Vender por un marketplace: quién factura y qué anotas tú

Tres formas de vender por un marketplace, tres fiscalidades

Conviene distinguir desde el principio tres modelos distintos que se agrupan bajo la misma palabra «marketplace». El primero es vender tus propios productos, almacenados y enviados por ti, a través del escaparate de la plataforma: aquí tú sigues siendo el vendedor en toda regla. El segundo es usar el almacén y la logística de la plataforma, donde el producto sigue siendo tuyo hasta que se vende pero físicamente está en manos de un tercero. El tercero es vender como tercero dentro de un marketplace operado por otro empresario, donde puede que ni siquiera aparezcas con tu nombre comercial de cara al comprador.

Ninguno de los tres, por sí solo, convierte a la plataforma en vendedora a efectos de IVA. Lo que decide esa cuestión no es el modelo logístico ni quién almacena el producto, sino si la operación encaja en los dos supuestos tasados del artículo 8 bis de la Ley del IVA, que se explican en la siguiente sección. Confundir «la plataforma gestiona la logística» con «la plataforma es la vendedora fiscal» es el error de fondo que arrastra a la mayoría de las dudas sobre facturación en marketplaces.

Por eso el primer paso, antes de mirar cualquier otra cosa, es identificar en cuál de estos tres modelos encaja tu operación concreta, porque el resto de esta guía se apoya en esa distinción. Muchos vendedores usan varios modelos a la vez, incluso dentro de la misma plataforma: parte del catálogo en el almacén de la plataforma y parte enviado directamente por ellos, y esa mezcla exige revisar caso por caso, no dar por buena una única respuesta para todo el catálogo. Cómo se registra cada uno de estos modelos en la contabilidad diaria, más allá de la fiscalidad, lo explica la guía de contabilidad de una tienda online.

Cuando la plataforma pasa a ser la vendedora: el artículo 8 bis

El artículo 8 bis de la Ley del IVA regula, con nombre propio, las «entregas de bienes facilitadas a través de una interfaz digital» y dice que cuando un empresario o profesional, utilizando una interfaz digital como un mercado en línea, una plataforma, un portal u otros medios similares, facilite (a) la venta a distancia de bienes importados de países o territorios terceros en envíos cuyo valor intrínseco no exceda de 150 euros, o (b) la entrega de bienes en el interior de la Comunidad por parte de un empresario o profesional no establecido en la Comunidad a una persona que no tenga la condición de empresario o profesional, «se considerará en ambos supuestos que el empresario o profesional titular de la interfaz digital ha recibido y entregado por sí mismo los correspondientes bienes».

La consecuencia es contundente: en esos dos casos, y solo en esos dos, la ley desdobla la operación en dos entregas jurídicas distintas. Tú le entregas el bien a la plataforma, y la plataforma se lo entrega al consumidor final repercutiendo ella el IVA y siendo ella la responsable de ese ingreso. En el segundo de esos dos supuestos la ley cierra el desdoble con una exención expresa: el artículo 20 bis de la Ley del IVA declara exentas, en el supuesto del artículo 8 bis.b), «las entregas de bienes efectuadas a favor del empresario o profesional que facilite la entrega a través de la interfaz digital, cuando dichas entregas se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto». Traducido: en ese supuesto, tu entrega a la plataforma no lleva IVA repercutido, y el único IVA que soporta el comprador es el que le repercute ella.

Fuera de esos dos supuestos exactos, la plataforma no se convierte en vendedora por el mero hecho de facilitar la venta: un vendedor establecido en España que vende bienes que ya están en territorio de la Unión a un consumidor de otro país europeo sigue siendo el vendedor a todos los efectos, y es él quien tiene que repercutir el IVA, aunque sea con las reglas de ventas a distancia y, en su caso, la ventanilla única del modelo 369.

Esta distinción no es un matiz académico: decide quién repercute el IVA al consumidor final y quién es el sujeto al que la Agencia Tributaria puede dirigirse si algo falla en el IVA de esa operación concreta. Un vendedor que da por hecho que, por vender en Amazon, la plataforma «se encarga del IVA» en todos los casos puede llevarse la sorpresa de que la obligación seguía siendo suya desde el primer día.

Los 150 euros del envío importado y cuándo se devenga el impuesto

El límite de 150 euros del artículo 8 bis.a) se mide sobre el valor intrínseco del envío, y el propio artículo remata que «la determinación del valor intrínseco de los bienes se efectuará en los términos previstos en la legislación aduanera»: no es el precio de venta con impuestos incluidos ni el importe que ves cobrado en el panel, sino una magnitud aduanera. Y es un umbral por envío, no por cliente ni por año: el límite se compara con el valor intrínseco de cada envío, de modo que un envío importado cuyo valor intrínseco supere los 150 euros queda fuera del artículo 8 bis.a) y sigue las reglas generales de importación. La Ley del IVA no entra a definir qué es un envío ni cómo se mide su valor: remite esa determinación a la legislación aduanera, que es también la que decide qué se considera un envío. Por eso, antes de dar por hecho en qué lado del límite cae una venta, lo que hay que mirar es la documentación aduanera del envío tal y como se expidió, no el importe del pedido tal y como aparece en el panel de la plataforma.

Cuando la operación sí cae en el artículo 8 bis, cambia además el momento en que nace el impuesto. El artículo 75.Tres de la Ley del IVA establece un devengo propio para las dos entregas que la ley desdobla: el de «la entrega efectuada a favor del empresario o profesional que facilite la venta o la entrega, así como la efectuada por el mismo, se producirá con la aceptación del pago del cliente». No es el día en que envías el paquete, ni el día en que la plataforma te liquida el dinero semanas después: es la aceptación del pago del comprador, que es un dato que la propia plataforma registra con su fecha. Si tu contabilidad toma como fecha de la operación la de la liquidación, las operaciones de final de trimestre se te irán al periodo equivocado.

Lo que sí sigue siendo tuyo es documentar correctamente esa entrega a la plataforma, con su propio tratamiento de IVA, para que tu contabilidad y tus libros registro reflejen la operación tal y como es: una entrega a un intermediario al que la ley trata como si comprara y revendiera, no una simple comisión de intermediación. Este tratamiento de la venta a distancia importada es distinto del que se aplica cuando facturas directamente a un cliente extranjero sin repercutir IVA por otras vías, que cubre la guía de facturación a clientes extranjeros sin IVA.

Quién emite la factura y por qué la responsabilidad sigue siendo tuya

Fuera de los dos supuestos del artículo 8 bis, el vendedor sigues siendo tú, y por tanto la factura al consumidor final tiene que salir a tu nombre y bajo tu numeración, aunque el marketplace la genere de forma automática en tu representación. Que la produzca técnicamente la plataforma es perfectamente posible: el artículo 5 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) admite que la obligación de expedir factura «podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros», pero añade en la misma frase la parte que casi nadie lee, y que es la que importa: «en cualquiera de estos casos, el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este título».

Cuando quien expide materialmente es el destinatario de la operación, el mismo artículo 5 exige tres cosas concretas: un acuerdo previo entre las partes, suscrito antes de realizar las operaciones y especificando a cuáles se refiere; un procedimiento de aceptación de cada factura por parte de quien realizó la operación; y que quien la expide remita una copia a quien la realizó. Merece la pena comprobar cuál de los dos esquemas describe realmente tu contrato con la plataforma, porque el primero, la emisión por un tercero, no lleva esos tres requisitos y el segundo sí.

La consecuencia práctica es la misma en los dos casos: si la plataforma cambia de formato, se retrasa en generar el documento o deja de operar en un país, la responsabilidad de que exista una factura correcta por cada venta sigue siendo tuya. Conviene por eso conservar, además de lo que muestre el panel, tu propia copia de cada factura emitida en tu nombre, con su numeración, para poder reconstruir tu libro registro sin depender de que el marketplace guarde ese histórico. Muchos vendedores descubren esa dependencia demasiado tarde, cuando necesitan una factura de hace dos años y el panel ya no la ofrece.

El registro que la plataforma guarda diez años

El artículo 166 bis de la Ley del IVA impone a la interfaz digital que facilita entregas de bienes o prestaciones de servicios a quien no es empresario o profesional, sin ser ella misma sujeto pasivo de esas operaciones, la obligación de llevar «un registro de dichas operaciones». Su contenido se ajusta al artículo 54 quater.2 del Reglamento (UE) 282/2011, tiene que estar por vía electrónica a disposición de los Estados miembros interesados que lo pidan, y el propio artículo fija su duración: «el registro se mantendrá por un período de diez años a partir del final del año en que se haya realizado la operación».

Es una obligación de la plataforma hacia la Administración, no un documento que sustituya a tu libro registro ni que tengas que gestionar tú: existe precisamente porque, en muchos casos, la plataforma facilita operaciones sobre las que la Administración necesita trazabilidad aunque el sujeto pasivo del IVA seas tú y no ella. Cuando además la plataforma sí es sujeto pasivo por encajar en el artículo 8 bis, el mismo artículo 166 bis le impone en su apartado dos otros registros distintos, según esté o no acogida a los regímenes especiales de ventanilla única.

Para ti, como vendedor, lo relevante de ese registro de diez años es que confirma que la plataforma guarda su propia documentación de las operaciones que facilita, pero eso no te exime de conservar la tuya: son dos obligaciones paralelas, de dos sujetos distintos, cada uno responsable de su parte, y con plazos distintos. Si la Administración pide información sobre una operación concreta puede acudir a cualquiera de los dos registros según a quién dirija la petición, así que no conviene dar por hecho que el registro de la plataforma cubre el hueco de un libro propio mal llevado.

Qué anotas tú en tus libros y qué no debes duplicar

Con independencia de quién facture al consumidor final, tú tienes tu propio libro registro de IVA que llevar, y el artículo 63.3 del Reglamento del IVA es literal sobre su contenido: en el libro registro de facturas expedidas «se inscribirán, una por una, las facturas expedidas», consignando el número y, en su caso, la serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones cuando sea distinta, el nombre o denominación completa y el número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota. Cuando la venta cae dentro del artículo 8 bis y quien factura al consumidor es la plataforma, lo que anotas en tu libro es la operación tal y como te afecta a ti, es decir, la entrega a la plataforma, no la venta final que ella factura por su cuenta.

Cuando la venta no cae en ese supuesto y el vendedor sigues siendo tú, cada factura al consumidor final, la emitas tú o la genere la plataforma en tu nombre, se anota una por una con todos esos datos. El error habitual, y el que más discusiones genera en una comprobación, es anotar el resumen del panel de ventas como si fuera el libro registro, en vez de las facturas individuales que ese resumen agrupa. Suele pasar desapercibido durante años, precisamente porque los totales cuadran: el problema no aparece hasta que alguien pide el detalle factura por factura y descubre que ese nivel de detalle nunca se guardó al margen del panel.

Si además vendes bajo el régimen de la Unión del modelo 369, esas entregas se anotan separadas de las nacionales. Y si vendes mercancía a empresas de otros países de la Unión, esas entregas exentas del artículo 25 de la Ley del IVA van al modelo 349 porque así lo manda el artículo 79.1.1.º del Reglamento del IVA, que a la vez excluye expresamente de esa declaración las entregas hechas «para destinatarios que no tengan atribuido un número de identificación» a efectos de IVA en otro Estado miembro. No es cuestión de superar ninguna cifra: el 349 se debe por el tipo de operación y por quién es el destinatario, no por un umbral. Y el 349 no va solo de mercancía: el artículo 79.1.4.º del mismo reglamento incluye en esa declaración las adquisiciones intracomunitarias de servicios, es decir, las que te presta un empresario establecido en la Comunidad pero fuera del territorio de aplicación del impuesto cuando el sujeto pasivo eres tú, que es exactamente lo que ocurre con la comisión de la plataforma de la sección siguiente.

La comisión del marketplace también es una factura recibida

Sea cual sea el modelo de venta, la plataforma te cobra una comisión por facilitar la operación, gestionar el pago, el almacén o la publicidad, y esa comisión es un servicio que recibes tú, con su propia factura, emitida por la entidad del grupo que corresponda. Esa factura de comisión se anota en tu libro registro de facturas recibidas. Si quien te la emite no está establecida en el territorio de aplicación del impuesto, quien pasa a ser sujeto pasivo eres tú: el artículo 84.Uno.2.º.a) de la Ley del IVA hace sujetos pasivos a «los empresarios o profesionales para quienes se realicen las operaciones sujetas al Impuesto» cuando estas «se efectúen por personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto». Es la inversión del sujeto pasivo, y significa que esa comisión entra en tu modelo 303 por los dos lados, repercutido y soportado, en lugar de llegarte con IVA español en la factura.

Tratar la comisión como una simple resta silenciosa dentro del importe que finalmente cobras, sin su propia factura y sin su propio asiento, es el mismo error que se comete al no separar la comisión de una pasarela de pago en una tienda propia: la venta bruta, la comisión y el neto son tres cifras distintas, y solo la primera es la que se factura al cliente final. Además de la comisión de venta, muchas plataformas facturan por separado el almacenaje, la publicidad dentro de su buscador interno o los servicios logísticos, y cada uno de esos conceptos merece su propia cuenta de gasto para poder analizar después qué parte del margen se lleva cada servicio.

El informe de la plataforma no es tu contabilidad

El panel de vendedor de cualquier marketplace ofrece informes de ventas muy completos, con totales diarios, semanales o mensuales, desgloses por producto y hasta estimaciones de impuestos. Son una herramienta útil para seguir el negocio día a día, pero no son, ni sustituyen, a tu libro registro de facturas expedidas ni a tu contabilidad: no llevan tu numeración de factura, no siempre distinguen con precisión los supuestos del artículo 8 bis de las ventas ordinarias, y su formato puede cambiar sin previo aviso, sin garantía ninguna de conservación a largo plazo.

La forma correcta de trabajar es descargar, con la periodicidad que marque tu ciclo de declaración, el detalle de operaciones que ofrece la plataforma, y usarlo como fuente para construir tu propio libro registro y tu propia contabilidad, no como sustituto de ninguno de los dos. El día que la Agencia Tributaria pida justificación de una cifra, lo que se exige es tu libro registro con sus facturas, no una captura del panel de ventas. Automatizar esa descarga periódica, en vez de recordar hacerla a mano cada trimestre, es lo que evita quedarte sin ese respaldo el día en que de verdad haga falta, porque la plataforma ya cambió el diseño de su panel o dejó de mostrar los pedidos más antiguos.

Cómo lo resuelve kontora

En kontora das de alta cada canal de venta y sus pedidos entran de dos maneras: enviándolos a la API de kontora desde tu tienda o tu integración, o subiendo un fichero CSV. No hay conector nativo con Amazon ni con Shopify: el nombre del canal es una etiqueta, no una conexión, y no lo contamos de otra forma. Cada pedido se convierte en su factura con la cadena de Verifactu y queda anotado en el libro registro, y las facturas de comisiones entran como gasto por el buzón. Las liquidaciones se casan hoy contra las ventas por el camino de Stripe.

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