La contabilidad de una tienda online, de la venta al banco

Lo que cambia cuando vendes por internet y no por mostrador

En un negocio de mostrador la venta y el cobro casi siempre son el mismo instante: el cliente paga y el dinero entra en la caja o en el datáfono. En una tienda online esa simultaneidad desaparece. El pedido se confirma en la web, el cobro lo tramita una pasarela de pago (o el propio marketplace si vendes a través de uno) y ese dinero no viaja directo a tu cuenta: la pasarela lo retiene, le resta su comisión y te lo abona más tarde, normalmente agrupado con el de otros pedidos del mismo periodo.

Esto no cambia ni una coma de tus obligaciones fiscales: sigues siendo tú quien vende, quien factura y quien lleva la contabilidad de tu negocio con partida doble si te toca. Lo que cambia es la mecánica del registro, porque ahora hay tres fechas distintas que anotar en vez de una, y confundirlas es el origen de casi todos los descuadres que aparecen al cerrar el mes.

Un ejemplo sencillo lo deja claro: un pedido de 60 euros confirmado un martes puede aparecer cobrado por la pasarela ese mismo martes, y sin embargo no llegar a tu banco hasta el viernes, mezclado con otros veinte pedidos, en una única línea de 1.140 euros netos. Si tu contabilidad solo mira el viernes y esa línea, la venta del martes nunca queda registrada como tal, y con ella se pierde también el IVA que corresponde a esa fecha.

La venta, el cobro y el ingreso son tres hechos distintos

Conviene separar mentalmente tres momentos, porque cada uno genera su propio apunte y ninguno sustituye a los otros dos. Primero, la venta: el cliente confirma el pedido y tú generas su factura, con independencia de cómo y cuándo cobres. Segundo, el cobro: la pasarela retiene el importe bruto de esa venta en el mismo instante o pocos minutos después, y se queda con su comisión. Tercero, el ingreso en el banco: la pasarela te transfiere el neto de un conjunto de ventas, normalmente cada pocos días, en una sola línea del extracto que no dice nada de los pedidos individuales que la componen.

Si contabilizas solo lo que ves en el extracto bancario, dos cosas se pierden: el IVA repercutido de cada venta y la comisión de la pasarela, que es un gasto propio y deducible, no una simple resta silenciosa del ingreso. Y el IVA no espera a que el dinero llegue a tu banco. El artículo 75.Uno.1.º de la Ley del IVA devenga el impuesto, en las entregas de bienes, cuando tiene lugar «su puesta a disposición del adquirente»; y el artículo 75.Dos adelanta ese devengo cuando hay pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, en cuyo caso el impuesto «se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos», con la única excepción de las entregas de bienes del artículo 25 (las intracomunitarias). En una tienda que cobra con tarjeta al confirmar el pedido y envía después, el caso normal es justo ese: el cobro de la pasarela SÍ es el devengo.

Lo que nunca manda es la tercera fecha, la de la liquidación de la pasarela en tu banco: ese ingreso llega días más tarde, agrupado y neto, y no mueve el devengo de ninguna venta. El contraste útil, entonces, no es «venta contra cobro», sino «fecha de la venta o del cobro al cliente» contra «fecha en que el dinero aterriza en tu cuenta». Tratar el importe neto del banco como si fuera la venta es la forma más rápida de declarar de menos.

Con números: vendes un producto de 121 euros con IVA incluido (100 de base más 21 de IVA). La pasarela te cobra una comisión del 1,5 % más 0,25 euros, es decir 2,065 euros. En tu contabilidad la venta se anota por los 121 euros completos, con sus 21 de IVA repercutido; la comisión se anota aparte como gasto de 2,065 euros; y lo que finalmente entra en el banco, 118,935 euros, es el resultado de restar una cosa de la otra, no un dato nuevo que inventar.

El asiento agrupado: lo que permite el Código de Comercio

La buena noticia es que la ley mercantil no exige un asiento por cada pedido. El artículo 28.2 del Código de Comercio dice que el Libro Diario registra día a día las operaciones de la actividad, pero admite «la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes». Es decir: puedes resumir, siempre que el detalle exista en algún sitio y se pueda reconstruir.

En la práctica esto se traduce en un asiento de ventas por día o por lote de liquidación (no por pedido), apoyado en el listado detallado que exporta tu plataforma de tienda o tu pasarela de pago, con la partida doble siempre presente: debe el importe cobrado o pendiente de cobrar, haber la venta y el IVA repercutido. El error habitual no es agrupar (eso lo permite la ley), sino agrupar sin conservar el detalle que la justifica.

Ese «detalle que aparezca en otros libros» tiene forma muy concreta en un ecommerce: el listado de pedidos exportado de la plataforma de tienda, con fecha, número de pedido, importe, cliente y tipo de IVA aplicado, columna por columna. Guardar ese fichero mes a mes, aunque el asiento contable sea uno solo, es lo que convierte el resumen en un resumen legal y no en una cifra sin respaldo.

Conviene no confundir dos resúmenes que viven en sitios distintos. El del artículo 28.2 es contable y ocurre en el Libro Diario, uno de los dos libros que el artículo 25.1 del Código de Comercio declara obligatorios, junto al de Inventarios y Cuentas anuales. El del artículo 63.4 del Reglamento del IVA es fiscal y ocurre en el libro registro de facturas expedidas: ahí la anotación una por una se puede sustituir por asientos resúmenes de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, siempre que en esas facturas no sea preceptiva la identificación del destinatario y que el devengo de todas se haya producido dentro de un mismo mes natural. El contenido de ese asiento lo fija la norma: la fecha de expedición, la base imponible global de cada tipo, los tipos aplicados, la cuota global y los números inicial y final de las facturas agrupadas.

Y hay un deber que casi nadie apunta en el calendario: ese detalle que justifica el resumen hay que guardarlo. El artículo 30.1 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, y el 30.2 aclara que cerrar el negocio no libera de esa obligación. Un listado de pedidos que solo vive dentro del panel de la plataforma deja de cumplir esa condición el día que dejas de pagar la suscripción, así que exportarlo cada mes no es manía de contable: es la prueba.

Comisiones, portes y embalaje: cada uno a su cuenta

Una venta online arrastra gastos que una venta de mostrador no tiene, y cada uno merece su propia cuenta contable en vez de perderse dentro del ingreso neto. La comisión de la pasarela de pago (Stripe u otro proveedor) es un servicio que te prestan a ti, así que es un gasto deducible con su propia factura, que si el proveedor no está establecido en España suele llegar sin cuota de IVA español, así que su tratamiento en el modelo 303 no es el de una factura española cualquiera y conviene mirarlo factura a factura. El coste del transporte, cuando lo asumes tú, es otro gasto distinto; si en cambio se lo repercutes al cliente dentro del precio de venta, ese porte forma parte de la base imponible de tu factura y lleva el mismo tipo de IVA que el producto.

El embalaje y los costes de almacenaje siguen las reglas generales de cualquier gasto de explotación. Mezclar estas tres partidas dentro de una única cuenta de «gastos de venta» funciona mientras el negocio es pequeño, pero en cuanto crece impide saber si el margen se lo está comiendo la comisión de pago, el transporte o el propio coste del producto.

Imagina un pedido de 40 euros de producto al que se le suman 5 euros de gastos de envío que paga el cliente: la factura documenta 45 euros de base imponible con su IVA correspondiente, no 40. El coste real de enviar ese paquete, digamos 6 euros pagados a la empresa de transporte, es un gasto aparte, con su propia factura, y la diferencia entre lo cobrado por envío y lo pagado por transporte es simplemente parte del resultado del negocio, no un ajuste que se disimula en una sola cuenta.

La liquidación de tu proveedor de pago nunca cuadra con tus ventas

Es la sorpresa que más veces provoca un susto al conciliar: el importe que aparece en el extracto bancario casi nunca coincide con la suma de las ventas de un día concreto. La liquidación que hace tu proveedor de pago agrupa ventas de varios días, resta su comisión, puede incluir reembolsos de devoluciones tramitadas en ese mismo lote y a veces retiene una parte como fondo de reserva que se libera más tarde. Comparar «ventas del lunes» contra «ingreso del lunes» y esperar que cuadren es, casi siempre, el motivo del descuadre.

La solución no es forzar el cuadre a mano, sino tratar cada liquidación como lo que es: un cobro de una cuenta puente (la pasarela, tratada como si fuera casi un banco más) que después se traspasa a tu cuenta bancaria real mediante su propia conciliación bancaria. Con esa cuenta intermedia, el asiento de la venta, el del cobro de la pasarela y el del ingreso final quedan enlazados y trazables, y el extracto del banco deja de ser el único documento contra el que intentas cuadrarlo todo.

En la práctica, una semana con cincuenta pedidos puede terminar en dos o tres liquidaciones distintas en el banco, cada una con su propia mezcla de ventas, comisiones y algún reembolso de por medio. Sin la cuenta puente, cuadrar esas dos o tres líneas contra cincuenta pedidos a mano es un trabajo que crece sin control; con ella, cada liquidación se concilia contra el saldo pendiente de la pasarela, no contra la lista entera de pedidos.

Devoluciones, cancelaciones y cargos retrocedidos

Un ecommerce tiene una tasa de devoluciones que un negocio de mostrador rara vez alcanza, y cada tipo de incidencia se contabiliza de forma distinta. Una devolución ya cobrada obliga a rectificar: el artículo 80.Dos de la Ley del IVA modifica la base imponible cuando la operación queda sin efecto total o parcialmente, y el artículo 89.Uno exige hacer la rectificación en el momento en que se advierte esa circunstancia. Cuando la rectificación minora las cuotas repercutidas, el artículo 89.Cinco deja elegir entre dos caminos: pedir a Hacienda la rectificación de la autoliquidación de aquel periodo, o regularizar en la declaración del periodo en que deba efectuarse la rectificación, o en las siguientes hasta el plazo de un año, reintegrando al cliente el importe repercutido de más. Una cancelación antes de servir el pedido depende de si el dinero llegó a entrar: si la pasarela ya cobró, el impuesto se devengó por el artículo 75.Dos y la cancelación se trata igual que la devolución, con el artículo 80.Dos y su factura rectificativa; si la tarjeta solo quedó autorizada y nunca se cobró, no hubo devengo ni hay nada que rectificar. Un cargo retrocedido (chargeback), cuando el titular de la tarjeta disputa el cobro ante su banco, se decide por el mismo eje que la cancelación: lo que pasó con la operación, no lo que pasó con el dinero. Si la operación queda sin efecto, porque el producto vuelve o porque nunca llegó a entregarse, es otra vez el artículo 80.Dos con su factura rectificativa, exactamente igual que la devolución de más arriba. Si la venta se mantiene en pie y lo único que falta es cobrarla, la base imponible solo puede reducirse por la vía de los créditos incobrables del artículo 80.Cuatro, que no opera sola y trae condiciones y plazos propios: un año desde el devengo sin haber cobrado (seis meses si tu volumen de operaciones del año anterior no superó los 6.010.121,04 euros que fija ese mismo artículo), que el impago conste en tus libros registro del impuesto, que el cliente actúe como empresario o profesional o que la base imponible supere los 50 euros, y que hayas instado el cobro por reclamación judicial, requerimiento notarial u otro medio que lo acredite fehacientemente, con la modificación hecha dentro de los seis meses siguientes y comunicada a la Agencia Tributaria. Y esas condiciones no son la última palabra, porque hay un veto que en una tienda online salta a menudo: el artículo 80.Cinco no permite modificar la base imponible en los supuestos de ese apartado Cuatro cuando el destinatario de las operaciones no está establecido en el territorio de aplicación del impuesto, ni en Canarias, Ceuta o Melilla, así que la venta impagada a un consumidor de otro país de la Unión se queda sin esa vía. La única salvedad que escribe ese mismo apartado es el crédito incobrable derivado de un procedimiento de insolvencia declarado por un órgano jurisdiccional de otro Estado miembro al que se aplique el Reglamento (UE) 2015/848, que se modifica por la vía del artículo 80.Tres, la del concurso. La comisión de gestión que te cobra la pasarela por el chargeback es, en los dos casos, un gasto aparte con su propia factura.

Confundir las tres figuras lleva a equivocar el precepto: rectificar por el artículo 80.Dos una venta que sigue en pie y que nadie ha deshecho, dar por perdido el IVA de una operación que sí quedó sin efecto y se podía rectificar, o dejar sin registrar las comisiones que han salido de tu cuenta. La pregunta que las ordena no es cómo se movió el dinero, sino si la operación sigue viva.

Un caso frecuente: un cliente devuelve un producto de 80 euros dos meses después de comprarlo. Por la segunda vía del artículo 89.Cinco, la factura rectificativa se emite y se refleja en la declaración del periodo en que aceptas la devolución, restando esos 80 euros y su IVA de ese trimestre, sin reabrir el que ya presentaste, y devolviéndole al cliente la cuota que le cobraste de más. Si en cambio el mismo cliente hubiera disputado el cobro directamente con su banco sin pasar por tu proceso de devoluciones, lo primero que cambia es el dinero: la pasarela te retira esos 80 euros de la siguiente liquidación y te carga además su comisión de gestión del chargeback, que no existe en una devolución ordinaria. Lo segundo, y lo que de verdad decide el IVA, es qué pasó con la operación: si el producto vuelve o nunca se entregó, queda sin efecto y rectificas por el artículo 80.Dos, con la misma resta en la declaración del periodo que acabas de ver; si el cliente se queda el producto y lo que tienes es una venta impagada, esa retirada de la liquidación no es ninguna factura rectificativa, y el IVA que repercutiste solo puede recuperarse por el artículo 80.Cuatro, cumpliendo sus condiciones y sus plazos, y solo si ese cliente está establecido en el territorio de aplicación del impuesto, en Canarias, Ceuta o Melilla: si te compró desde otro país de la Unión, el artículo 80.Cinco cierra esa puerta.

El IVA de cada venta depende de adónde va el paquete

El tipo de IVA de una venta online no depende de dónde tengas la tienda, sino de quién compra y a qué país se envía el producto. A un consumidor final en España se le aplica el IVA español del producto, sin más. A un consumidor final de otro país de la Unión Europea, mientras no superes el umbral de 10.000 euros anuales en ventas a distancia que ya explica esa guía, sigues aplicando el IVA español; a partir de ahí entra en juego la tributación en destino y la declaración de la ventanilla única. A una empresa de otro país de la Unión, la mercancía que sale de España hacia otro Estado miembro va sin IVA español, pero no por la inversión del sujeto pasivo, que es la figura de los servicios: es una entrega intracomunitaria exenta del artículo 25 de la Ley del IVA. La exención no es automática y tiene dos condiciones escritas en ese mismo artículo: que el comprador te haya comunicado un número de identificación a efectos del IVA asignado por otro Estado miembro, y que tú incluyas la operación en la declaración recapitulativa, el modelo 349. La venta se refleja además en el modelo 303 del trimestre correspondiente.

Estas tres situaciones conviven en una misma tienda si vendes a varios países, así que el libro de ventas necesita distinguir el destino y el tipo de cliente de cada pedido, no solo su importe.

Pensemos en tres pedidos del mismo día: uno a un particular de Valencia, con el 21 % de IVA español de siempre; otro a un particular de Lyon, con el mismo 21 % español mientras no superes el umbral de los 10.000 euros; y un tercero a una empresa alemana que te comunica su número de IVA de otro Estado miembro, que sale sin IVA español como entrega intracomunitaria exenta y con su línea en el modelo 349. Tres pedidos, tres tratamientos distintos, y los tres tienen que quedar identificados como tales en el libro de ventas, no fundidos en una única columna de «ventas del día».

El cierre de mes de una tienda online, en ocho comprobaciones

Antes de dar por cerrado un mes de ecommerce conviene repasar ocho puntos: 1) que cada venta del periodo tiene su factura, anotada una por una en el libro registro de facturas expedidas o agrupada en el asiento resumen del artículo 63.4 del Reglamento del IVA cuando se cumplen sus dos requisitos; 2) que las comisiones de la pasarela de todo el mes están registradas como gasto, con su factura; 3) que cada liquidación bancaria del mes está conciliada contra la cuenta puente de la pasarela, no directamente contra las ventas; 4) que las devoluciones llevan su factura rectificativa en el periodo en que se producen; 5) que los cargos retrocedidos, si los ha habido, están identificados y no confundidos con devoluciones; 6) que el IVA de cada venta corresponde al país de destino y al tipo de cliente correctos; 7) que las ventas fuera de España que superan el umbral están marcadas para su declaración en la ventanilla única; y 8) que el saldo de la cuenta puente de la pasarela, una vez descontadas las liquidaciones ya cobradas, coincide con lo que su panel dice que todavía te debe.

Repetir esta lista cada mes, en vez de solo al cerrar el ejercicio, es lo que evita que un pequeño descuadre de enero se convierta en un problema de diciembre.

Fijar un día concreto del calendario para pasar esta lista, por ejemplo los cinco primeros días hábiles del mes siguiente, tiene una ventaja añadida: cualquier factura rectificativa, cargo retrocedido o venta a otro país que se te haya pasado por alto aparece con margen suficiente para corregirlo antes del plazo del modelo 303, en vez de descubrirse el día 19 del mes de presentación.

Cómo lo resuelve kontora

kontora convierte cada pedido en su factura con la cadena de Verifactu y agrupa las ventas del día por canal en un asiento del diario, que es más de lo que pide el artículo 28.2. Los pedidos entran por la API de kontora desde tu tienda o por un fichero CSV: no hay integración nativa con Amazon ni con Shopify, y no la anunciamos como si la hubiera. Las liquidaciones se casan hoy contra las ventas por el camino de Stripe. El extracto del banco entra por el fichero de la norma 43 que descargas de tu banca electrónica: no hay conexión automática con el banco y no anunciamos ninguna fecha para tenerla.

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