Легализация книг: апрельская формальность, которую почти никто не объясняет

Что такое легализация и почему сегодня она делается после закрытия

Легализовать книгу значит подать ее в Торговый реестр, чтобы регистратор зафиксировал, что это за книга и каким было ее содержание на определенную дату. Статья 27.1 Торгового кодекса описывает исходный механизм, рассчитанный на бумагу: предприниматели подавали книги, которые обязаны вести, в Торговый реестр по месту своего нахождения, чтобы до начала их использования на первом листе каждой книги делалась отметка о количестве листов, а на всех листах ставилась печать реестра. Сначала печать, потом записи.

Этот порядок перевернули. Статья 18.1 закона 14/2013 устанавливает, что все книги, которые предприниматели обязаны вести, включая книги протоколов собраний и других коллегиальных органов, а также книги-реестры участников и именных акций, «легализуются электронно в Торговом реестре после их заполнения в электронном виде и до истечения четырех месяцев с даты закрытия отчетного года». Сегодня книга пишется целиком в течение года, а легализуется, когда год уже закрыт.

Инструкция Генерального управления реестров и нотариата от 12 февраля 2015 года (BOE-A-2015-1481), развивающая эту статью, закрыла прежнюю систему для отчетных годов, начатых с 29 сентября 2013 года: ее четвертая норма запрещает легализовать чистые переплетенные книги для последующего использования, а пятая исключает легализацию книг на бумаге или на любом электронном носителе, поданном не электронным способом. Классический вопрос, когда отнести книги в реестр, чтобы их опечатали, больше не имеет ответа: сегодня их загружают уже заполненными. Полный календарь закрытия года, включая сдачу отчетности, разбирается в руководстве о сроках годовой отчетности.

Четыре месяца из статьи 27.2

Срок задает статья 27.2 Торгового кодекса такими словами: действительным является внесение записей и отметок любым подходящим способом на листах, которые затем должны быть последовательно переплетены для образования обязательных книг, и эти книги легализуются «до истечения четырех месяцев с даты закрытия отчетного года». Тот же срок повторяет статья 18.1 закона 14/2013 применительно к электронной подаче, а третья норма Инструкции 2015 года уточняет: подача производится электронно, в Торговый реестр, компетентный по месту нахождения компании, в течение четырех месяцев с момента закрытия отчетного года компании.

Как именно считаются эти четыре месяца, определяет не Торговый кодекс, а статья 5.1 Гражданского кодекса, общее правило исчисления сроков: если не установлено иное, сроки, определенные месяцами или годами, «исчисляются от даты до даты», а «если в месяце истечения срока нет дня, соответствующего начальному дню исчисления, считается, что срок истекает в последний день этого месяца». Пункт 2 добавляет, что нерабочие дни из подсчета не исключаются.

С этим правилом компания с календарным отчетным годом, который закрывается 31 декабря, имеет срок 30 апреля следующего года: не потому, что закон называет апрель, а потому, что 31 апреля не существует и вступает в силу исключение о последнем дне месяца. Именно эту дату все повторяют, и потому ее часто читают наоборот, как будто закон говорит «в апреле». Он этого не говорит: срок отсчитывается от даты закрытия, какой бы она ни была. При другой дате закрытия расчет тот же, а результат другой: отчетный год, который закрывается 30 июня, имеет срок 30 октября, а закрывающийся 30 сентября, 30 января следующего года, от даты до даты, без наследования 31 числа. Тот, кто меняет дату закрытия в уставе, незаметно для себя переносит и дату этой процедуры, поэтому ее стоит рассчитать, а не копировать апрельскую.

Компетентный реестр это реестр по месту нахождения компании, а не по месту жительства администратора и не по месту ведения бухгалтерии. И срок одинаков для всех обязательных книг этой компании: бухгалтерские и корпоративные книги имеют один и тот же срок, хотя их готовят разные люди и разными инструментами. Стоит внести эту дату в календарь как отдельное событие, отдельно от собрания по утверждению отчетности, потому что эти две даты находятся в разных месяцах, и апрельская наступает первой.

Две бухгалтерские книги, которые подаются каждый год

Статья 25.1 Торгового кодекса обязывает каждого предпринимателя вести упорядоченный учет, соответствующий деятельности его предприятия и позволяющий хронологически отслеживать все его операции, и добавляет, что он ведет «в обязательном порядке, без ущерба для установленного специальными законами или положениями, книгу инвентаризаций и годовой отчетности и книгу Diario». Это и есть две бухгалтерские книги, легализуемые каждый отчетный год.

Статья 28 описывает содержание каждой из них. Книга инвентаризаций и годовой отчетности открывается подробным начальным балансом предприятия, не реже чем ежеквартально в нее переносятся оборотно-сальдовые ведомости, и в нее же включаются инвентаризация на закрытие года и сама годовая отчетность. Книга Diario регистрирует день за днем все операции, относящиеся к деятельности, с одним исключением, которым активно пользуется торговля: допустима совокупная запись итогов операций за периоды не более квартала при условии, что их детализация содержится в других согласованных книгах или регистрах. Как строятся такие записи, разбирается в руководстве о ведении бухгалтерии.

Компания почти без движений тоже закрывает свой отчетный год, тоже имеет баланс и тоже имеет книгу Diario, пусть и с небольшим числом записей. Объем меняет размер файла, а не обязанность и не срок. И есть практическое последствие, которое лучше увидеть до апреля, а не в апреле: если учет велся в разрозненной таблице, то нет книги Diario с проводками, которую можно выгрузить, и эта проблема не решается в месяц наступления срока. Кроме того, книги хранятся шесть лет с момента последней сделанной записи согласно статье 30.1 Торгового кодекса, и прекращение деятельности от этой обязанности не освобождает.

Книга протоколов и книга детализации, которую легализуют по желанию

Статья 26.1 Торгового кодекса обязывает торговые общества вести также «книгу или книги протоколов, в которых фиксируются, как минимум, все решения, принятые общими и специальными собраниями и другими коллегиальными органами общества», с указанием данных о созыве и о конституировании органа, кратким изложением обсуждавшихся вопросов, выступлений, о фиксации которых просили, принятых решений и результатов голосований. Для этой книги сама статья 27.2 отсылает к Регламенту Торгового реестра, а статья 18.1 закона 14/2013 прямо включает ее в электронную легализацию с четырехмесячным сроком.

Инструкция 2015 года уточняет это в двух нормах. Седьмая требует, чтобы все протоколы заседаний коллегиальных органов, включая решения, принятые единственным участником, отражались в электронном виде и подавались электронно в течение четырех месяцев после закрытия года. Восьмая задает ритм: в каждом отчетном году легализуются протоколы предыдущего года, книга может быть единой для всех коллегиальных органов или отдельной для каждого органа, и в каждой книге должны быть указаны дата открытия и дата закрытия отчетного года.

Есть и добровольная легализация, которой почти никто не пользуется и которая решает вполне реальную задачу: статья 18.2 закона 14/2013 позволяет легализовать книги детализации протоколов или группы протоколов с периодичностью менее года, «когда есть интерес достоверно подтвердить факт и дату вмешательства регистратора», а девятая норма Инструкции добавляет, что это можно сделать в любой момент отчетного года, при том что эти протоколы затем в обязательном порядке включаются в годовую книгу. Это способ придать точную дату решению в середине года. Не следует путать это с другой обязанностью: статья 26.3 требует от администраторов подать в Торговый реестр в течение восьми дней с момента утверждения протокола нотариальное свидетельство о решениях, подлежащих регистрации.

Книга-реестр участников подается не каждый год

Здесь живет самое распространенное заблуждение во всей этой процедуре. Статья 27.3 Торгового кодекса распространяет предыдущие положения на книгу-реестр именных акций в акционерных обществах и коммандитных обществах на акциях и на книгу-реестр участников в обществах с ограниченной ответственностью, которые могут вестись электронными средствами. Отсюда делают вывод, что эта книга целиком загружается каждый год, а Инструкция 2015 года говорит другое.

Ее десятая норма формулирует режим точно: после регистрации общества в Торговом реестре должна быть легализована книга, которая будет первой по порядку и в которой отражена первоначальная принадлежность долей учредителям. А дальше «после легализации этой первоначальной книги легализация новой книги обязательна только в течение четырех месяцев после окончания отчетного года, в котором произошло любое изменение первоначальной или последующей принадлежности долей или акций либо были установлены обременения на них». В переводе на практику: год, в котором никто не покупает, не продает, не наследует и не закладывает доли, новой книги-реестра участников не порождает.

Та же норма задает содержание: в этих книгах должны указываться полные данные владельцев и, в соответствующих случаях, гражданство, включая их адреса; отсутствие гражданства или адреса не препятствует легализации книги, но в отметке о легализации это упущение фиксируется. Еще две нормы снимают тупики: двенадцатая позволяет легализовать книгу-реестр участников, даже если из самой книги следует, что первоначальная книга не легализовывалась, а четырнадцатая охватывает утрату, хищение, физическое или электронное уничтожение этих книг, и тогда можно легализовать книгу с содержанием пришедших в негодность книг при условии подтверждения этих фактов заявлением в полицию или нотариальным актом, прилагаемым отдельным файлом к заявлению.

Книга договоров единственного участника

Когда у компании один участник, появляется еще одна книга. Статья 16.1 закона о компаниях требует, чтобы договоры между единственным участником и компанией заключались письменно или в иной документальной форме, требуемой законом в зависимости от их природы, и «переносились в книгу-реестр компании, которая должна быть легализована в соответствии с положениями о книгах протоколов обществ». Тот же пункт добавляет вторую половину обязанности: в пояснениях к годовой отчетности делается прямая и индивидуализированная ссылка на эти договоры с указанием их характера и условий.

Отсылая к книгам протоколов, статья 16.1 подчиняет эту книгу тому же четырехмесячному сроку и тому же электронному порядку, что и остальные. Десятая норма Инструкции 2015 года замыкает круг со стороны содержания: правила об идентичности, гражданстве и адресе, действующие для книги-реестра участников, «применяются к книгам договоров единственного участника с компанией». О каких договорах идет речь и почему закон за ними следит, объясняет руководство о компании с единственным участником: аренда помещения участника, заем участника компании, купля-продажа между ними.

Цена пропуска этой книги не теоретическая и записана в статье 16.2: при банкротстве единственного участника или самой компании договоры, не перенесенные в книгу-реестр и не упомянутые в пояснениях к годовой отчетности либо упомянутые в отчетности, не сданной в соответствии с законом, не могут быть противопоставлены конкурсной массе. Оба условия идут вместе, книга и пояснения. А статья 16.3 добавляет, что в течение двух лет с даты заключения таких договоров единственный участник отвечает перед компанией за выгоды, прямо или косвенно полученные им в ущерб ей.

Как выглядит подача: отпечаток SHA256 на каждую книгу и удостоверение регистратора

Шестнадцатая норма Инструкции 2015 года отсылает формат и содержание файлов к своему приложению I и указывает платформу электронной подачи Коллегии регистраторов на сайте registradores.org как средство отправки. Приложение I фиксирует типы книг, которые можно подать (Diario, инвентаризации и годовая отчетность, оборотно-сальдовые ведомости, главная книга, выставленные счета, полученные счета, реестр участников, книга протоколов и книга-реестр договоров единственного участника с компанией, среди прочих) и наименование файлов, с максимумом в девять последовательных книг одного типа и перечнем имен в файле NOMBRES.TXT.

Технический узел всей системы это отпечаток. Семнадцатая норма требует, чтобы информация по каждой книге имела систему защиты, гарантирующую отсутствие манипуляций с момента создания носителя подающим лицом и до включения в реестровый файл легализаций, и уточняет, что эта защита обеспечивается «посредством использования цифрового отпечатка, соответствующего каждой книге, с помощью стандартного алгоритма SHA256 (RFC 6234)». Отпечаток формирует тот, кто подает, для каждого файла; регистратор же, согласно девятнадцатой норме, проверяет не только содержание заявления, но и то, что SHA256, сгенерированный файлами, совпадает с указанным в перечне поданных книг. При наличии недостатков двадцатая норма обязывает его приостановить легализацию в порядке, предусмотренном Регламентом Торгового реестра.

Если недостатков нет, двадцать первая норма описывает результат: регистратор выдает удостоверение, в котором идентифицирует предпринимателя, перечисляет легализованные книги с указанием их класса и номера, цифровую подпись каждой из них и данные подачи и записи, сделанной в реестровом файле легализаций. В этом удостоверении прямо упоминается, что предприниматель обязан хранить электронную копию идентичного содержания и формата в доказательственных целях, и это не формальность: Инструкция от 1 июля 2015 года (BOE-A-2015-7626) устанавливает, что поданные файлы, будучи временными, удаляются сразу после выдачи регистратором удостоверения, и что для целей статьи 327 Гражданского процессуального закона именно предприниматель обязан хранить электронный носитель идентичного содержания и формата. Та же Инструкция разрешает шифровать файлы перед отправкой алгоритмом 3DES с ключом 168 бит или AES с ключом 128, 192 или 256 бит при условии хранения ключа и уточняет, что легализация может проводиться по всем книгам одним действием или по отдельности.

Если срок пропущен: что напишут в удостоверении

Последствие опоздания не нужно додумывать, оно записано. Двадцать первая норма Инструкции 2015 года говорит, что регистратор в соответствующем случае указывает в удостоверении, что легализация была запрошена вне установленного законом срока, в соответствии со статьей 333 Регламента Торгового реестра. То есть опоздавшая легализация проводится и фиксируется как опоздавшая. Кроме того, Инструкция от 1 июля 2015 года уточняет, что регистратор может выдавать формальные сведения из книги легализаций, где отражается, была ли легализация проведена, приостановлена или в ней отказано, и в соответствующем случае содержание этого удостоверения.

Чего ни одна из этих норм не говорит, так это что нелегализованная книга автоматически теряет свою доказательственную силу. Статья 31 Торгового кодекса оставляет эту оценку там, где она и была: «доказательственная сила книг предпринимателей и прочих бухгалтерских документов оценивается судами в соответствии с общими нормами права». Пятнадцатая норма Инструкции повторяет то же самое применительно к книгам, которыми закрывают прошлые годы.

И есть хорошая новость для тех, у кого накопились незакрытые годы. Одиннадцатая норма позволяет легализовать книги протоколов определенного года, «даже если не легализован непосредственно предшествующий год или предшествующие годы», а двенадцатая говорит то же о книгах-реестрах именных акций и участников. Не нужно восстанавливать всю цепочку назад, чтобы подать последнюю. Для крайнего случая пятнадцатая норма позволяет компаниям, которые никогда не легализовывали свою книгу протоколов, участников, именных акций или договоров единственного участника, включить в первые электронно поданные книги этих видов все протоколы и события компании с даты ее учреждения до даты закрытия, в том числе протокол общего собрания, ратифицирующего протоколы, не перенесенные в свое время. Компания без деятельности из этого правила не выпадает: ее обязанности на время такого положения разбирает руководство о SL без деятельности.

Легализация, сдача отчетности и modelo 200: три разных календаря

Все три процедуры рождаются из одного и того же закрытия года и постоянно смешиваются, поэтому их полезно разделять по сроку, который как раз и не подлежит обсуждению. Легализация книг наступает через четыре месяца после закрытия (статья 27.2 Торгового кодекса и статья 18.1 закона 14/2013), подается в Торговый реестр по месту нахождения компании, и ее предметом являются книги.

Сдача годовой отчетности идет по другим часам и зависит от собрания. Статья 164.1 закона о компаниях требует, чтобы очередное общее собрание обязательно проводилось в первые шесть месяцев каждого отчетного года для утверждения, в соответствующих случаях, управления обществом и отчетности за предыдущий год и для решения вопроса о распределении результата. А статья 279.1 обязывает администраторов в течение месяца после утверждения годовой отчетности подать на сдачу в Торговый реестр по месту нахождения общества удостоверение о решениях об утверждении этой отчетности и о распределении результата вместе с экземпляром каждого из документов отчетности. Подробности этой процедуры разбирает руководство о сроках годовой отчетности.

Modelo 200 подается не в реестр, а в налоговую службу, и его срок задает статья 124.1 закона о налоге на прибыль: декларация подается в течение 25 календарных дней, следующих за 6 месяцами после окончания налогового периода. При календарном годе это разносит три события на апрель, июль и снова июль, причем с разными точками отсчета: одно считается от закрытия года, другое от утверждения на собрании, третье от окончания налогового периода. Соблюдение одного срока ничего не говорит о двух других, и дорогая ошибка это считать их единой общей датой закрытия года.

Как это решает kontora

kontora собирает пакет легализации из книг отчетного года, каждая с официальным наименованием и своим цифровым отпечатком, плюс файл с данными, которые запрашивает приложение Коллегии регистраторов, и пошаговую инструкцию. Чего kontora не формирует, так это файл данных, который это приложение строит само: приложение I к Инструкции от 12 февраля 2015 года описывает все файлы пакета и дает, поле за полем, код, формат, длину и содержание этого файла данных, но не то, как он физически записывается (с каким префиксом строки, каким заполнением, каким окончанием строки и в какой кодировке), и эта деталь нормой не опубликована, поэтому kontora ее не выдумывает: правдоподобный, но неверный файл заканчивается отказом реестра. Скачанный ZIP тоже не является окончательной отправкой: его загружают в Legalia 2, бесплатное приложение Коллегии регистраторов, которое формирует итоговый файл и отправляет его. kontora готовит книги, наименования, отпечатки и инструкции; пакет подаете вы сами.

Часто задаваемые вопросы

Читайте также