Вычитаемые расходы autónomo: что реально можно списать

Три условия, которые Hacienda проверяет всегда

Чтобы расход уменьшил ваш IRPF (испанский подоходный налог), а его НДС (IVA) можно было принять к вычету, должны одновременно выполняться три условия. Если не выполняется хотя бы одно, весь вычет отпадает, каким бы реальным ни был расход.

• Связь с деятельностью. Расход должен относиться к вашему бизнесу и быть необходимым для получения дохода. Ноутбук, на котором вы работаете, подходит; подписка на стриминговый сервис, который вы смотрите с дивана, нет.
• Подтверждение полным счетом на ваше имя и с вашим NIF. По общему правилу документом, который закон принимает для вычета, служит счет, соответствующий Регламенту выставления счетов (Королевский указ RD 1619/2012): с вашим именем, вашим NIF (налоговым идентификационным номером) и выделенной суммой НДС. Кассовый чек таким документом не является.
• Запись в книгах учета. Расход должен быть внесен в вашу книгу учета покупок и расходов или полученных счетов. Сам регламент IRPF презюмирует: то, чего нет в ваших записях, не относится к деятельности, поэтому незаписанный расход это потерянный расход.

К этому добавляется хранение: держите каждый счет как минимум в течение четырех лет срока давности, потому что Hacienda (налоговое ведомство Испании) может запросить его при любой проверке. Какие именно это книги и что в них должно быть, мы объясняем в глоссарии, начиная с libro registro de IVA (книги учета НДС).

Чек или счет: разница, которая решает судьбу вычета

Чек из ресторана или с заправки это, на юридическом языке, factura simplificada (упрощенный счет) без данных получателя. И в этом проблема: Закон об НДС допускает вычет только при наличии действительного подтверждающего документа, а такой документ это счет, отвечающий всем требованиям регламента, с вашим именем и вашим NIF. Кроме того, вы никогда не можете вычесть больше НДС, чем прямо и отдельно указано в документе: если в чеке сумма НДС не выделена, вычитать нечего.

Решение: всегда запрашивайте factura completa (полный счет) или хотя бы попросите вписать в чек ваш NIF, ваш адрес и выделенную сумму НДС. Регламент выставления счетов обязывает продавца сделать это по вашей просьбе. С этими данными «квалифицированный» упрощенный счет уже дает право на вычет.

А сам расход в IRPF? Чек без ваших данных не показывает, кто платил, поэтому защищать его при проверке трудно: он может устоять вместе с другими доказательствами, такими как оплата вашей картой и очевидная связь с деятельностью, но AEAT (налоговая служба Испании) часто его отклоняет. Практическое правило: если нет счета на ваше имя, считайте расход невычитаемым.

kontora классифицирует каждый расход при записи, отличает чек от счета и отделяет вычитаемый НДС от невычитаемого, поэтому черновик вашей modelo 303 (декларации по НДС) включает только те суммы, которые вы действительно вправе вычесть; подача декларации остается за вами.

Очевидные расходы: список, о котором никто не спорит

Со счетом на ваше имя и очевидной связью с деятельностью эти расходы вычитаются без споров:

• Взнос в социальное страхование autónomo (RETA). Вычитается на 100 %. Это исключение из правила о счете: социальное страхование не выставляет счетов, и банковского списания достаточно в качестве подтверждения.
• Программы и инструменты. Софт, профессиональные подписки, хостинг, домен, компьютерная техника.
• Услуги консультантов и gestoría (бухгалтерской конторы в Испании). Гонорары тех, кто ведет ваши налоги или консультирует вас по юридическим вопросам.
• Материалы. Канцелярия, расходники и все, что специфично именно для вашего ремесла.
• Реклама. Объявления, сайт, кампании и все, что направлено на привлечение клиентов.
• Профильное обучение. Курсы и книги, связанные с вашей деятельностью. Курс кондитера для программиста не подойдет.
• Медицинская страховка. Со своим собственным правилом: взносы по медицинскому страхованию за самого autónomo, супруга или супругу и детей младше 25 лет, живущих с ним, до 500 евро на человека в год (1 500 евро при инвалидности), согласно статье 30.2.5.ª Закона об IRPF.

И автоматическая подушка: если вы платите налоги в режиме estimación directa simplificada (упрощенная прямая оценка, самый распространенный режим среди autónomo), из вашего положительного чистого дохода дополнительно вычитаются 5 % на резервы и трудноподтверждаемые расходы, с потолком 2 000 евро в год. Никаких подтверждающих документов не требуется: этот вычет применяется в самом расчете налога.

Вы работаете из дома: реальное правило для коммунальных услуг

Типичный миф здесь звучит так: «вычитаю половину счета за свет». Реальное правило находится в статье 30.2.5.ª b) Закона об IRPF: если вы частично используете свое основное жилье для деятельности, коммунальные услуги (вода, газ, электричество, телефон и интернет) вычитаются в проценте, равном 30 % от доли квадратных метров, занятых под деятельность, в общей площади жилья, если только вы не докажете иной процент.

Пример показывает, насколько скромным выходит результат: кабинет 20 м² в квартире 100 м². Доля под деятельность составляет 20 %, а 30 % от этих 20 % дают 6 % каждого счета за свет, воду или интернет. Не половину: 6 %.

Два практических условия: укажите занятые под деятельность метры в заявлении о постановке на налоговый учет (modelo 036 или 037), чтобы частичное использование жилья для деятельности было зафиксировано у Hacienda, и храните счета за коммунальные услуги на ваше имя. Расходы, связанные с владением жильем, такие как налог на недвижимость IBI или взносы за обслуживание дома, следуют другой логике: они вычитаются пропорционально доле жилья под деятельность, без дополнительных 30 %, потому что эта часть квартиры как таковая считается задействованной в деятельности.

Рабочие обеды и суточные на питание: реальные лимиты

Расходы на питание самого autónomo вычитаются, но с тремя условиями, которые устанавливает Закон об IRPF, и с дневными лимитами из его регламента; все это можно проверить в BOE:

• Они должны возникать в ходе деятельности: обед в рабочий день, а не субботний ужин.
• Они должны быть в заведениях общепита: ресторан или кафе подходят; закупка продуктов в супермаркете нет.
• Они должны оплачиваться электронными средствами: картой или телефоном. Заплатите наличными, и вычет пропадает.

Лимиты те же, что действуют для dietas (суточных) наемных работников (статья 9 Регламента IRPF): 26,67 евро в день в Испании и 48,08 евро за границей. Если поездка включает ночевку вне вашего муниципалитета, они возрастают до 53,34 и 91,35 евро соответственно. Все, что сверх этих сумм, не вычитается, даже при наличии счета.

На практике AEAT оценивает еще и правдоподобие расхода: рабочий день, место, связанное с вашей работой или клиентами, и разумная частота. И осторожно с НДС: НДС по счетам общепита вычитается, только если сам расход вычитаем в IRPF и у вас есть полный счет; НДС по представительским расходам на клиентов не вычитается никогда, а сам такой расход имеет собственный потолок в IRPF, о чем мы говорим в разделе о мифах.

Автомобиль: 50 % по НДС и почти никогда по IRPF

Автомобиль это самая запутанная серая зона, потому что НДС и IRPF следуют разным, даже противоположным правилам.

По НДС статья 95.Tres Закона об НДС презюмирует, что легковые автомобили, мопеды и мотоциклы задействованы в деятельности на 50 %: вы можете вычесть половину НДС с покупки, ничего не доказывая, и то же правило распространяется на топливо, ремонт, платные дороги, парковку и запчасти. Чтобы вычесть больше 50 %, нужно доказать более высокую степень использования, и сам закон уточняет, что одной записи автомобиля в учете как доказательства недостаточно. Существует закрытый список с презумпцией 100 %: в него входят, в частности, грузопассажирские автомобили, используемые для перевозки грузов, перевозка пассажиров, автошколы и разъезды торговых представителей и агентов.

По IRPF правило намного жестче: регламент признает легковой автомобиль активом деятельности, только если он используется исключительно для нее. Автомобиль неделим, отнести его к деятельности частично нельзя, а допуск личного использования «в нерабочие дни или часы», действующий для других активов, для легковых автомобилей прямо исключен. На практике это значит: если вы ездите на нем еще и по выходным, ни амортизация, ни бензин, ни страховка не вычитаются в вашем IRPF. Исключение составляют те же сектора из списка по НДС, например торговые агенты и перевозчики.

Дорогие мифы и что будет, если Hacienda снимет расход

Три мифа, которые заканчиваются доначислениями:

• «Все, что я оплачиваю бизнес-картой, вычитается». Нет. Карта это только средство платежа: она не превращает личный расход в расход деятельности и не заменяет счет. Hacienda смотрит на природу расхода, а не на пластик, которым платили.
• «Обеды с клиентами вычитаются без лимита». Нет. НДС по представительским расходам на клиентов не вычитается ни при каких обстоятельствах (статья 96 Закона об НДС). В IRPF такой расход можно вычесть, если вы докажете его связь с деятельностью, но даже подтвержденный он ограничен потолком: 1 % чистого оборота за год (статья 15.e Закона о налоге на прибыль, которая применяется к autónomo в силу отсылки в статье 28 Закона об IRPF). К тому же это один из расходов, требующих больше всего обоснований при проверке: с кем, зачем и с полным счетом.
• «Если Hacienda молчит, расход принят». Нет. Подача декларации ничего не подтверждает: у налоговой есть четыре года на ее проверку.

А если при такой проверке у вас снимут расход? AEAT выносит доначисление: вы возвращаете недоплаченный налог плюс проценты за просрочку, а если налоговая усмотрит небрежность или сокрытие, добавляется еще и штраф. Если вы сами обнаружили ошибку до того, как вам пришло требование, подача уточненной декларации по собственной инициативе заменяет штраф значительно более мягкой надбавкой. Лучшая защита в любом случае скучна: полный счет, расход, согласующийся с вашей деятельностью, и книги учета в порядке.

Часто задаваемые вопросы

Читайте также