Qué recoge la cuenta 401
La 401 es una variante de la 400. La deuda con el proveedor es la misma, pero ya no es una simple factura pendiente: está formalizada en un efecto de giro que tú has aceptado. Ese efecto es un título que el proveedor puede llevar a su banco para descontarlo, y que le permite reclamarte el pago con más facilidad si no pagas. Por eso el PGC lo separa en una cuenta propia, que figura en el pasivo corriente del balance.
La letra de cambio clásica es hoy poco frecuente en un negocio pequeño, pero la 401 sigue usándose en sectores como la distribución, la construcción o la industria, donde el proveedor pide que le aceptes una letra con vencimiento a 60 o 90 días. En la práctica, muchas empresas anotan aquí también los pagarés que entregan a sus proveedores, porque cumplen la misma función.
Fíjate en quién es el acreedor. Si la deuda es con un proveedor de existencias, la cuenta es la 401. Si es con un acreedor de servicios, como una agencia o un transportista, la cuenta equivalente es la 411, acreedores, efectos comerciales a pagar.
Movimientos de la cuenta 401: cuándo se carga y cuándo se abona
Se carga
- Por el pago de los efectos al llegar su vencimiento, con abono a las cuentas que correspondan del subgrupo 57, normalmente la 572.
Se abona
- Cuando aceptas formalizar en efectos de giro una deuda ya registrada con el proveedor, con cargo, generalmente, a la cuenta 400.
- Por la recepción a conformidad de compras que pagas directamente aceptando efectos de giro, con cargo a cuentas del subgrupo 60.
Ejemplo de asiento con la cuenta 401
Un taller de carpintería debe 3.630 euros a su proveedor de madera, 3.000 de base y 630 de IVA, ya registrados en la 400. Para darle más garantía, el taller acepta una letra de cambio a 60 días por ese mismo importe.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 400 | Proveedores | 3.630,00 | |
| 401 | Proveedores, efectos comerciales a pagar | 3.630,00 | |
| Totales | 3.630,00 | 3.630,00 | |
El asiento no cambia el total de deudas, solo su forma: la deuda deja de ser una factura pendiente y pasa a ser un efecto aceptado. A los 60 días, cuando el banco atiende la letra, el taller carga la 401 y abona la 572 por 3.630 euros. El IVA se dedujo en el modelo 303 del trimestre en que llegó la factura, y la letra no lo altera.
La cuenta 401 y tus impuestos
La 401 no tiene efecto propio en ningún modelo de Hacienda: es la misma deuda con otra forma. Lo que cuenta para el IVA y para el gasto es la factura de compra, que se recoge en el subgrupo 60 y en la 472 cuando la recibes, y que se declara en el modelo 303.
Para el modelo 347, el importe que declaras con ese proveedor es el de las facturas del año, no el de las letras aceptadas, así que no sumes dos veces la misma operación. Los gastos que te cobre el banco por domiciliar o atender la letra son servicios bancarios y van a su propia cuenta de gasto.
Errores frecuentes
- Anotar la aceptación de la letra como si fuera el pago, abonando el banco cuando el dinero todavía no ha salido.
- Dejar la deuda a la vez en la 400 y en la 401, sin cargar la 400 al aceptar el efecto.
- Usar la 401 para deudas con acreedores de servicios, que tienen su propia cuenta, la 411.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la cuenta 401 del PGC?
Es la cuenta de las deudas con proveedores formalizadas en efectos de giro aceptados, como letras de cambio. Figura en el pasivo corriente y se cancela cuando pagas el efecto a su vencimiento.
¿Cuándo se pasa una deuda de la 400 a la 401?
Cuando aceptas un efecto de giro para formalizar lo que debes al proveedor. En ese momento cargas la 400 y abonas la 401 por el mismo importe, sin tocar el banco ni el IVA.
¿Los pagarés van a la cuenta 401?
El PGC habla de efectos de giro aceptados, pero en la práctica muchas empresas registran aquí también los pagarés entregados a proveedores de existencias. Lo importante es que la deuda salga de la 400 para no contarla dos veces.
¿Qué pasa con la 401 si no pago la letra al vencimiento?
La deuda sigue existiendo y la 401 conserva su saldo hasta que la regularices con el proveedor. Además, el impago suele generar gastos de devolución y puede acabar en una reclamación más rápida, precisamente porque la letra estaba aceptada.
Cómo lo lleva kontora
En kontora cada factura, gasto o movimiento del banco se anota como un asiento de doble partida en las cuentas del Plan General de Contabilidad, y los borradores de los modelos de la AEAT (303, 130, 111, 115, 200) se calculan a partir de esos asientos, casilla a casilla y con el porqué de cada cifra. El 303, el 130, el 111 y el 115 los presentas desde la propia app con tu certificado digital, con el justificante archivado; el 200 lo tienes preparado en pantalla y lo presentas en la sede. kontora te da el borrador y la contabilidad que lo respalda.
Fuente: Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007 (cuarta y quinta parte), texto consolidado en el BOE. Contenido divulgativo; para tu caso concreto, consulta a un profesional.
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