El NIF aparece en todas tus facturas, las tuyas y las de tus proveedores, y en cada declaración que presentas. Una factura sin el NIF del emisor y del destinatario, cuando el cliente es empresa o autónomo, no es completa y el gasto puede no ser deducible.
Las personas físicas usan su DNI o NIE como NIF. Las sociedades reciben un NIF propio, que empieza por una letra según el tipo de entidad: al constituir una SL se pide primero un NIF provisional y, tras la inscripción en el Registro Mercantil, el definitivo.
El error típico es facturar a una empresa sin comprobar su NIF, o copiarlo mal. Si no coincide con el que consta en Hacienda, la factura puede dar problemas en las declaraciones informativas y al deducir el IVA. Para operaciones con otros países de la UE hace falta además el NIF-IVA, que se obtiene al darse de alta en el registro de operadores intracomunitarios (ROI).
El NIF está en la base de la declaración censal, de los libros registro y de todos los modelos. En kontora lo guardas una vez en la ficha de cada cliente y proveedor, y se usa en cada factura emitida con Verifactu.
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