Facturar en una tienda online sin equivocarte de documento

Toda venta lleva su documento, aunque el cliente no lo pida

La obligación de documentar la venta no nace de que el cliente la pida: nace de la propia operación. El artículo 2.1 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012), que desarrolla el artículo 164.Uno.3.º de la Ley del IVA, obliga al empresario o profesional a expedir factura y copia por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas. Y obliga además a expedir factura por los pagos recibidos antes de la entrega, que es justo lo que ocurre en una tienda que cobra al confirmar el pedido y envía después.

El apartado 2 de ese mismo artículo cierra la puerta a las excepciones en los casos que más se parecen al comercio electrónico: hay que expedir factura en todo caso cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, cuando cualquier destinatario la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, en las entregas a otro Estado miembro del artículo 25 de la Ley del IVA, en las ventas a distancia del artículo 68.Tres.a) que se entienden realizadas aquí, en las exportaciones del artículo 21.1.º y 2.º, y cuando el comprador es una persona jurídica que no actúa como empresario o una Administración Pública.

La excepción que sí existe y que afecta a muchas tiendas de productos: el artículo 3.1.b) libera de la obligación general a quien vende bajo el recargo de equivalencia, el régimen obligatorio del minorista persona física. Liberado de la regla general, no de los casos del apartado 2: si el comprador es una empresa, si alguien exige la factura para un derecho tributario o si la venta cruza la frontera, el documento hay que hacerlo igual.

Y una confusión de vocabulario que conviene desmontar pronto: un ticket de caja sin los datos mínimos del artículo 7.1 no es una factura simplificada, aunque en el comercio se usen las dos palabras como sinónimas. Lo que distingue a uno de otra no es el papel ni el tamaño, sino el contenido. Si vas a emitir además facturas completas, la guía de tu primera factura repasa todos sus datos obligatorios.

La factura simplificada: los 400 euros y los 3.000 del minorista

El artículo 4 del reglamento fija dos umbrales distintos para poder usar factura simplificada en lugar de completa. El primero, del artículo 4.1.a), es general: cabe simplificada «cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido». La letra b) del mismo apartado admite también la simplificada cuando lo que se expide es una factura rectificativa.

El segundo umbral, del artículo 4.2.a), es más generoso pero no vale para cualquier operación: hasta 3.000 euros, IVA incluido, en las ventas al por menor, que el propio reglamento define como las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario no actúa como empresario o profesional, sino como consumidor final. Y trae un recorte que casi nadie lee: no se reputan ventas al por menor las que tienen por objeto bienes que, por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, son principalmente de utilización empresarial o profesional. Una tienda de material técnico o de maquinaria no puede dar por hecho el límite de 3.000 euros solo porque quien compra sea un particular.

El mismo apartado 2 extiende los 3.000 euros a una lista cerrada de servicios: hostelería y restauración, peluquería e institutos de belleza, tintorería y lavandería, aparcamiento, revelado de fotografías, instalaciones deportivas, transporte de personas y equipajes y algunos más. Si tu tienda vende servicios que no están en esa lista, tu techo es el general de 400 euros, no el de 3.000.

Pasado el umbral que te corresponda, la factura tiene que ser completa, con todos los datos del artículo 6, sea cual sea el tipo de cliente. Conviene programar ese corte en el propio sistema y no confiarlo a la memoria de quien prepara el pedido: un pedido de 3.200 euros documentado con una simplificada no se vuelve válido porque nadie se diera cuenta a tiempo, y arreglarlo después obliga a localizar al cliente y a rehacer el documento.

Qué lleva una simplificada, y qué series obliga a separar el reglamento

El artículo 7.1 enumera lo que tiene que llevar una factura simplificada: número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie; fecha de expedición; fecha de la operación o del cobro anticipado cuando sea distinta de la de expedición; NIF y nombre o razón social de quien la expide; identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados; tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido», con la base desglosada por tipos cuando hay varios; contraprestación total; y, en las rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada.

Lo que no lleva es tan importante como lo que lleva: no identifica al comprador. Por eso una simplificada no basta para que un cliente empresa deduzca el IVA soportado, y por eso el reglamento le da derecho a pedir que se complete, como se ve en la sección siguiente.

Las series merecen párrafo propio, porque aquí hay una obligación que casi nadie aplica. El último párrafo del artículo 7.1.a) dice que cuando un empresario expide, en un mismo año natural, facturas conforme al artículo 7 (simplificadas) y conforme al artículo 6 (completas), es obligatoria la expedición mediante series separadas de unas y otras. Una tienda que factura a particulares con simplificada y a empresas con completa necesita, por tanto, dos series, no una.

El artículo 6.1.a) añade el resto del mapa: se pueden abrir series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, y cita dos supuestos que encajan con el comercio electrónico, contar con varios establecimientos desde los que se opera y realizar operaciones de distinta naturaleza. Es la base para llevar una serie por canal de venta, una para la tienda física y otra para la online. Y establece series específicas obligatorias en cinco casos, entre ellos las facturas rectificativas y las que expide el destinatario o un tercero en tu nombre.

Cuando la simplificada está prohibida: el artículo 4.4

El apartado 4 del artículo 4 enumera las operaciones en las que no puede expedirse factura simplificada. Dos importan en una tienda online, y la segunda se cuenta mal casi siempre.

La primera es el artículo 4.4.a): las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro a que se refiere el artículo 25 de la Ley del IVA, es decir, la entrega intracomunitaria exenta a un comprador que es empresa con NIF-IVA válido. Ahí la factura es siempre completa, con el NIF del comprador, y la operación acaba en el modelo 349. Lo desarrolla la guía de facturar a un cliente extranjero sin IVA.

La segunda es el artículo 4.4.b): las entregas del artículo 68.Tres.a) de la Ley del IVA, salvo cuando les resulte aplicable el régimen especial de la sección 3.ª del capítulo XI del título IX, que es el régimen de la Unión de la ventanilla única. Conviene leer despacio qué son esas entregas, porque el mercado las cuenta al revés: el artículo 68.Tres.a) son las ventas a distancia intracomunitarias cuando el territorio español es el lugar de llegada de la expedición o el transporte. No son las ventas que salen de aquí hacia un consumidor de otro país.

Traducido a casos reales, el 4.4.b) muerde cuando el envío entra: el vendedor que almacena mercancía en otro país de la Unión y se la manda desde allí a un consumidor español, que es la logística europea habitual de los marketplaces, o el vendedor establecido en otro Estado miembro que ha superado el límite del artículo 73 o ha optado por tributar en destino. En esos envíos la simplificada está prohibida, y solo vuelve a caber si esas ventas se declaran por el régimen de la Unión.

Queda la pregunta inversa, la de la venta que sale de aquí hacia un consumidor de otro país de la Unión. Mientras no se supere el límite del artículo 73 (10.000 euros anuales, excluido el impuesto, para el conjunto de esas ventas y de ciertos servicios) ni se ejerza la opción de tributar en destino, la venta efectuada por un vendedor establecido únicamente aquí se localiza en el territorio de aplicación del impuesto por el artículo 68.Tres.b): lleva IVA español y se documenta como cualquier otra venta interior, con simplificada si cabe por importe. Superado el límite o ejercida la opción, la venta se localiza en el país de llegada, y entonces las reglas de facturación que mandan son las de este reglamento si declaras por el régimen de la Unión con España como Estado miembro de identificación (artículo 2.3.a), y las del país de destino si no estás en el régimen.

El cliente es una empresa y pide su NIF en la factura

El artículo 7.2 da al destinatario empresario o profesional el derecho a exigir, a efectos del artículo 97.Uno de la Ley del IVA (el que condiciona la deducción a estar en posesión de la factura), que la simplificada se complete con dos bloques: su NIF y su domicilio, y la cuota repercutida consignada por separado en vez de incluida en el precio. El artículo 7.3 extiende ese derecho a quien no es empresario pero necesita los datos para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria.

Una simplificada así completada no es un capricho formal: es la que permite deducir al comprador. Por eso conviene recoger el NIF y la razón social en el propio proceso de compra, con un campo que aparezca cuando el comprador marca que compra para una empresa, en lugar de esperar a una petición que llega semanas después. Si ese mismo catálogo se vende además por un marketplace, la factura de esas ventas sigue reglas propias, que cuenta la guía de vender en un marketplace.

¿Y si la petición llega igualmente tarde? El artículo 15.6 resuelve el caso con una frase que ahorra mucho trabajo: las facturas que se expidan en sustitución o canje de facturas simplificadas expedidas con anterioridad no tendrán la condición de rectificativas, siempre que las simplificadas cumpliesen los requisitos del artículo 7.1. No se anula ni se rectifica nada: se expide la factura completa que sustituye a la simplificada, y la operación queda documentada una sola vez.

Hay un efecto colateral que conviene conocer antes de 2027. El artículo 8 bis de este mismo reglamento remite a la Ley 56/2007 para la factura electrónica obligatoria entre empresas y precisa que esa obligación no se aplica cuando se expide factura simplificada del artículo 4, salvo las referidas en el artículo 7.2. Es decir: en cuanto una simplificada se cualifica con el NIF y el domicilio del comprador empresa, entra en el ámbito de la factura electrónica entre empresarios.

Los plazos: en el acto, o antes del día 16 del mes siguiente

El artículo 11.1 fija la regla general sin matices: «las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación». Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el mismo artículo abre un margen mayor, hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a esa operación.

Para una tienda de consumo, donde la mayoría de los compradores son particulares, eso significa que la costumbre (emitir el documento en el momento del pedido) es también lo que manda la norma: no hay margen para acumular facturas de particulares y emitirlas semanas después. El plazo largo del día 16 es el de las ventas a empresas, y confundirlos es fácil en un negocio que vende a los dos por el mismo canal.

El cobro anticipado tiene regla propia, y encaja con el comercio electrónico como un guante. El artículo 75.Dos de la Ley del IVA devenga el impuesto, en los pagos anteriores a la realización del hecho imponible, en el momento del cobro total o parcial y por los importes efectivamente percibidos, con la excepción de las entregas intracomunitarias del artículo 25. Como el artículo 2.1 del reglamento obliga a expedir factura por esos pagos, la tienda que cobra al confirmar el pedido y envía dos días después ya tiene un devengo y un documento que emitir, sin esperar a la entrega.

Quedan dos plazos especiales que conviene tener a mano: en las entregas intracomunitarias del artículo 75.Uno.8.º de la Ley del IVA, el artículo 11.2 lleva la expedición a antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie el transporte con destino al adquirente; y en el régimen especial del criterio de caja, el artículo 11.3 repite la regla general con la misma excepción para el destinatario empresario.

Una sola factura al mes por cliente: la recapitulativa

El artículo 13.1 permite incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. El artículo 13.2 pone el plazo: como máximo el último día del mes natural en que se realizaron las operaciones, o antes del día 16 del mes siguiente si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal. Y el 13.3 adelanta ese plazo al día 16 del mes siguiente al inicio del transporte en las entregas intracomunitarias del artículo 75.Uno.8.º.

Es una herramienta pensada para relaciones con compras repetidas, no para el consumidor esporádico: tiene sentido en una tienda que vende cada semana a los mismos clientes profesionales, y casi nunca en una tienda de consumo con pedidos sueltos, donde el ahorro de emitir un documento menos no compensa el control de qué operaciones quedaron agrupadas y en cuál.

Porque ese control no desaparece: agrupar en un documento no fusiona las operaciones. A efectos de IVA y de libro registro, cada operación agrupada sigue existiendo por separado, con su fecha y su base, solo que documentada dentro de una factura común. Si el sistema que emite la recapitulativa no conserva ese detalle, el libro registro deja de cuadrar con las facturas.

Una advertencia práctica para tiendas con suscripciones o entregas periódicas: la recapitulativa agrupa operaciones de un mismo mes natural, así que no sirve para juntar en un documento las de dos meses distintos, por mucho que el ciclo de facturación del negocio vaya a caballo entre ellos.

Devoluciones: la rectificativa, su serie y la excepción del suministro posterior

Cuando una venta ya facturada se devuelve, la original no se borra ni se anula: se emite una factura rectificativa. El artículo 15.1 la exige cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, y el 15.2 cuando las cuotas repercutidas se determinaron incorrectamente o cuando se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible, que es el cajón donde vive la devolución de mercancía.

El segundo párrafo del artículo 15.2 guarda una excepción que casi nadie usa: si la devolución de mercancías o de envases y embalajes se produce con ocasión de un suministro posterior al mismo destinatario, y por la operación en la que se entregaron se expidió factura, no hace falta rectificativa: se resta el importe devuelto del importe de esa operación posterior, siempre que el tipo impositivo de todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que el resultado salga positivo o negativo.

Fuera de ese caso, la rectificativa tiene reglas que el sistema tiene que respetar. El artículo 15.3 obliga a expedirla tan pronto como se tenga constancia de la circunstancia, con el tope de cuatro años desde el devengo. El 15.4 exige que la nueva factura haga constar los datos identificativos de la rectificada, y permite rectificar varias en un único documento siempre que se identifiquen todas. Y, sobre todo, el artículo 6.1.a) obliga a expedir las rectificativas en una serie específica: no es una opción de estilo, es la única forma correcta de numerarlas.

El fallo más caro de una tienda online no está en ninguno de esos párrafos, sino en el reparto de tareas: el reembolso lo lanza atención al cliente desde la pasarela de pago y nadie emite la rectificativa. El dinero vuelve, el documento fiscal sigue diciendo que se vendió el importe completo, y el IVA declarado y el registro de facturación quedan descuadrados hasta que alguien lo detecta. Cómo encaja cada documento en los asientos lo cuenta la guía de contabilidad de una tienda online.

Verifactu en una tienda online: qué cambia en 2027

El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el RD 1007/2023 y con el calendario desplazado por el RD-ley 15/2025, exige que los programas con los que se emiten facturas cumplan una serie de requisitos técnicos, entre ellos que los registros de facturación queden encadenados mediante una huella y que las facturas lleven un código QR. Las fechas de aplicación obligatoria son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos.

Hay un puente entre los dos reglamentos que conviene conocer, porque juega a favor: el artículo 8.4 del Reglamento de facturación dice que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumen acreditadas cuando se ha expedido utilizando un sistema o programa conforme con los requisitos de ese reglamento de los sistemas informáticos. Cumplir Verifactu no solo evita una sanción: resuelve de paso una carga de prueba que, sin él, hay que sostener con los controles de gestión y una pista de auditoría fiable.

Para una tienda, lo primero es identificar qué programa expide realmente la factura: la plataforma de la tienda, un módulo de facturación conectado o una aplicación de contabilidad aparte. Es ese sistema, y no el conjunto del montaje, el que tiene que cumplir los requisitos antes de la fecha que le corresponda, y da igual que emita simplificadas o completas: el requisito es del sistema, no del tipo de factura. El estándar está explicado en qué es Verifactu y, para quien trabaja por su cuenta, en Verifactu para autónomos.

Y una advertencia de compra: nadie puede venderte un programa «certificado por la Agencia Tributaria», porque esa certificación no existe. Lo que la norma exige al fabricante es una declaración responsable, un documento con contenido tasado. Pídela antes de firmar.

Cómo lo resuelve kontora

kontora emite las facturas de tu tienda con sus series, su numeración correlativa y el registro encadenado de Verifactu, y genera la rectificativa en su serie propia cuando devuelves. Cubre además el caso del artículo 7.2: si la venta se documentó con una simplificada y el comprador resulta ser una empresa, kontora expide la factura completa que la sustituye, en vez de rectificarla. Cada factura sale con el logo que subes en los datos de tu empresa. La factura electrónica en formato Facturae firmada va incluida en todos los planes de facturación: kontora genera y firma el fichero, y subirlo a FACe lo haces tú. Nadie puede venderte un programa «certificado por la Agencia Tributaria», porque esa certificación no existe: lo que existe es la declaración responsable del fabricante, y la nuestra está a la vista, con su botón de impresión, en la configuración de facturación de tu empresa.

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