, sí es almacenable y suele ir a compras de otros aprovisionamientos.
En una SL pequeña o en un autónomo con local, la 628 recoge las facturas de luz, agua y gas, la fibra o la conexión a internet y la línea de teléfono fijo y móvil. Es una de las cuentas con movimiento más regular del año, porque casi todas estas facturas llegan cada mes o cada dos meses.
Cuando el autónomo trabaja desde su vivienda, los suministros de la casa se usan a la vez para la actividad y para la vida personal. En ese caso solo puede llevarse a la 628 la parte que corresponde al negocio, calculada con un criterio razonable y documentado, nunca la factura completa. Las reglas concretas de reparto las fija la normativa del IRPF y conviene revisarlas con la guía de gastos deducibles o con tu gestor.
Movimientos de la cuenta 628: cuándo se carga y cuándo se abona
Se carga
- Por la base de la factura del suministro, con abono a la cuenta 410 si se recibe antes de pagarla, o a la 572 si se paga por domiciliación en el mismo momento.
- La cuota de IVA de la factura no va a la 628, sino a la 472 cuando es deducible.
Se abona
- Al cierre del ejercicio, por su saldo, con cargo a la cuenta 129.
Ejemplo de asiento con la cuenta 628
Una SL que alquila un pequeño taller recibe la factura de electricidad del mes: 180 euros de base y 37,80 euros de IVA al 21 %. La compañía la cobrará por domiciliación dentro de unos días.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 628 | Suministros | 180,00 | |
| 472 | Hacienda Pública, IVA soportado | 37,80 | |
| 410 | Acreedores por prestaciones de servicios | 217,80 | |
| Totales | 217,80 | 217,80 | |
Cuando llegue el cargo en el banco, se cancela la deuda con un asiento de la 410 contra la 572 por 217,80 euros. Los 37,80 euros de IVA se deducen en el modelo 303 del trimestre y los 180 euros forman parte de los gastos del ejercicio.
La cuenta 628 y tus impuestos
Los suministros del local o de la oficina son deducibles en el modelo 200 de la SL y en el modelo 130 del autónomo, y su IVA se deduce en el modelo 303 con factura a nombre del negocio. Si la factura va a nombre de un particular, el IVA no se puede deducir.
Si trabajas en casa, la deducción de los suministros en el IRPF está limitada a una parte proporcional y sujeta a condiciones, y el criterio para el IVA no es el mismo. Revisa la guía de gastos deducibles del autónomo antes de aplicarlo y guarda cómo has calculado el reparto.
Errores frecuentes
- Llevar a la 628 el total de las facturas de luz e internet de la vivienda cuando solo una parte se usa para la actividad.
- Deducir el IVA de suministros cuya factura está a nombre de otra persona.
- Registrar la factura por el total con IVA en la 628 en lugar de separar la cuota en la 472.
- Anotar en la 628 el alquiler del local, que es arrendamiento y va a la 621.
Cuentas relacionadas
Guías donde aparece
- Gastos deducibles del autónomo: qué puedes deducir de verdad
- Modelo 303: el IVA trimestral, explicado
- Modelo 130: el pago fraccionado del IRPF
Preguntas frecuentes
¿Qué gastos van a la cuenta 628?
La electricidad, el agua, el gas, la conexión a internet y la telefonía fija y móvil. En general, cualquier suministro que se consume y no se puede almacenar.
¿El teléfono móvil va a la 628 o a la 629?
La factura de la línea de teléfono va a la 628 como suministro. El terminal, si se compra, no es un suministro: según su importe y uso será inmovilizado o un gasto de otra cuenta.
¿Puedo llevar a la 628 la luz de mi casa si trabajo en ella?
Solo la parte que corresponda a la actividad, con un criterio razonable y que puedas justificar. La factura completa de la vivienda no es un gasto del negocio.
Cómo lo lleva kontora
En kontora cada factura, gasto o movimiento del banco se anota como un asiento de doble partida en las cuentas del Plan General de Contabilidad, y los borradores de los modelos de la AEAT (303, 130, 111, 115, 200) se calculan a partir de esos asientos, casilla a casilla y con el porqué de cada cifra. El 303, el 130, el 111 y el 115 los presentas desde la propia app con tu certificado digital, con el justificante archivado; el 200 lo tienes preparado en pantalla y lo presentas en la sede. kontora te da el borrador y la contabilidad que lo respalda.
Fuente: Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007 (cuarta y quinta parte), texto consolidado en el BOE. Contenido divulgativo; para tu caso concreto, consulta a un profesional.
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