Как вести учет своего бизнеса, не зная бухгалтерии

Что требует закон в зависимости от формы деятельности

Первый сюрприз приятный: закон требует не от всех одного и того же, и к самой распространенной форме деятельности он довольно снисходителен.

Если вы autónomo на режиме estimación directa simplificada, обычном режиме для тех, кто начинает, вы не обязаны вести бухгалтерию с двойной записью. Ваши обязанности это libros registro (книги учета): книга продаж и доходов (выставленные вами счета), книга покупок и расходов (полученные счета) и книга инвестиционного имущества (оборудование и другие активы длительного пользования). А как плательщик НДС (IVA) вы ведете еще книги учета НДС: по выставленным и по полученным счетам. Звучит торжественно, но книга учета по сути представляет собой упорядоченный нумерованный список счетов с их датами, налоговыми базами, ставками и суммами налога.

Если у вас SL, планка поднимается: бухгалтерия с двойной записью по Plan General de Contabilidad (PGC, испанскому плану бухгалтерского учета), с libro diario (журналом операций) и книгой инвентаризаций и годовой отчетности, легализация книг в Registro Mercantil (Торговом реестре) и ежегодное утверждение и депонирование cuentas anuales (годовой отчетности: баланс, отчет о прибылях и убытках и пояснительная записка). Плюс те же книги учета НДС.

Практический вывод: autónomo может вести книги с помощью дисциплины и простого инструмента; SL же нужна система, которая ведет настоящую бухгалтерию, будь то программа, которая ее автоматизирует, или профессионал, который ею занимается.

Двойная запись простыми словами

Двойной записи больше пяти веков, и она жива по одной причине: она работает. Правило всего одно: каждое движение записывается дважды, потому что любые деньги, которые движутся, откуда-то уходят и куда-то приходят. Эти две записи называются debe и haber (дебет и кредит), а каждая их пара образует asiento contable (бухгалтерскую проводку). Libro diario, журнал операций, это просто хронологический список всех проводок года.

Пример со счетом на 1 000 евро плюс 210 евро НДС (ставка 21%): вы записываете, что клиент должен вам 1 210 евро и что одновременно вы получили 1 000 евро дохода и должны 210 евро НДС Hacienda (налоговой службе Испании). Когда клиент платит, появляется еще одна проводка: деньги приходят в банк, и клиент перестает быть вашим должником.

Из этой двойной записи вытекает самое полезное свойство системы: сумма по дебету всегда должна равняться сумме по кредиту. Если равенства нет, учет не сходится, а несовпадение это не вопрос мнения: это математическое доказательство того, что чего-то не хватает или что-то записано неверно. Поэтому хорошо поставленная двойная запись следит за собой сама, и поэтому банки и налоговая доверяют учету, который сходится, больше, чем таблице с одной колонкой.

Ежемесячная привычка, которая избавляет от квартальной паники

Квартальную панику вызывает не налоговая форма: ее вызывает восстановление трех месяцев бумаг за один вечер. Противоядие это ежемесячная привычка из трех действий, полчаса с толком:

• Сохраняйте каждый счет сразу. И выставленные, и полученные, как только они появляются. PDF, положенный в свою папку (или загруженный в вашу программу) в тот же день, избавляет от часов археологии в октябре. Если вы еще не выставили ни одного счета, начните правильно с руководства о вашем первом счете.
• Записывайте расходы на месте. Просите счет, фотографируйте его или сохраняйте PDF и заносите в учет в тот же день, с датой, налоговой базой и НДС. Расход, записанный в день, когда он случился, не теряется никогда; расход из разряда «потом запишу» исчезает с поразительной легкостью.
• Сверяйте банк раз в месяц. Сверка означает пройтись по выписке и убедиться, что у каждого движения есть свой документ: у каждого поступления выставленный счет, у каждого платежа счет или подтверждающий документ. Все, что не сходится, разбирается сейчас, пока вы еще помните, что это было.

С этой привычкой квартал превращается в формальность: данные уже полные и упорядоченные, остается только перенести их в нужную налоговую форму. Без нее каждый срок сдачи это внезапный экзамен, а внезапные экзамены обычно проваливают.

Какие документы хранить и как долго

Золотое правило: хранится все, что обосновывает цифру в ваших книгах. На практике:

• Выставленные и полученные счета: всегда. Чтобы вычесть расход, нужен счет с вашими данными; чек без вашего NIF (налогового номера) не годится для вычета НДС, потому что норма признает подтверждением только счет, отвечающий требованиям Регламента выставления счетов (RD 1619/2012). Просите полный счет или упрощенный счет (factura simplificada) с вашим NIF, вашим адресом и отдельно выделенной суммой НДС. Какие расходы можно вычитать и на каких условиях, мы разбираем в руководстве о вычитаемых расходах.
• Банковские выписки и подтверждения поступлений и платежей.
• Договоры, зарплатные ведомости, если они есть, и сами поданные формы с подтверждениями подачи.

Как долго? Для налоговых целей общее правило это срок давности 4 года по статье 66 Общего налогового закона Испании (Ley General Tributaria). Если вы работаете как SL, Торговый кодекс (Código de Comercio, статья 30) дополнительно обязывает хранить книги и подтверждающие документы 6 лет. Практическое правило, которое не подводит: храните все 6 лет.

Цифровой формат подходит: полученный PDF является электронным оригиналом, и хранить его в таком виде допустимо, пока он остается читаемым и его легко найти. Если счет пришел на бумаге, осмотрительнее всего хранить не только скан, но и саму бумагу.

Пять типичных ошибок первого года

Одни и те же пять промахов повторяются почти в каждом первом году, и всех пяти можно избежать бесплатно:

• Смешивать личный банковский счет со счетом бизнеса. Ошибка номер один. Каждая личная покупка со счета бизнеса это движение, которое придется объяснять, а каждый расход бизнеса, оплаченный личной картой, это вычет, о котором вы, скорее всего, забудете. Отдельный счет решает проблему в корне.
• Откладывать все на конец квартала. Качество данных резко падает, когда три месяца восстанавливаются по памяти. А если завал заканчивается просрочкой, включается надбавка за подачу с опозданием (recargo): фиксированный 1% плюс 1% за каждый полный месяц. Что делать в этом случае, мы рассказываем в руководстве о пропущенных сроках.
• Делать вычеты по чекам. Без счета с вашими данными ни один вычет НДС не переживет проверку.
• Забывать записывать выставленные счета. Счета нумеруются последовательно внутри каждой серии; если между номерами 6 и 8 нет номера 7, пропуск виден сразу. Записывайте каждый счет сразу после выставления.
• Не сохранять банковские выписки. Это основа всей сверки и первое, что запрашивают при проверке. Скачивайте их каждый месяц; банки не держат их в личном кабинете вечно.

Программа, gestor или и то и другое?

Единого ответа нет, но есть ясный критерий.

Программы достаточно, когда деятельность простая: услуги, горстка счетов в месяц, без сотрудников и без экзотических операций. Инструмент ведет вас за руку, книги складываются сами из того, что вы регистрируете, а контроль и понимание собственного бизнеса остаются у вас. Нормы к тому же подталкивают в эту сторону: по правилам Verifactu программы для выставления счетов должны будут формировать проверяемые записи, для SL с 1 января 2027 года и для autónomo с 1 июля 2027 года.

Gestor нужен, когда появляются зарплаты, сложные международные операции, несколько видов деятельности сразу или когда вы просто не хотите тратить на это ни часа. Хороший профессионал стоит меньше, чем одна крупная ошибка.

Смешанный путь работает лучше всего для большинства: вы ведете текущие дела в программе (счета, расходы, банк), а профессионал проверяет закрытие периода, редкие случаи и решения, где важен мелкий шрифт. Вы платите за суждение профессионала, а не за ввод данных.

На этой философии построена kontora: двойная запись происходит сама под капотом, пока вы просто выставляете счета и загружаете расходы; каждая операция создает свою проводку, из проводок складываются книги и черновики налоговых форм, графа за графой, а приложение предупреждает вас перед каждым сроком и следит за BOE за вас. Подать декларацию по-прежнему должны вы сами, но работа к этому моменту уже сделана.

Часто задаваемые вопросы

Читайте также