Verifactu, preguntas frecuentes: las dudas reales de autónomos y SL pequeñas

Preguntas frecuentes sobre si Verifactu te afecta

¿Me afecta Verifactu? Si usas un programa para expedir facturas, casi seguro que sí. El artículo 3 del Real Decreto 1007/2023 incluye a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a los autónomos con actividad económica, a los no residentes con establecimiento permanente y a las comunidades de bienes con actividad, «aunque solo los usen para una parte de su actividad».

¿Y si facturo poco? Da igual. La norma no fija ningún importe mínimo ni número de facturas: lo que cuenta es si tu sistema de facturación es informático, no cuánto facturas.

¿Quién queda fuera? Quien lleva los libros de IVA por el SII (art. 3.3), quien tiene el domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra (art. 1.3), las entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades (art. 3.1.a) y quien expide todas sus facturas a mano, porque el reglamento solo regula sistemas informáticos (art. 1).

Estoy en módulos o en recargo de equivalencia. ¿Me libro? No por el régimen en sí, sino porque en esas actividades normalmente no estás obligado a facturar: el artículo 3 del Reglamento de facturación exime al recargo de equivalencia, al régimen simplificado del IVA (salvo cuando la cuota se calcula por volumen de ingresos) y al régimen agrario. Si aun así emites una factura con un programa, por ejemplo por vender un inmueble o un activo fijo, ese programa debe cumplir. El detalle está en la guía de qué es Verifactu.

Soy no residente. ¿Me afecta? Depende de cómo operes. Si tienes un establecimiento permanente en España (una sucursal u oficina fija), sí, con fecha del 1 de julio de 2027. Si no lo tienes, el artículo 3 no te nombra entre los obligados. Y si eres extranjero pero residente fiscal en España y autónomo, tributas por el IRPF y te aplica igual que a cualquier autónomo.

Desde cuándo es obligatorio Verifactu

¿Desde cuándo? Las sociedades deben tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos, antes del 1 de julio de 2027, según el Real Decreto-ley 15/2025. En la práctica, la última factura de una SL con un programa sin adaptar es la del 31 de diciembre de 2026. La historia de los dos aplazamientos está en la guía del aplazamiento de Verifactu a 2027.

Tengo una SL y además soy autónomo. ¿Qué fecha sigo? Dos fechas: la SL va por enero y tu actividad propia de autónomo, por julio. Si un mismo programa factura para las dos, trabaja con la más temprana.

¿Puedo empezar antes? Sí. La Orden HAC/1177/2024 permite que un sistema empiece a funcionar como VERI*FACTU «en cualquier momento» (art. 17.1). La AEAT ha aclarado en sus preguntas frecuentes que el periodo anterior a tu fecha «es un periodo de pruebas»: hasta el 31 de diciembre de 2026 (sociedades) o el 30 de junio de 2027 (resto) puedes dejar de enviar registros y volver a facturar con otro sistema. A partir de tu fecha, si empiezas a enviar, sí tendrás que mantenerte al menos hasta el 31 de diciembre de ese año.

Excel, Word, papel y facturas a mano

¿Qué pasa con mi Excel? Según el criterio publicado por la AEAT, una plantilla de Word o Excel que solo usas para rellenar, imprimir y guardar facturas no es un sistema de facturación. Sí lo es si además genera tus libros registro o tu contabilidad, por ejemplo con una macro: entonces debe cumplir. Lo explicamos con las fuentes en la guía del aplazamiento y, para autónomos, en Verifactu para autónomos.

¿Puedo seguir en papel? Sí, de dos maneras distintas. Si facturas a mano o con talonario, quedas fuera del reglamento. Si facturas con un programa e imprimes la factura, el papel vale, pero debe llevar el código QR: el artículo 20 de la orden lo exige «tanto si está impresa en soporte papel como si se trata de la imagen» digital.

Facturo casi todo a mano, pero alguna factura sale del ordenador. ¿Me afecta? Sí. El artículo 3.1 alcanza a quien usa un sistema informático aunque sea solo para una parte de su actividad, y para esas facturas el programa debe cumplir.

Envíos a Hacienda, el código QR y los tickets

¿Tengo que enviar cada factura a Hacienda? No necesariamente. En la modalidad VERI*FACTU tu programa envía cada registro de facturación de forma automática al emitir la factura. En la otra modalidad no envías nada de forma periódica, pero cada registro debe ir firmado electrónicamente y solo se entrega si la AEAT lo requiere (art. 14 del reglamento).

¿Qué es el QR? Un código impreso en la factura, de entre 30x30 y 40x40 milímetros, que contiene una dirección de la AEAT con cuatro datos: tu NIF, la serie y el número, la fecha de expedición y el importe total (art. 21 de la orden). Va en las dos modalidades. Lo desmontamos dato a dato en el ejemplo de factura Verifactu con QR.

¿Qué pasa si mi cliente escanea el QR? Ve los datos de la factura en la sede de la AEAT y, si tu factura lleva la frase «VERI*FACTU», puede comprobar que la remitiste. Esa consulta no es una denuncia (art. 17 del reglamento).

¿Y las facturas simplificadas o tickets? También. El reglamento entiende por factura tanto la completa como la simplificada (art. 1.2), y el artículo 7.5 del Reglamento de facturación exige en los tickets el mismo QR. Ojo: la aplicación gratuita de la AEAT pide siempre destinatario, así que no sirve para tickets sin cliente identificado (lo verás en la guía de la app gratuita de la AEAT).

Errores, anulaciones y facturas rectificativas

¿Y si me equivoco en una factura? Depende del error. Si la factura no debió emitirse (un duplicado, un cliente equivocado), el sistema genera un registro de anulación, previsto en el artículo 11 del reglamento para cuando «se haya emitido erróneamente una factura». Si la factura existía pero tiene un dato o un importe mal, toca factura rectificativa.

¿Cambia algo en las rectificativas? Las reglas de fondo siguen siendo las del artículo 15 del Reglamento de facturación: nueva factura, en serie propia, que identifica la rectificada. Lo nuevo es que su registro de alta indica que es rectificativa, su tipo y las facturas que corrige (art. 10.1.g del reglamento). Cuándo y cómo hacerla, en la guía de la factura rectificativa.

¿Puedo borrar la factura mal hecha y reutilizar el número? No. La cadena contiene tanto los registros de alta como los de anulación (art. 7.d de la orden), así que lo anulado queda a la vista. La numeración correlativa por serie ya era obligatoria antes de Verifactu (art. 6.1.a del Reglamento de facturación).

Software, certificado, coste y gestorías

¿Mi programa necesita un certificado de la AEAT? No existe. El productor acredita el cumplimiento con una declaración responsable visible en el propio programa, cuyo contenido fija el artículo 15 de la orden. Pídesela a tu proveedor antes de pagar.

¿Y el certificado digital? ¿Lo necesito? Para enviar registros en modalidad VERI*FACTU, el sistema debe identificarse ante la AEAT con un certificado electrónico válido en su sede, y el envío puede hacerlo un tercero que te represente (art. 5 de la orden). En la modalidad sin envío, los registros se firman electrónicamente.

¿Cuánto cuesta cumplir? La norma no fija precio. La opción gratuita es la aplicación de facturación de la AEAT, que el artículo 7.b del reglamento prevé como alternativa y el 16.4 considera sistema VERI*FACTU. El resto depende del programa que elijas.

Mi gestoría me hace las facturas. ¿Quién cumple? El programa que use la gestoría debe cumplir y el registro indica que la factura la expide un tercero (art. 10.1.c). Pero delegar no te quita la responsabilidad: el artículo 6 del reglamento dice que el obligado sigue respondiendo. Si la gestoría usa un mismo programa para muchos clientes, debe llevar una cadena separada por cliente (art. 2 de la orden). Cómo repartir tareas, en qué es un gestor.

¿Cuál es la multa si no cumplo? 50.000 euros por ejercicio para el usuario de un sistema no conforme (art. 201 bis.2 y 4 de la Ley General Tributaria). Es una cuantía fija, no depende de lo que factures.

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